Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten d1 group, e-business GmbH (”Teamwide” tai ”me”) käsittelee henkilötietoja, kun vierailet osoitteessa teamwide.app, käytät tiliä tai työtilaa, viestit kanssamme tai käytät Teamwidea taulun, jakolinkin tai kutsun kautta.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

2. Soveltamisala ja tietosuojaroolit

Määritämme tili-, sopimus-, verkkosivusto-, turvallisuus- ja tukitietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot ja toimimme rekisterinpitäjänä.

Kun asiakas luo, tallentaa tai jakaa tauluja ja tekee yhteistyötä työtilassa, hän yleensä määrittää käsittelyn tarkoituksen ja keskeiset keinot. Näiden sisältöjen henkilötietojen osalta toimimme yleensä käsittelijänä tai alikäsittelijänä. Henkilötietojen käsittelyn ehdot löytyvät DPA-sopimuksestamme. Julkaisemme ajantasaisen Alikäsittelijät-luettelon erikseen.

Asiakkaan taulun sisällön oikeusperustaa, alkuperää tai poistamista koskevat kysymykset tulee yleensä osoittaa ensin asiakkaalle tai työtilasta vastaavalle henkilölle.

3. Henkilötietoryhmät

Käytöstä riippuen käsittelemme erityisesti:

• Tili- ja henkilöllisyystiedot: nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, työtilojen jäsenyydet, rooli, asetukset ja kieli;
• Tunnistus- ja turvallisuustietoja: salasanatiiviste, palautus- ja istuntotapahtumat, mahdolliset monivaiheisen tunnistautumisen asetukset, kirjautumisajat, IP-osoite, selain- ja laitetiedot sekä turvallisuustapahtumat;
• Sopimus- ja laskutustietoja: paketti, käyttörajat, laskutusosoite ja -sähköposti, yritys- ja verotiedot sekä laskujen ja maksujen tila, jos laskutuksesta on sovittu;
• Viestintätietoja: tuki-, myynti-, turvallisuus- ja muun viestinnän sisältö ja asiayhteys;
• Yhteistyö- ja määritystietoja: taulujen käyttöoikeudet, jakolinkit, kutsut, kommentit, läsnäolo- ja muutostiedot, integraatiot, API-tunnukset ja salatut tekoälypalveluntarjoajien tunnukset;
• Käyttö- ja lokitietoja: avatut sivut ja toiminnot, API- ja MCP-pyynnöt, työkalukutsut, aikaleimat, tila, tekniset virheet, viiveet, kohdistustunnisteet ja tarkastustapahtumat; sekä
• Asiakkaan puolesta käsiteltäviä taulu- ja agenttitietoja: tekstit, muistiinpanot, muodot, yhteydet, kuvat, tiedostot, kokoelmat, viennit, agenttimääritykset, ohjeet, keskusteluhistoriat, vastaukset, työkalutulokset ja suoritusympäristön metatiedot.

Verkkomaksuissa Stripe käsittelee lisäksi täydellisiä maksutietoja, kuten kortti- tai pankkitietoja, sekä petostentorjuntatietoja. Saamme ja tallennamme yleensä vain rajattuja maksuviitteitä ja tilatietoja, emme kokonaisia korttinumeroita tai turvakoodeja.

Toimita erityisiä henkilötietoryhmiä tai salaisuuksia vain, kun tarkoitus sitä edellyttää ja asianmukainen oikeusperuste on olemassa. Huomioi soveltuvuutta arvioitaessa erityisesti taulujen julkinen jakaminen ja ulkoinen tekoälykäsittely.

4. Tietolähteet

Saamme tietoja suoraan sinulta, työtilasi ylläpitäjiltä tai jäseniltä, automaattisesti sivuston ja palvelun käytöstä, liitetyistä sovelluksista ja integraatioista sekä palvelun toteuttamiseen käytetyiltä infrastruktuuri-, maksu- ja tekoälypalveluntarjoajilta.

5. Tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• sopimusten tekeminen, tilien hallinta ja palvelujen tarjoaminen GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan nojalla;
• yhteystietojen, työtilojen, roolien ja käyttöoikeuksien hallinta GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohdan nojalla;
• laskutus, kirjanpito sekä vero- ja kauppalainsäädännön edellyttämä dokumentointi GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b ja c alakohdan nojalla;
• tuki, vianmääritys, tuotteen toiminta ja kehittäminen GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohdan nojalla;
• tunnistautuminen, väärinkäytösten ja petosten ehkäisy, IT-turvallisuus ja vakaus GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan ja sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden nojalla;
• oikeusvaateiden toteuttaminen ja puolustaminen GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan nojalla; sekä
• suostumukseen perustuva viestintä tai käsittely GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla, kun pyydämme siihen nimenomaisen suostumuksen.

