Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób d1 group, e-business GmbH („Teamwide”, „my” lub „nas”) przetwarza dane osobowe, gdy odwiedzasz teamwide.app, korzystasz z konta lub przestrzeni roboczej, komunikujesz się z nami albo korzystasz z Teamwide za pośrednictwem tablicy, linku udostępniania lub zaproszenia.

1. Administrator danych i kontakt

2. Zakres i role w ochronie danych

W przypadku danych dotyczących konta, umowy, strony internetowej, bezpieczeństwa i wsparcia określamy cele i sposoby przetwarzania oraz pełnimy rolę administratora.

Gdy klient korzysta z Teamwide do tworzenia, przechowywania lub udostępniania tablic i współpracy w przestrzeni roboczej, co do zasady to klient określa cel i zasadnicze sposoby przetwarzania. W odniesieniu do danych osobowych zawartych w tych treściach działamy zasadniczo jako podmiot przetwarzający lub podmiot podprzetwarzający na jego rzecz. Warunki przetwarzania danych w imieniu klienta określa nasza umowa DPA. Aktualny wykaz publikujemy osobno na stronie Podmioty podprzetwarzające.

Pytania dotyczące podstawy prawnej, pochodzenia lub usunięcia treści z tablicy klienta należy co do zasady kierować najpierw do tego klienta lub osoby odpowiedzialnej za przestrzeń roboczą.

3. Kategorie danych osobowych

W zależności od sposobu korzystania z usług przetwarzamy w szczególności:

• Dane konta i dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, adres e-mail, organizacja, członkostwo w przestrzeniach roboczych, rola, ustawienia i język;
• Dane dotyczące uwierzytelniania i bezpieczeństwa: skrót hasła, zdarzenia odzyskiwania dostępu i sesji, ewentualna konfiguracja uwierzytelniania wieloskładnikowego, godziny logowania, adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz zdarzenia związane z bezpieczeństwem;
• Dane umowne i rozliczeniowe: plan, limity, adres do faktur, adres e-mail do faktur, dane firmowe i podatkowe oraz status faktur i płatności, jeżeli uzgodniono rozliczenia;
• Dane komunikacyjne: treść i kontekst korespondencji dotyczącej wsparcia, sprzedaży, bezpieczeństwa oraz innych spraw;
• Dane dotyczące współpracy i konfiguracji: uprawnienia do tablic, linki udostępniania, zaproszenia, komentarze, informacje o obecności i zmianach, integracje, dane uwierzytelniające API i zaszyfrowane dane uwierzytelniające do usług dostawców AI;
• Dane dotyczące użytkowania i dzienniki zdarzeń: odwiedzane strony i używane funkcje, żądania API i MCP, wywołania narzędzi, znaczniki czasu, status, błędy techniczne, opóźnienia, identyfikatory powiązań i zdarzenia audytowe; oraz
• Dane tablicy i agenta przetwarzane w imieniu klienta: tekst, notatki, kształty, połączenia, obrazy, pliki, kolekcje, eksporty, konfiguracje agentów, instrukcje, historie czatów, odpowiedzi, wyniki narzędzi i metadane środowiska wykonawczego.

W przypadku płatności online Stripe przetwarza również pełne informacje płatnicze, takie jak dane karty lub rachunku bankowego, oraz informacje służące zapobieganiu oszustwom. Co do zasady otrzymujemy i przechowujemy jedynie ograniczone identyfikatory płatności i dane o ich statusie, a nie pełne numery kart lub kody weryfikacyjne.

Szczególne kategorie danych osobowych lub informacje poufne należy przekazywać wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do danego celu i istnieje odpowiednia podstawa prawna. Przy ocenie przydatności usługi należy uwzględnić zwłaszcza publiczne udostępnianie tablic i przetwarzanie danych przez zewnętrznych dostawców AI.

4. Źródła danych

Otrzymujemy dane bezpośrednio od Ciebie, od administratorów lub członków Twojej przestrzeni roboczej, automatycznie podczas korzystania ze strony internetowej i usługi, z połączonych aplikacji i integracji oraz od dostawców infrastruktury, płatności i AI, z których korzystamy przy świadczeniu usług.

