Integritetspolicy

Denna integritetspolicy förklarar hur d1 group, e-business GmbH (”Teamwide”, ”vi” eller ”oss”) behandlar personuppgifter när du besöker teamwide.app, använder ett konto eller en arbetsyta, kommunicerar med oss eller interagerar med Teamwide via en tavla, delningslänk eller inbjudan.

1. Personuppgiftsansvarig och kontakt

2. Omfattning och dataskyddsroller

För konto-, avtals-, webbplats-, säkerhets- och supportdata bestämmer vi ändamål och medel för behandlingen och är personuppgiftsansvarig.

När en kund använder Teamwide för att skapa, lagra eller dela tavlor och samarbeta i en arbetsyta bestämmer kunden i regel behandlingens ändamål och väsentliga medel. För personuppgifter i detta innehåll är vi normalt kundens biträde eller underbiträde. Villkoren för behandling av personuppgifter för kundens räkning finns i vårt DPA. Vi publicerar aktuella Underbiträden separat.

Frågor om rättslig grund, ursprung eller radering av innehåll på en kundtavla bör i regel först riktas till kunden eller den ansvariga för arbetsytan.

3. Kategorier av personuppgifter

Beroende på användning behandlar vi särskilt:

• Konto- och identitetsuppgifter: namn, e-postadress, organisation, medlemskap i arbetsytor, roll, inställningar och språk;
• Autentiserings- och säkerhetsuppgifter: lösenordshash, återställnings- och sessionshändelser, eventuell flerfaktorkonfiguration, inloggningstider, IP-adress, webbläsar- och enhetsinformation samt säkerhetshändelser;
• Avtals- och faktureringsuppgifter: plan, kvoter, faktureringsadress och faktureringsmejl, företags- och skatteuppgifter samt faktura- och betalningsstatus vid avtalad fakturering;
• Kommunikationsuppgifter: innehåll och sammanhang i support-, försäljnings-, säkerhets- och annan korrespondens;
• Samarbets- och konfigurationsuppgifter: tavelbehörigheter, delningslänkar, inbjudningar, kommentarer, närvaro- och ändringsinformation, integrationer, API-åtkomstuppgifter och krypterade åtkomstuppgifter till AI-leverantörer;
• Användnings- och logguppgifter: besökta sidor och funktioner, API- och MCP-förfrågningar, verktygsanrop, tidsstämplar, status, tekniska fel, latenser, kopplingsidentifierare och granskningshändelser; samt
• Tavel- och agentdata för kundens räkning: texter, anteckningar, former, kopplingar, bilder, filer, samlingar, exporter, agentkonfigurationer, instruktioner, chatthistorik, svar, verktygsresultat och körningsmetadata.

Vid onlinebetalningar behandlar Stripe också fullständiga betaluppgifter såsom kort- eller bankdata och information för bedrägeribekämpning. Vi tar normalt bara emot och lagrar begränsade betalningsreferenser och statusdata, inte fullständiga kortnummer eller kontrollkoder.

Lämna särskilda kategorier av personuppgifter eller hemligheter endast när ändamålet kräver det och en lämplig rättslig grund finns. Beakta särskilt offentliga taveldelningar och extern AI-behandling när du bedömer lämpligheten.

4. Datakällor

Vi får data direkt från dig, från administratörer eller medlemmar i din arbetsyta, automatiskt vid användning av webbplats och tjänst, från anslutna applikationer och integrationer samt från infrastruktur-, betalnings- och AI-leverantörer som används för tjänsterna.

5. Ändamål och rättslig grund

Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål:

• avtalsslut, kontohantering och tillhandahållande av tjänster enligt artikel 6.1 b GDPR;
• hantering av kontakter, arbetsytor, roller och behörigheter enligt artikel 6.1 b och f GDPR;
• fakturering, bokföring och skatte- och handelsrättslig dokumentation enligt artikel 6.1 b och c GDPR;
• support, felsökning, produktdrift och förbättring enligt artikel 6.1 b och f GDPR;
• autentisering, förebyggande av missbruk och bedrägerier, IT-säkerhet och stabilitet enligt artikel 6.1 f GDPR och tillämpliga lagkrav;
• görande gällande och försvar av rättsliga anspråk enligt artikel 6.1 f GDPR; samt
• kommunikation eller behandling grundad på samtycke enligt artikel 6.1 a GDPR när vi uttryckligen inhämtar det.

Våra berättigade intressen är säker och tillförlitlig drift av en samarbetsplattform, skydd av kunder och användare, förebyggande av missbruk och spårbar administration av affärsrelationer.

6. Nödvändiga uppgifter

Obligatoriska uppgifter vid registrering och avtalsslut krävs för användningen. Utan nödvändiga konto-, kontakt-, säkerhets- eller faktureringsuppgifter kan vi inte tillhandahålla ett konto eller vissa tjänster. Kunden väljer inom tekniska och rättsliga krav vilket tavelinnehåll, vilka filer och agentinstruktioner som tillförs.

