Privacyverklaring

Deze privacyverklaring legt uit hoe d1 group, e-business GmbH (‘Teamwide’, ‘wij’ of ‘ons’) persoonsgegevens verwerkt wanneer u teamwide.app bezoekt, een account of werkruimte gebruikt, met ons communiceert of via een bord, deellink of uitnodiging met Teamwide werkt.

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact

2. Toepassingsgebied en privacyrollen

Voor account-, contract-, website-, veiligheids- en ondersteuningsgegevens bepalen wij de doelen en middelen van verwerking en handelen wij als verwerkingsverantwoordelijke.

Gebruikt een klant Teamwide om borden te maken, bewaren of delen en in de werkruimte samen te werken, dan bepaalt de klant in beginsel doel en wezenlijke middelen van de verwerking. Voor persoonsgegevens in die inhoud handelen wij in beginsel als diens verwerker of subverwerker. De voorwaarden voor verwerking namens de klant staan in onze DPA. Wij publiceren de huidige Subverwerkers afzonderlijk.

Vragen over rechtsgrond, herkomst of verwijdering van inhoud op een klantbord kunt u in beginsel eerst richten aan de klant of de verantwoordelijke voor de werkruimte.

3. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van het gebruik verwerken wij met name:

• Account- en identiteitsgegevens: naam, e-mailadres, organisatie, lidmaatschappen van werkruimten, rol, instellingen en taal;
• Authenticatie- en veiligheidsgegevens: wachtwoordhash, herstel- en sessiegebeurtenissen, eventuele multifactorconfiguratie, aanmeldtijden, IP-adres, browser- en apparaatgegevens en veiligheidsgebeurtenissen;
• Contract- en factureringsgegevens: abonnement, quota, factuuradres, facturatie-e-mailadres, bedrijfs- en belastinggegevens en factuur- en betaalstatus bij overeengekomen facturering;
• Communicatiegegevens: inhoud en context van correspondentie over ondersteuning, verkoop, veiligheid en andere zaken;
• Samenwerkings- en configuratiegegevens: bordrechten, deellinks, uitnodigingen, opmerkingen, aanwezigheids- en wijzigingsgegevens, integraties, API-toegangsgegevens en versleutelde toegangsgegevens van AI-aanbieders;
• Gebruiks- en loggegevens: bezochte pagina’s en functies, API- en MCP-verzoeken, toolaanroepen, tijdstempels, status, technische fouten, vertragingen, toewijzingscodes en controlegebeurtenissen; en
• Bord- en agentgegevens namens de klant: teksten, notities, vormen, verbindingen, afbeeldingen, bestanden, verzamelingen, exports, agentconfiguraties, instructies, chatgeschiedenis, antwoorden, toolresultaten en uitvoeringsmetadata.

Bij online betalingen verwerkt Stripe ook volledige betaalgegevens zoals kaart- of bankgegevens en informatie voor fraudepreventie. Wij ontvangen en bewaren doorgaans alleen beperkte betalingsreferenties en statusgegevens, geen volledige kaartnummers of verificatiecodes.

Verstrek bijzondere categorieën persoonsgegevens of geheimen alleen als dit nodig is voor het doel en er een passende rechtsgrond bestaat. Houd bij de geschiktheidsbeoordeling vooral rekening met openbare borddelingen en externe AI-verwerking.

4. Gegevensbronnen

Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van u, van beheerders of leden van uw werkruimte, automatisch bij gebruik van website en dienst, uit gekoppelde toepassingen en integraties en van infrastructuur-, betaal- en AI-aanbieders die voor de dienstverlening worden ingezet.

5. Doelen en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• contractsluiting, accountbeheer en dienstverlening volgens artikel 6, lid 1, onder b AVG;
• beheer van contacten, werkruimten, rollen en rechten volgens artikel 6, lid 1, onder b en f AVG;
• facturering, boekhouding en fiscaal- en handelsrechtelijke documentatie volgens artikel 6, lid 1, onder b en c AVG;
• ondersteuning, probleemoplossing, productwerking en verbetering volgens artikel 6, lid 1, onder b en f AVG;
• authenticatie, misbruik- en fraudepreventie, IT-veiligheid en stabiliteit volgens artikel 6, lid 1, onder f AVG en toepasselijke wettelijke verplichtingen;
• uitoefening en verdediging van rechtsvorderingen volgens artikel 6, lid 1, onder f AVG; en
• communicatie of verwerking op basis van toestemming volgens artikel 6, lid 1, onder a AVG, als wij die uitdrukkelijk vragen.

