Datenschutz

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie d1 group, e-business GmbH („Teamwide“, „wir“ oder „uns“) personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie teamwide.app besuchen, ein Konto oder einen Workspace nutzen, mit uns kommunizieren oder über ein Board, einen Freigabelink oder eine Einladung mit Teamwide interagieren.

1. Verantwortlicher und Kontakt

2. Geltungsbereich und datenschutzrechtliche Rollen

Bei Konto-, Vertrags-, Website-, Sicherheits- und Supportdaten bestimmen wir Zwecke und Mittel der Verarbeitung und handeln als Verantwortlicher.

Nutzt ein Kunde Teamwide zum Erstellen, Speichern oder Teilen von Boards und zur Zusammenarbeit im Workspace, bestimmt grundsätzlich der Kunde Zweck und wesentliche Mittel der Verarbeitung. Für personenbezogene Daten in diesen Inhalten handeln wir grundsätzlich als dessen Auftragsverarbeiter oder Unterauftragsverarbeiter. Die Bedingungen für die Auftragsverarbeitung finden Sie in unserer AVV. Unsere aktuellen Unterauftragnehmer veröffentlichen wir gesondert.

Fragen zur Rechtsgrundlage, Herkunft oder Löschung von Inhalten eines Kundenboards richten Sie grundsätzlich zunächst an den Kunden oder die für den Workspace verantwortliche Person.

3. Kategorien personenbezogener Daten

Abhängig von der Nutzung verarbeiten wir insbesondere:

• Konto- und Identitätsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Workspace-Mitgliedschaften, Rolle, Einstellungen und Sprache;
• Authentifizierungs- und Sicherheitsdaten: Passwort-Hash, Wiederherstellungs- und Sitzungsereignisse, gegebenenfalls Mehrfaktor-Konfiguration, Anmeldezeiten, IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Sicherheitsereignisse;
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: Tarif, Kontingente, Rechnungsadresse, Rechnungs-E-Mail-Adresse, Unternehmens- und Steuerangaben sowie Rechnungs- und Zahlungsstatus bei vereinbarter Abrechnung;
• Kommunikationsdaten: Inhalte und Zusammenhang von Support-, Vertriebs-, Sicherheits- und sonstiger Korrespondenz;
• Zusammenarbeits- und Konfigurationsdaten: Board-Rechte, Freigabelinks, Einladungen, Kommentare, Anwesenheits- und Änderungsinformationen, Integrationen, API-Zugangsdaten und verschlüsselte Zugangsdaten zu KI-Anbietern;
• Nutzungs- und Protokolldaten: aufgerufene Seiten und Funktionen, API- und MCP-Anfragen, Werkzeugaufrufe, Zeitstempel, Status, technische Fehler, Latenzen, Zuordnungskennungen und Prüfereignisse; sowie
• Board- und Agentendaten im Kundenauftrag: Texte, Notizen, Formen, Verbindungen, Bilder, Dateien, Sammlungen, Exporte, Agentenkonfigurationen, Anweisungen, Chatverläufe, Antworten, Werkzeugergebnisse und Laufzeitmetadaten.

Bei Online-Zahlungen verarbeitet Stripe außerdem vollständige Zahlungsinformationen, etwa Karten- oder Bankdaten, sowie Informationen zur Betrugsprävention. Wir erhalten und speichern grundsätzlich nur begrenzte Zahlungsreferenzen und Statusdaten, keine vollständigen Kartennummern oder Kartenprüfnummern.

Übermitteln Sie besondere Kategorien personenbezogener Daten oder Geheimnisse nur, wenn dies für den Zweck erforderlich ist und eine geeignete Rechtsgrundlage besteht. Berücksichtigen Sie bei der Eignungsprüfung insbesondere öffentliche Board-Freigaben und externe KI-Verarbeitung.