Oikeutettuja etujamme ovat yhteistyöalustan turvallinen ja luotettava toiminta, asiakkaiden ja käyttäjien suojaaminen, väärinkäytösten ehkäisy sekä liikesuhteiden jäljitettävä hallinta.

6. Pakolliset tiedot

Rekisteröitymisen ja sopimuksen tekemisen pakolliset tiedot ovat käytön edellytys. Ilman tarvittavia tili-, yhteys-, turvallisuus- tai laskutustietoja emme voi tarjota tiliä tai tiettyjä palveluja. Asiakas päättää toimittamastaan taulusisällöstä, tiedostoista ja agenttiohjeista teknisten ja oikeudellisten vaatimusten rajoissa.

Nopea pääsy taululinkkien ja kutsujen kautta

Kun lähetät sähköpostiosoitteesi tietoisesti, uudelle osoitteelle luodaan tavallinen maksuton henkilökohtainen tili. Ennen sähköpostin vahvistamista käytettävissä on vain pyydetyn julkisen taulun tilapäinen lukuistunto; taulun salasanasuojaus on edelleen voimassa. Yksityiset kutsut ja tilin täysi käyttö edellyttävät erillistä näyttöä sähköpostiosoitteen omistajuudesta. Onnistunut vahvistaminen mitätöi väliaikaiset istunnot. Käsittelemme näitä tili-, lähetys- ja vahvistustietoja palvelun tarjoamiseksi yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan nojalla sekä väärinkäytösten estämiseksi saman kohdan f alakohdan nojalla. Tämä ei tilaa sinulle mainontaa tai uutiskirjeitä.

Tallennamme, onko uusi tili luotu julkisen linkin vai kutsun kautta, siihen liittyvän taulun tunnisteen sekä luomisen ja vahvistamisen aikaleimat. Käytämme tietoja rekisteröitymisprosessin arviointiin palvelun parantamista koskevan oikeutetun etumme perusteella yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti. Vahvistamattomia ja vahvistettuja tilejä arvioidaan erikseen. Näitä tiliin liittyviä tietoja ei lähetetä markkinoinnin seurantatyökaluille, ne säilytetään tilin tavanomaiseen poistamiseen asti, ja niihin sovelletaan lakisääteisiä oikeuksiasi vastustaa käsittelyä ja pyytää poistamista.

7. Evästeet, paikallinen tallennus ja fontit

Teamwide käyttää teknisesti välttämättömiä istunto- ja tilinvalintaevästeitä kirjautumiseen, aktiiviseen työtilaan, CSRF-suojaukseen ja tarvittaessa salasanalla suojattuihin taulujakoihin. Tuotannon istuntoeväste on suojattu määreillä Secure, HttpOnly ja SameSite=Lax. Ulkoasu- ja piirustustyökaluasetuksia voidaan tallentaa paikallisesti selaimeen. Kun tallennus on välttämätöntä nimenomaisesti pyydetylle toiminnolle, perusteena on Saksan TDDDG:n 25 §:n 2 momentin 2 kohta. Kun valitset kielen, Teamwide tallentaa sen teknisesti välttämättömään asetusevästeeseen, jotta valintasi säilyy tulevilla käynneillä.

Emme käytä mainosevästeitä tai ei-välttämättömiä analytiikkaevästeitä. Upotetuissa maksutoiminnoissa Stripe voi käsitellä teknisesti välttämättömiä yhteystietoja ja petostentorjuntatietoja. Cloudflare käsittelee teknisiä yhteys- ja turvallisuustietoja sovelluksen suojaamiseksi ja toimittamiseksi. Julkisilla markkinointisivuilla käytetään Owondoa sivukatselu- ja käyttötilastoihin. Skriptin lataaminen ja tapahtumien lähettäminen osoitteeseen in.owondo.com sisältää teknisten yhteystietojen käsittelyä. Analytiikkaevästeitä ei käytetä. Lomake-, tulo-, lataus-, ulospäin johtavien linkkien ja mukautetut tapahtumat ovat poissa käytöstä.