5. Cele i podstawy prawne

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

• zawierania umów, administrowania kontami i świadczenia usług na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
• zarządzania kontaktami, przestrzeniami roboczymi, rolami i uprawnieniami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO;
• rozliczania, prowadzenia księgowości i dokumentacji wymaganej przepisami prawa podatkowego i handlowego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO;
• zapewniania wsparcia, usuwania błędów, obsługi i ulepszania produktu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO;
• uwierzytelniania, zapobiegania nadużyciom i oszustwom, zapewniania bezpieczeństwa i stabilności IT na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz obowiązujących przepisów prawa;
• dochodzenia roszczeń i obrony przed nimi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; oraz
• komunikacji lub przetwarzania danych na podstawie zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli wyraźnie o taką zgodę prosimy.

Nasze uzasadnione interesy obejmują bezpieczne i niezawodne działanie platformy do współpracy, ochronę klientów i użytkowników, zapobieganie nadużyciom oraz przejrzyste i możliwe do zweryfikowania zarządzanie relacjami biznesowymi.

6. Wymagane informacje

Dane oznaczone jako obowiązkowe podczas rejestracji i zawierania umowy są niezbędne do korzystania z usług. Bez wymaganych danych konta, kontaktowych, dotyczących bezpieczeństwa lub rozliczeniowych nie możemy udostępnić konta lub określonych usług. W granicach wymogów technicznych i prawnych klient decyduje, jakie treści tablic, pliki i instrukcje dla agentów wprowadza do usługi.

Szybki dostęp przez linki do tablic i zaproszenia

Gdy świadomie prześlesz swój adres e-mail, dla nowego adresu zostanie utworzone zwykłe bezpłatne konto osobiste. Przed weryfikacją adresu e-mail dostępna jest jedynie tymczasowa sesja odczytu wybranej publicznej tablicy; jej ochrona hasłem nadal obowiązuje. Prywatne zaproszenia i pełny dostęp do konta wymagają osobnego potwierdzenia, że adres e-mail należy do Ciebie. Pomyślna weryfikacja unieważnia sesje tymczasowe. Przetwarzamy te dane konta, wysyłki i weryfikacji, aby świadczyć usługę na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz zapobiegać nadużyciom na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nie oznacza to zapisania się na reklamy ani newslettery.

Zapisujemy, czy nowe konto powstało przez link publiczny czy zaproszenie, identyfikator powiązanej tablicy oraz czas utworzenia i weryfikacji. Wykorzystujemy te informacje do oceny procesu rejestracji na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na ulepszaniu usługi, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Konta niezweryfikowane i zweryfikowane są analizowane oddzielnie. Te dane konta nie są przekazywane narzędziom śledzącym do celów marketingowych, są przechowywane do zwykłego usunięcia konta i podlegają ustawowym prawom do sprzeciwu i usunięcia danych.

7. Pliki cookie, pamięć lokalna i czcionki

Teamwide używa technicznie niezbędnych plików cookie sesji i wyboru konta do logowania, obsługi aktywnej przestrzeni roboczej, ochrony przed CSRF oraz, w stosownych przypadkach, dostępu do udostępnionych tablic chronionych hasłem. Plik cookie sesji w środowisku produkcyjnym jest chroniony atrybutami Secure, HttpOnly i SameSite=Lax. Ustawienia, takie jak wygląd i narzędzia do rysowania, mogą być zapisywane lokalnie w przeglądarce. W zakresie niezbędnym do realizacji wyraźnie żądanej funkcji odbywa się to na podstawie § 25 ust. 2 pkt 2 niemieckiej ustawy TDDDG. Gdy wybierzesz język, Teamwide zapisuje go w technicznie niezbędnym pliku cookie preferencji, aby zachować Twój wybór podczas kolejnych wizyt.

Nie stosujemy reklamowych plików cookie ani analitycznych plików cookie innych niż niezbędne. Przy korzystaniu z wbudowanych funkcji płatniczych Stripe może przetwarzać technicznie niezbędne dane połączenia i informacje służące zapobieganiu oszustwom. Cloudflare przetwarza techniczne dane połączenia i bezpieczeństwa w celu ochrony i dostarczania aplikacji. Publiczne strony marketingowe korzystają z Owondo do statystyk odsłon i użytkowania. Podczas ładowania skryptu i wysyłania zdarzeń do in.owondo.com przetwarzane są techniczne dane połączenia. Analityczne pliki cookie nie są używane. Zdarzenia dotyczące formularzy, przychodów, pobrań, linków wychodzących i zdarzenia niestandardowe są wyłączone.