Snabb åtkomst via länkar till tavlor och inbjudningar

När du medvetet skickar in din e-postadress skapas ett vanligt kostnadsfritt personligt konto om adressen är ny. Innan e-postadressen har verifierats är endast en tillfällig lässession för den begärda offentliga tavlan tillgänglig; dess lösenordsskydd gäller fortfarande. Privata inbjudningar och fullständig kontoåtkomst kräver ett separat bevis på att du äger e-postadressen. En lyckad verifiering återkallar de provisoriska sessionerna. Vi behandlar dessa konto-, utskicks- och verifieringsuppgifter för att tillhandahålla tjänsten enligt artikel 6.1 b i GDPR och förebygga missbruk enligt artikel 6.1 f i GDPR. Detta innebär ingen prenumeration på reklam eller nyhetsbrev.

Vi registrerar om ett nytt konto har skapats via en offentlig länk eller en inbjudan, den tillhörande tavlans ID samt tidpunkterna för skapande och verifiering. Vi använder uppgifterna för att utvärdera registreringsflödet utifrån vårt berättigade intresse av att förbättra tjänsten enligt artikel 6.1 f i GDPR. Overifierade och verifierade konton utvärderas separat. Dessa kontouppgifter skickas inte till marknadsföringsspårare, sparas tills kontot raderas på vanligt sätt och omfattas av dina lagstadgade rättigheter att invända och begära radering.

7. Kakor, lokal lagring och typsnitt

Teamwide använder tekniskt nödvändiga sessions- och kontovalskakor för inloggning, aktiv arbetsyta, CSRF-skydd och eventuell åtkomst till lösenordsskyddade taveldelningar. Sessionskakan i produktion skyddas med Secure, HttpOnly och SameSite=Lax. Inställningar som utseende och ritverktyg kan sparas lokalt i webbläsaren. När detta behövs för en uttryckligen begärd funktion sker det enligt § 25.2 nr 2 i den tyska TDDDG. När du väljer språk sparar Teamwide det i en tekniskt nödvändig inställningskaka så att ditt val finns kvar vid senare besök.

Vi använder inga reklamkakor eller icke nödvändiga analyskakor. Vid inbäddade betalningsfunktioner kan Stripe behandla tekniskt nödvändiga anslutningsuppgifter och information för bedrägeribekämpning. Cloudflare behandlar tekniska anslutnings- och säkerhetsuppgifter för att skydda och leverera applikationen. Offentliga marknadsföringssidor använder Owondo för sidvisnings- och användningsstatistik. När skriptet laddas och händelser skickas till in.owondo.com behandlas tekniska anslutningsuppgifter. Inga analyskakor används. Formulär-, intäkts-, nedladdnings-, utgående länk- och anpassade händelser är inaktiverade.

Typsnitten levereras tillsammans med webbplatsen från vår egen infrastruktur. Inga förfrågningar skickas till Google Fonts eller rsms.me för typsnittsvisning.

8. Mottagare och tjänsteleverantörer

Inom företaget får endast personer som behöver det för drift, support, fakturering, säkerhet eller lagkrav åtkomst. Andra mottagare kan vara:

• leverantörer av hosting, nätverk, säkerhet, mejl och eventuell AI som beskrivs i listan över Underbiträden;
• Stripe för betalningshantering, abonnemangs- och fakturahantering samt bedrägeribekämpning;
• medlemmar och administratörer i aktuell arbetsyta, mottagare av taveldelningar samt integrationer och modellleverantörer som kunden väljer;
• skatterådgivare, advokater, försäkringsgivare och andra rådgivare med yrkesmässig tystnadsplikt;
• myndigheter och domstolar vid lagkrav, giltigt föreläggande eller nödvändigt rättsligt försvar; samt
• möjliga köpare eller rättsliga efterträdare vid en företagstransaktion med lämpliga sekretess- och dataskyddsåtgärder.

Vi säljer inte personuppgifter och lämnar inte ut dem för beteendebaserad reklam.

9. Platser, AI och internationella överföringar

App, databas och fillagring körs på våra servrar hos Hetzner i Falkenstein, Tyskland. Där driver vi även själva Agent Runner och Firecrawl för webbresearch. För mejlaviseringar använder vi egna driftstjänster. Serverplaceringen innebär inte att all behandling hos externa leverantörer sker uteslutande i Tyskland eller EU.

Cloudflare driver ett globalt nätverk. Stripe och aktiverade AI-leverantörer kan behandla data utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Beroende på leverantör och behandling grundas nödvändiga överföringar på beslut om adekvat skyddsnivå, EU-kommissionens standardavtalsklausuler och kompletterande skydd. Information länkas från sidan Underbiträden.

AI-funktionerna använder de API-nycklar som du själv anger. Det finns ingen gemensam Teamwide-standardnyckel för modellanrop. Beroende på konfiguration kan instruktioner, chatthistorik och tavelinnehåll tillgängligt inom behörigheterna överföras till vald leverantör. Teamwide lämnar inte vidare ditt innehåll för AI-träning. För leverantörens behandling, särskilt lagring och möjlig träningsanvändning, gäller dina avtal med leverantören.