Fontit toimitetaan sivuston mukana omasta infrastruktuuristamme. Fonttien näyttämiseksi ei lähetetä pyyntöjä Google Fontsille tai rsms.me:lle.

8. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Yrityksessämme pääsyn saavat vain henkilöt, jotka tarvitsevat sitä toimintaan, tukeen, laskutukseen, turvallisuuteen tai lakisääteisiin velvoitteisiin. Muita vastaanottajia voivat olla:

• Alikäsittelijät-luettelossa kuvatut hosting-, verkko-, turvallisuus-, sähköposti- ja mahdolliset tekoälypalveluntarjoajat;
• Stripe maksujen käsittelyä, tilausten ja laskujen hallintaa sekä petostentorjuntaa varten;
• kyseisen työtilan jäsenet ja ylläpitäjät, taulujakojen vastaanottajat sekä asiakkaan valitsemat integraatiot ja mallipalveluntarjoajat;
• veroneuvojat, asianajajat, vakuuttajat ja muut ammattisalassapitovelvolliset neuvonantajat;
• viranomaiset ja tuomioistuimet lain, pätevän määräyksen tai oikeusvaateilta puolustautumisen edellyttämässä laajuudessa; sekä
• mahdolliset ostajat tai oikeudelliset seuraajat yritysjärjestelyssä asianmukaisten luottamuksellisuus- ja tietosuojatoimien alaisina.

Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä käyttäytymiseen perustuvaan mainontaan.

9. Sijainnit, tekoäly ja kansainväliset siirrot

Sovellus, tietokanta ja tiedostotallennus toimivat omilla palvelimillamme Hetznerillä Saksan Falkensteinissa. Ylläpidämme siellä myös Agent Runneria ja verkkotutkimuksen Firecrawl-palvelua. Sähköposti-ilmoituksiin käytämme omia toimintapalvelujamme. Palvelintemme sijainti ei tarkoita, että kaikki ulkoisten palveluntarjoajien käsittely tapahtuisi yksinomaan Saksassa tai EU:ssa.

Cloudflare ylläpitää maailmanlaajuista verkkoa. Stripe ja käyttöön otetut tekoälypalveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella. Palveluntarjoajasta ja käsittelystä riippuen tarvittavat siirrot perustuvat riittävyyspäätökseen, Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin ja täydentäviin suojatoimiin. Lisätietolinkit ovat sivulla Alikäsittelijät.

Tekoälytoiminnot käyttävät itse antamiasi API-avaimia. Mallikutsuille ei ole yhteistä Teamwiden oletusavainta. Määrityksistäsi riippuen ohjeet, keskusteluhistoria ja käyttöoikeuksien puitteissa saatavilla oleva taulusisältö voivat siirtyä valitsemallesi palveluntarjoajalle. Teamwide ei luovuta sisältöäsi tekoälyn kouluttamiseen. Palveluntarjoajasi kanssa tekemäsi sopimukset määräävät tämän käsittelystä, erityisesti säilytyksestä ja mahdollisesta koulutuskäytöstä.

Käyttöön otetut haku- ja noutotyökalut käsittelevät hakukyselyjä ja kohdeosoitteita. Ulkoisen sisällön noutaminen muodostaa yhteyden kyseisille sivustoille. Asiakas ohjaa käyttöä agentti-, työkalu- ja palveluntarjoaja-asetuksilla.

10. Säilytysajat

Tilitiedot, taulut, tiedostot, jaot ja tallennetut agenttikeskustelut säilytetään yleensä tilin tai työtilan olemassaolon ja asianomaisen käytön ajan. Pelkkä tilauksen peruuttaminen ei poista työtilaa, vaan muuttaa sen vain luettavaksi maksetun kauden päätyttyä.

Sisällön, tilien tai työtilojen poistamisen yhteydessä poistamme kyseiset tiedot aktiivisista järjestelmistä teknisillä poistoprosesseilla, elleivät lakisääteiset säilytysvelvoitteet tai oikeudelliset säilyttämismääräykset estä sitä. Varmuuskopioita voi säilyä tavanomaiseen ylikirjoitukseen asti. Laskutusasiakirjoja säilytetään kauppa- ja verolainsäädännön edellyttämät ajat. Turvallisuus- ja oikeudellisia tietoja säilytetään vain tutkimisen, suojan tai oikeudellisen puolustuksen vaatima aika.