Czcionki dostarczane są wraz ze stroną internetową z naszej własnej infrastruktury. Do Google Fonts ani rsms.me nie są wysyłane żadne żądania dotyczące wyświetlania czcionek.

8. Odbiorcy i usługodawcy

W naszej firmie dostęp otrzymują wyłącznie osoby, które potrzebują go do obsługi usługi, wsparcia, rozliczeń, zapewnienia bezpieczeństwa lub wypełnienia obowiązków prawnych. Pozostali odbiorcy to między innymi:

• dostawcy usług hostingowych, sieciowych, bezpieczeństwa, poczty elektronicznej i ewentualnie AI opisani w wykazie Podmioty podprzetwarzające;
• Stripe do przetwarzania płatności, zarządzania subskrypcjami i fakturami oraz zapobiegania oszustwom;
• członkowie i administratorzy danej przestrzeni roboczej, odbiorcy udostępnionych tablic oraz wybrane przez klienta integracje i dostawcy modeli;
• doradcy podatkowi, prawnicy, ubezpieczyciele i inni doradcy objęci obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej;
• organy władzy i sądy, jeżeli wynika to z obowiązku prawnego lub skutecznego nakazu albo jest niezbędne do obrony prawnej; oraz
• potencjalni nabywcy lub następcy prawni w ramach transakcji dotyczącej przedsiębiorstwa, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń poufności i ochrony danych.

Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy ich w celach reklamy behawioralnej.

9. Lokalizacje, AI i transfery międzynarodowe

Aplikacja, baza danych i pliki działają na naszych serwerach Hetzner w Falkenstein w Niemczech. Samodzielnie utrzymujemy tam również Agent Runner i Firecrawl do wyszukiwania informacji w internecie. Do powiadomień e-mail używamy własnych usług operacyjnych. Lokalizacja naszych serwerów nie oznacza, że całe przetwarzanie przez zewnętrznych dostawców odbywa się wyłącznie w Niemczech lub UE.

Cloudflare obsługuje sieć ogólnoświatową. Stripe i aktywowani dostawcy AI mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W zależności od dostawcy i przetwarzania niezbędne transfery opierają się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej i dodatkowych zabezpieczeniach. Linki do informacji znajdują się na stronie Podmioty podprzetwarzające.

Funkcje AI korzystają z kluczy API, które samodzielnie podajesz. Nie ma wspólnego, domyślnego klucza Teamwide do wywołań modeli. Zależnie od konfiguracji instrukcje, historie czatów i treści tablic dostępne w ramach uprawnień mogą zostać przekazane wybranemu przez Ciebie dostawcy. Teamwide nie przekazuje Twoich treści do trenowania AI. Przetwarzanie przez Twojego dostawcę, w szczególności przechowywanie i ewentualne wykorzystanie do trenowania, podlega Twoim umowom z tym dostawcą.

Włączone narzędzia wyszukiwania i pobierania przetwarzają zapytania i adresy docelowe. Pobieranie treści zewnętrznych ustanawia połączenia z odpowiednimi stronami internetowymi. Klient kontroluje użycie poprzez ustawienia agenta, narzędzia i dostawcy.

10. Okresy przechowywania

Dane konta, tablice, pliki, udostępnienia i zapisane czaty z agentami są co do zasady przechowywane przez czas istnienia konta lub przestrzeni roboczej i ich użytkowania. Samo anulowanie subskrypcji nie usuwa przestrzeni roboczej; po zakończeniu opłaconego okresu przechodzi ona w tryb tylko do odczytu.

W przypadku usunięcia treści, konta lub przestrzeni roboczej usuwamy odpowiednie dane z aktywnych systemów w ramach naszych technicznych procesów usuwania, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe obowiązki przechowywania lub prawnie wymagane blokady usunięcia. Kopie zapasowe mogą pozostać do czasu ich planowego nadpisania. Dokumenty rozliczeniowe przechowujemy przez ustawowe okresy wynikające z prawa handlowego i podatkowego. Dokumentację dotyczącą bezpieczeństwa i kwestii prawnych przechowujemy tylko tak długo, jak jest to niezbędne do wyjaśnienia sprawy, ochrony lub obrony prawnej.