4. Datenquellen

Wir erhalten Daten unmittelbar von Ihnen, von Administratoren oder Mitgliedern Ihres Workspaces, automatisch bei Nutzung von Website und Dienst, aus angebundenen Anwendungen und Integrationen sowie von den zur Leistungserbringung eingesetzten Infrastruktur-, Zahlungs- und KI-Anbietern.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Vertragsschluss, Kontoverwaltung und Bereitstellung der Leistungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO;
• Verwaltung von Kontakten, Workspaces, Rollen und Berechtigungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO;
• Abrechnung, Buchhaltung und steuer- und handelsrechtliche Dokumentation nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO;
• Support, Fehlerbehebung, Produktbetrieb und Verbesserung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO;
• Authentifizierung, Missbrauchs- und Betrugsprävention, IT-Sicherheit und Stabilität nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie geltenden gesetzlichen Pflichten;
• Durchsetzung und Verteidigung von Rechtsansprüchen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; sowie
• Kommunikation oder Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern wir diese ausdrücklich einholen.

Unsere berechtigten Interessen liegen im sicheren und zuverlässigen Betrieb einer Plattform für Zusammenarbeit, dem Schutz von Kunden und Nutzern, der Verhinderung von Missbrauch und der nachvollziehbaren Verwaltung unserer Geschäftsbeziehungen.

6. Erforderliche Angaben

Pflichtangaben bei Registrierung und Vertragsschluss sind für die Nutzung erforderlich. Ohne notwendige Konto-, Kontakt-, Sicherheits- oder Abrechnungsdaten können wir kein Konto oder bestimmte Leistungen bereitstellen. Welche Board-Inhalte, Dateien und Agentenanweisungen eingebracht werden, entscheidet der Kunde im Rahmen technischer und rechtlicher Anforderungen.

Schnell-Einstieg über Board-Links und Einladungen

Nach bewusstem Absenden Ihrer E-Mail-Adresse wird bei einer neuen Adresse ein normales kostenloses persönliches Konto angelegt. Bis zum E-Mail-Nachweis ist nur eine befristete lesende Sitzung für das angefragte öffentliche Board möglich; dessen Passwortschutz gilt weiter. Private Einladungen und der vollständige Kontozugang erfordern den gesonderten Nachweis. Eine erfolgreiche Bestätigung widerruft die vorläufigen Sitzungen. Wir verarbeiten diese Konto-, Versand- und Bestätigungsdaten zur Bereitstellung des Dienstes nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und zum Schutz vor Missbrauch nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dies beinhaltet keine Anmeldung zu Werbung oder Newslettern.

Wir speichern die Herkunft eines neuen Kontos als öffentlicher Link oder Einladung, die zugehörige Board-ID sowie Anlage- und Bestätigungszeitpunkte. Diese Angaben dienen der betrieblichen Auswertung des Einstiegs auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung des Dienstes nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unbestätigte und bestätigte Konten werden getrennt ausgewertet. Diese kontobezogenen Angaben werden nicht an Marketing-Tracker übertragen, bleiben bis zur regulären Kontolöschung gespeichert und unterliegen Ihren gesetzlichen Widerspruchs- und Löschrechten.

7. Cookies, lokale Speicherung und Schriften

Teamwide verwendet technisch notwendige Sitzungs- und Kontoauswahl-Cookies für Anmeldung, aktiven Workspace, CSRF-Schutz und gegebenenfalls den Zugriff auf passwortgeschützte Board-Freigaben. Das Sitzungscookie in Produktion ist mit Secure, HttpOnly und SameSite=Lax geschützt. Einstellungen wie Darstellung und Zeichenwerkzeuge können lokal im Browser gespeichert werden. Soweit dies für eine ausdrücklich gewünschte Funktion erforderlich ist, erfolgt es auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Wenn Sie eine Sprache auswählen, speichert Teamwide diese in einem technisch notwendigen Präferenz-Cookie, damit Ihre Auswahl bei späteren Besuchen erhalten bleibt.