Emme voi poistaa vastaanottajien järjestelmistä tietoja, jotka on jo viety, kopioitu tai haettu jaon kautta. Ulkoisten tekoälypalveluntarjoajien säilytys riippuu valitusta määrityksestä ja niiden sopimusehdoista. Yksittäisistä poistoista voi kysyä osoitteesta [email protected] .

Nopeassa kirjautumisessa kertakäyttöinen sähköpostivarmennus on voimassa 15 minuuttia ja väliaikainen tauluistunto enintään tunnin. Lähetämme uusille vahvistamattomille tileille yhden muistutuksen kuudennesta päivästä alkaen ja poistamme tilin sekä sen tyhjän henkilökohtaisen alueen seitsemännestä päivästä alkaen seuraavassa tunnittaisessa siivouksessa. Tämä ei koske olemassa olevia eikä vahvistettuja tilejä. Tekniset rekisteröitymispyynnöt poistetaan kahdeksan päivän kuluttua, vanhentuneet väliaikaiset istunnot tunnittaisessa siivouksessa ja tiivisteinä tallennetut pyyntömäärien rajoitustiedot viimeistään vuorokausi niiden aikaikkunan päätyttyä. Lakisääteiset säilyttämisvelvoitteet ja tarpeellinen turvallisuuteen liittyvä todistusaineisto säilyvät ennallaan.

11. Turvallisuus

Toteutamme riskiin nähden asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Näitä ovat tilin, roolin ja taulun jakamisoikeuksien perusteella tehtävät pääsyn tarkistukset, suojatut kirjautumistiedot, valinnaisesti käyttöön otettava kahden tekijän tunnistautuminen, salattu tiedonsiirto, tallennettujen tekoälyn API-avainten salaus, lokitietojen suodatus, poistotoiminnot ja tietojen toistuva varmuuskopiointi omille palvelimillemme klusterissa. Tarkemmat tiedot esitetään DPA-sopimuksen TOM-liitteessä.

Mikään tiedonsiirto- tai tallennusjärjestelmä ei ole täysin riskitön. Asiakkaiden on suojattava laitteet, tunnistetiedot, API-avaimet, integraatiot ja jaot asianmukaisesti sekä ilmoitettava epäillystä luvattomasta pääsystä heti.

12. Oikeutesi

Lakisääteisten edellytysten täyttyessä sinulla on oikeus tarkastaa, oikaista ja poistaa tietosi, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot ja vastustaa käsittelyä. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa tulevaisuuteen vaikuttavasti.

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, voit vastustaa sitä erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Suoramarkkinointiin liittyvää käsittelyä voit vastustaa milloin tahansa ilman perustelua.

Käyttääksesi oikeuksiasi kirjoita osoitteeseen [email protected] . Voimme pyytää henkilöllisyytesi ja oikeutesi varmentamiseksi tarvittavia tietoja.

13. Asiakkaiden tauluja ja työtiloja koskevat pyynnöt

Asiakkaan taulussa, kommentissa tai agenttikeskustelussa käsittelemiä henkilötietoja koskevissa alkuperä-, oikeusperuste-, oikaisu- ja poistokysymyksissä ota ensin yhteys asiakkaaseen. Jos otat yhteyttä meihin, voimme pyytää tietoja taulun tai työtilan tunnistamiseksi ja välittää pyyntösi lakisääteisten velvoitteidemme mukaisesti. Omista tili- ja sopimustiedoistasi voit ottaa suoraan yhteyttä meihin.

14. Automaattiset päätökset

Emme tee henkilöitä koskevia yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Automaattiset turvallisuus- ja väärinkäyttösignaalit voivat käynnistää teknisiä suojatoimia; merkittävät tilitoimet voidaan tarkistaa pyynnöstä.

15. Valitusoikeus

Sinulla on oikeus valittaa tietosuojavalvontaviranomaiselle. Meidän osaltamme toimivaltainen viranomainen on erityisesti Nordrhein-Westfalenin osavaltion tietosuoja- ja tiedonvapausvaltuutettu. Voit myös ottaa yhteyttä vakinaisen asuinpaikkasi, työpaikkasi tai väitetyn rikkomuksen tapahtumapaikan valvontaviranomaiseen.

16. Tietosuojaselosteen muutokset

Päivitämme selostetta käsittelyn, palvelujen tai lakivaatimusten muuttuessa. Voimassa oleva versio on osoitteessa teamwide.app/privacy. Olennaisista muutoksista ilmoitamme lisäksi asianmukaisesti.