Nie możemy usunąć z systemów odbiorców danych, które zostały już wyeksportowane, skopiowane lub pobrane za pośrednictwem udostępnień. Dalsze przechowywanie przez zewnętrznych dostawców AI zależy od wybranej konfiguracji i ich warunków umownych. Pytania dotyczące konkretnych przypadków usunięcia danych prosimy kierować na adres [email protected] .

Przy szybkim dostępie jednorazowe potwierdzenie adresu e-mail jest ważne przez 15 minut, a tymczasowa sesja tablicy przez najwyżej godzinę. Dla nowych niezweryfikowanych kont wysyłamy jedno przypomnienie od szóstego dnia i usuwamy konto wraz z jego pustą przestrzenią osobistą od siódmego dnia, podczas najbliższego czyszczenia wykonywanego co godzinę. Istniejące i zweryfikowane konta są wyłączone z tego procesu. Techniczne żądania rejestracji są usuwane po ośmiu dniach, wygasłe sesje tymczasowe podczas czyszczenia co godzinę, a dane ograniczania częstotliwości żądań zapisane jako skróty kryptograficzne najpóźniej dzień po upływie ich okna czasowego. Ustawowe obowiązki przechowywania i niezbędne dowody dotyczące bezpieczeństwa pozostają nienaruszone.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka. Obejmują one kontrole dostępu według konta, roli i uprawnień do udostępniania tablicy, ochronę danych logowania, opcjonalnie włączane logowanie dwuskładnikowe, szyfrowaną transmisję, szyfrowanie zapisanych kluczy API do usług AI, filtrowanie logów, funkcje usuwania i bieżące tworzenie kopii zapasowych danych na naszych własnych serwerach w klastrze. Szczegóły opisuje załącznik dotyczący środków technicznych i organizacyjnych (TOM) do umowy DPA.

Żaden system transmisji ani przechowywania danych nie jest całkowicie wolny od ryzyka. Klienci muszą odpowiednio chronić urządzenia, dane uwierzytelniające, klucze API, integracje i udostępnienia oraz niezwłocznie zgłaszać podejrzenia nieuprawnionego dostępu.

12. Twoje prawa

Na warunkach określonych przepisami prawa przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość.

Jeżeli przetwarzanie opiera się na uzasadnionych interesach, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw bez podawania przyczyny.

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na adres [email protected] . Możemy poprosić o informacje niezbędne do zweryfikowania Twojej tożsamości i uprawnień.

13. Wnioski dotyczące tablic i przestrzeni roboczych klientów

W sprawach dotyczących pochodzenia, podstawy prawnej, sprostowania lub usunięcia danych osobowych przetwarzanych przez klienta na tablicy, w komentarzu lub na czacie z agentem należy najpierw zwrócić się do tego klienta. Jeżeli skontaktujesz się z nami, możemy poprosić o informacje umożliwiające przyporządkowanie tablicy lub przestrzeni roboczej i przekazać Twój wniosek zgodnie z naszymi obowiązkami prawnymi. W sprawie własnych danych konta i danych umownych możesz kontaktować się z nami bezpośrednio.

14. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec osób fizycznych decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływają na te osoby. Automatyczne sygnały dotyczące bezpieczeństwa i nadużyć mogą uruchamiać techniczne środki ochronne; istotne działania dotyczące kont można na wniosek poddać weryfikacji.

15. Prawo do skargi

Masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych. Właściwym dla nas organem jest w szczególności Pełnomocniczka ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji Nadrenii Północnej-Westfalii. Możesz również zwrócić się do organu nadzorczego właściwego dla Twojego zwykłego miejsca pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia.

16. Zmiany w niniejszej polityce prywatności

Aktualizujemy tę politykę, gdy zmieniają się nasze zasady przetwarzania, usługi lub wymagania prawne. Aktualna wersja jest dostępna pod adresem teamwide.app/privacy. O istotnych zmianach przekazujemy również odpowiednie powiadomienia.