Wir setzen keine Werbe-Cookies oder nicht notwendigen Analyse-Cookies ein. Bei eingebetteten Zahlungsfunktionen kann Stripe technisch notwendige Verbindungsdaten und Informationen zur Betrugsprävention verarbeiten. Cloudflare verarbeitet technische Verbindungs- und Sicherheitsdaten zum Schutz und zur Auslieferung der Anwendung. Öffentliche Marketingseiten verwenden Owondo für Seitenaufruf- und Nutzungsstatistiken. Beim Laden des Skripts und beim Senden von Ereignissen an in.owondo.com werden technische Verbindungsdaten verarbeitet. Es werden keine Analyse-Cookies eingesetzt. Formular-, Umsatz-, Download-, ausgehende Link- und benutzerdefinierte Ereignisse sind deaktiviert.

Die Schriftarten werden zusammen mit der Website von unserer eigenen Infrastruktur ausgeliefert. Für die Schriftdarstellung werden keine Anfragen an Google Fonts oder rsms.me gesendet.

8. Empfänger und Dienstleister

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur Personen Zugriff, die ihn für Betrieb, Support, Abrechnung, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten benötigen. Weitere Empfänger können sein:

• die in der Liste der Unterauftragnehmer beschriebenen Hosting-, Netzwerk-, Sicherheits-, E-Mail- und gegebenenfalls KI-Dienstleister;
• Stripe für Zahlungsabwicklung, Abonnement- und Rechnungsverwaltung sowie Betrugsprävention;
• Mitglieder und Administratoren des jeweiligen Workspaces, Empfänger von Board-Freigaben sowie vom Kunden gewählte Integrationen und Modellanbieter;
• Steuerberater, Rechtsanwälte, Versicherer und sonstige beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater;
• Behörden und Gerichte bei gesetzlicher Pflicht, wirksamer Anordnung oder zur erforderlichen Rechtsverteidigung; sowie
• mögliche Erwerber oder Rechtsnachfolger im Rahmen einer Unternehmenstransaktion unter geeigneten Vertraulichkeits- und Datenschutzvorkehrungen.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht für verhaltensbezogene Werbung weiter.

9. Standorte, KI und internationale Übermittlungen

App, Datenbank und Dateispeicher laufen auf unseren Servern bei Hetzner in Falkenstein, Deutschland. Dort betreiben wir auch den Agent Runner und Firecrawl für die Web-Recherche selbst. Für E-Mail-Benachrichtigungen setzen wir eigene betriebliche Dienste ein. Der Standort unserer Server bedeutet nicht, dass sämtliche Verarbeitung durch externe Anbieter ausschließlich in Deutschland oder der EU erfolgt.

Cloudflare betreibt ein weltweites Netzwerk. Stripe und aktivierte KI-Anbieter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeiten. Je nach Anbieter und Verarbeitung beruhen erforderliche Übermittlungen auf einem Angemessenheitsbeschluss, den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und ergänzenden Schutzmaßnahmen. Informationen sind auf der Seite Unterauftragnehmer verlinkt.

KI-Funktionen verwenden die von Ihnen selbst hinterlegten API-Schlüssel. Es gibt keinen gemeinsamen Teamwide-Standardschlüssel für Modellaufrufe. Je nach Ihrer Konfiguration können Anweisungen, Chatverläufe und im Rahmen der Berechtigungen zugängliche Board-Inhalte an den von Ihnen gewählten Anbieter übertragen werden. Teamwide gibt Ihre Inhalte nicht zum KI-Training weiter. Für die Verarbeitung durch Ihren Anbieter, insbesondere Aufbewahrung und mögliche Trainingsnutzung, gelten Ihre Vereinbarungen mit diesem Anbieter.

Aktivierte Such- und Abrufwerkzeuge verarbeiten Suchanfragen und Zieladressen. Beim Abruf externer Inhalte entstehen Verbindungen zu den jeweiligen Websites. Der Kunde steuert die Nutzung über Agenten-, Werkzeug- und Anbietereinstellungen.