Aktiverade sök- och hämtningsverktyg behandlar sökfrågor och destinationsadresser. Hämtning av externt innehåll skapar anslutningar till berörda webbplatser. Kunden styr användningen genom inställningar för agenter, verktyg och leverantörer.

10. Lagringstid

Kontodata, tavlor, filer, delningar och sparade agentchattar lagras i regel under kontots eller arbetsytans och den aktuella användningens varaktighet. Enbart uppsägning raderar inte arbetsytan; den får endast läsbehörighet efter den betalda perioden.

Vid radering av innehåll, konton eller arbetsytor tar vi bort berörda data från aktiva system genom våra tekniska raderingsprocesser, om inte lagstadgad lagring eller rättsligt nödvändiga spärrar hindrar detta. Säkerhetskopior kan finnas kvar tills de normalt skrivs över. Fakturaunderlag sparas under lagstadgade handels- och skatterättsliga perioder. Säkerhets- och rättsliga dokument sparas bara så länge som behövs för utredning, skydd eller rättsligt försvar.

Vi kan inte radera redan exporterade, kopierade eller genom delning hämtade data från mottagarnas system. Fortsatt lagring hos externa AI-leverantörer beror på vald konfiguration och avtalsvillkor. Kontakta [email protected] vid frågor om specifika raderingar.

Vid snabb åtkomst gäller engångsbeviset via e-post i 15 minuter och den provisoriska tavelsessionen i högst en timme. För nya overifierade konton skickar vi en enda påminnelse från och med den sjätte dagen och raderar kontot samt dess tomma personliga utrymme från och med den sjunde dagen vid nästa rensning, som sker varje timme. Befintliga och verifierade konton undantas. Tekniska registreringsförfrågningar tas bort efter åtta dagar, utgångna provisoriska sessioner vid rensningen varje timme och hashade uppgifter för begränsning av förfrågningar senast en dag efter att deras tidsfönster har löpt ut. Lagstadgade lagringsskyldigheter och nödvändiga säkerhetsbevis påverkas inte.

11. Säkerhet

Vi använder tekniska och organisatoriska åtgärder som är anpassade till risken. Dessa omfattar åtkomstkontroller utifrån konto, roll och tavlans delningsbehörigheter, skyddade inloggningsuppgifter, tvåfaktorsinloggning som kan aktiveras valfritt, krypterad överföring, kryptering av sparade API-nycklar för AI, loggfiltrering, raderingsfunktioner och löpande säkerhetskopiering av data till våra egna servrar i klustret. Detaljerna beskrivs i bilagan om tekniska och organisatoriska åtgärder (TOM) till DPA.

Inget överförings- eller lagringssystem är helt riskfritt. Kunder ska skydda enheter, åtkomstuppgifter, API-nycklar, integrationer och delningar på lämpligt sätt och genast rapportera misstänkt obehörig åtkomst.

12. Dina rättigheter

Under lagens förutsättningar har du rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning av behandling, dataportabilitet och invändning. Samtycke kan när som helst återkallas med framtida verkan.

Vid behandling baserad på berättigade intressen får du invända av skäl som gäller din specifika situation. Mot behandling för direktmarknadsföring får du när som helst invända utan att ange skäl.

Skriv till [email protected] för att utöva rättigheterna. Vi kan begära uppgifter som behövs för att kontrollera identitet och behörighet.

13. Förfrågningar om kundtavlor och arbetsytor

För personuppgifter som en kund behandlar i en tavla, kommentar eller agentchatt ska frågor om ursprung, rättslig grund, rättelse eller radering först riktas till kunden. Om du kontaktar oss kan vi be om uppgifter för att identifiera tavlan eller arbetsytan och vidarebefordra begäran enligt våra lagkrav. Du kan kontakta oss direkt om egna konto- och avtalsuppgifter.

14. Automatiserade beslut

Vi fattar inte beslut om personer enbart genom automatiserad behandling som medför rättsliga följder eller på motsvarande sätt påverkar dem betydligt. Automatiska säkerhets- och missbrukssignaler kan utlösa tekniska skyddsåtgärder; betydande kontoåtgärder kan granskas på begäran.

15. Rätt att klaga

Du har rätt att klaga hos en dataskyddsmyndighet. För oss är särskilt delstatskommissionären för dataskydd och informationsfrihet i Nordrhein-Westfalen behörig. Du kan också vända dig till myndigheten på din vanliga vistelseort, arbetsplats eller platsen för den påstådda överträdelsen.

16. Ändringar av integritetspolicyn

Vi uppdaterar policyn när behandling, tjänster eller rättsliga krav ändras. Aktuell version finns på teamwide.app/privacy. Vi informerar även på lämpligt sätt om väsentliga ändringar.