10. Speicherdauer

Kontodaten, Boards, Dateien, Freigaben und gespeicherte Agenten-Chats bleiben grundsätzlich für die Dauer des Kontos oder Workspaces und der jeweiligen Nutzung gespeichert. Eine Abonnementkündigung allein löscht den Workspace nicht; er wird nach Ablauf des bezahlten Zeitraums lesbar.

Bei Löschung von Inhalten, Konten oder Workspaces entfernen wir die betroffenen Daten über unsere technischen Löschprozesse aus aktiven Systemen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder rechtlich erforderlichen Sperren entgegenstehen. Sicherungskopien können bis zur regulären Überschreibung verbleiben. Abrechnungsunterlagen werden für die gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Fristen aufbewahrt. Sicherheits- und Rechtsunterlagen speichern wir nur so lange, wie dies für Untersuchung, Schutz oder Rechtsverteidigung erforderlich ist.

Bereits exportierte, kopierte oder über Freigaben abgerufene Daten können wir nicht aus den Systemen der Empfänger löschen. Die weitere Speicherung bei externen KI-Anbietern richtet sich nach der gewählten Konfiguration und deren Vertragsbedingungen. Bei Fragen zu konkreten Löschungen wenden Sie sich an [email protected] .

Beim Schnell-Einstieg gilt der E-Mail-Einmalnachweis 15 Minuten, die vorläufige Board-Sitzung höchstens eine Stunde. Für neue unbestätigte Konten senden wir einmalig ab dem sechsten Tag eine Erinnerung und löschen das Konto samt leerem persönlichem Bereich ab dem siebten Tag bei der nächsten stündlichen Bereinigung. Bestehende und bestätigte Konten sind davon ausgenommen. Technische Signup-Anfragen werden nach acht Tagen, abgelaufene vorläufige Sitzungen bei der stündlichen Bereinigung und gehashte Drosselungsdaten spätestens einen Tag nach Ablauf ihres Zeitfensters entfernt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und erforderliche Sicherheitsnachweise bleiben unberührt.

11. Sicherheit

Wir setzen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein. Dazu gehören nach Konto, Rolle und Board-Freigabe geprüfte Zugriffe, geschützte Zugangsdaten, optional aktivierbare Zwei-Faktor-Anmeldung, verschlüsselte Übertragung, die Verschlüsselung hinterlegter KI-API-Schlüssel, Protokollfilterung, Löschfunktionen und fortlaufende Datensicherung auf eigene Server im Cluster. Einzelheiten beschreibt die TOM-Anlage der AVV.

Kein Übertragungs- oder Speichersystem ist vollständig risikofrei. Kunden müssen Geräte, Zugangsdaten, API-Schlüssel, Integrationen und Freigaben angemessen schützen und vermutete unbefugte Zugriffe unverzüglich melden.

12. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Bei Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Der Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an [email protected] . Wir können Angaben anfordern, die zur Prüfung Ihrer Identität und Berechtigung erforderlich sind.

13. Anfragen zu Kundenboards und Workspaces

Bei personenbezogenen Daten, die ein Kunde in einem Board, Kommentar oder Agenten-Chat verarbeitet, wenden Sie sich mit Fragen zu Herkunft, Rechtsgrundlage, Berichtigung oder Löschung zunächst an diesen Kunden. Kontaktieren Sie uns, können wir Angaben zur Zuordnung des Boards oder Workspaces anfordern und Ihre Anfrage entsprechend unseren gesetzlichen Pflichten weiterleiten. Zu eigenen Konto- und Vertragsdaten können Sie uns unmittelbar kontaktieren.

14. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen über Personen, die rechtliche Wirkung entfalten oder sie ähnlich erheblich beeinträchtigen. Automatische Sicherheits- und Missbrauchssignale können technische Schutzmaßnahmen auslösen; erhebliche Kontomaßnahmen können auf Anfrage überprüft werden.

15. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung bei Änderungen unserer Verarbeitung, Leistungen oder rechtlichen Anforderungen. Die aktuelle Fassung ist unter teamwide.app/privacy verfügbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir außerdem in geeigneter Weise.