Onze gerechtvaardigde belangen zijn een veilige en betrouwbare werking van een samenwerkingsplatform, bescherming van klanten en gebruikers, voorkomen van misbruik en navolgbaar beheer van zakelijke relaties.

6. Noodzakelijke informatie

Verplichte gegevens bij registratie en contractsluiting zijn noodzakelijk voor het gebruik. Zonder benodigde account-, contact-, veiligheids- of factureringsgegevens kunnen wij geen account of bepaalde diensten leveren. De klant bepaalt binnen technische en juridische eisen welke bordinhoud, bestanden en agentinstructies worden ingebracht.

Snel toegang via bordlinks en uitnodigingen

Als u uw e-mailadres bewust indient en het adres nieuw is, maken wij een gewoon gratis persoonlijk account aan. Vóór verificatie van het e-mailadres is alleen een tijdelijke leessessie voor het aangevraagde openbare bord beschikbaar; de wachtwoordbeveiliging ervan blijft gelden. Privé-uitnodigingen en volledige accounttoegang vereisen een afzonderlijk bewijs dat het e-mailadres van u is. Geslaagde verificatie trekt de voorlopige sessies in. Wij verwerken deze account-, verzend- en verificatiegegevens om de dienst te leveren op grond van artikel 6, lid 1, onder b, AVG en misbruik te voorkomen op grond van artikel 6, lid 1, onder f, AVG. U wordt hiermee niet aangemeld voor reclame of nieuwsbrieven.

Wij registreren of een nieuw account afkomstig is van een openbare link of een uitnodiging, de bijbehorende bord-ID en de tijdstippen van aanmaak en verificatie. Wij gebruiken deze gegevens om het aanmeldproces te evalueren op grond van ons gerechtvaardigde belang bij verbetering van de dienst volgens artikel 6, lid 1, onder f, AVG. Niet-geverifieerde en geverifieerde accounts worden afzonderlijk geëvalueerd. Deze accountgegevens worden niet doorgegeven aan marketingtrackers, blijven bewaard tot de normale verwijdering van het account en vallen onder uw wettelijke rechten van bezwaar en gegevenswissing.

7. Cookies, lokale opslag en lettertypen

Teamwide gebruikt technisch noodzakelijke sessie- en accountselectiecookies voor aanmelding, de actieve werkruimte, CSRF-bescherming en eventueel toegang tot met een wachtwoord beveiligde borddelingen. De productiesessiecookie is beveiligd met Secure, HttpOnly en SameSite=Lax. Instellingen zoals weergave en tekentools kunnen lokaal in de browser worden opgeslagen. Voor zover nodig voor een uitdrukkelijk gewenste functie gebeurt dit op basis van § 25, lid 2, nr. 2 van de Duitse TDDDG. Wanneer u een taal kiest, slaat Teamwide die op in een technisch noodzakelijke voorkeurscookie, zodat uw keuze bij latere bezoeken behouden blijft.

Wij gebruiken geen advertentiecookies of niet-noodzakelijke analysecookies. Bij ingesloten betaalfuncties kan Stripe technisch noodzakelijke verbindingsgegevens en fraudepreventie-informatie verwerken. Cloudflare verwerkt technische verbindings- en veiligheidsgegevens om de toepassing te beschermen en aan te bieden. Openbare marketingpagina’s gebruiken Owondo voor paginaweergave- en gebruiksstatistieken. Bij het laden van het script en het verzenden van gebeurtenissen naar in.owondo.com worden technische verbindingsgegevens verwerkt. Er worden geen analysecookies gebruikt. Formulier-, omzet-, download-, uitgaande-link- en aangepaste gebeurtenissen zijn uitgeschakeld.

Lettertypen worden samen met de website vanuit onze eigen infrastructuur geleverd. Voor lettertypeweergave worden geen verzoeken aan Google Fonts of rsms.me gestuurd.

8. Ontvangers en dienstverleners

Binnen ons bedrijf krijgen alleen personen toegang die deze nodig hebben voor beheer, ondersteuning, facturering, veiligheid of wettelijke verplichtingen. Andere ontvangers kunnen zijn:

• de hosting-, netwerk-, veiligheids-, e-mail- en eventuele AI-dienstverleners beschreven in de lijst van Subverwerkers;
• Stripe voor betalingsverwerking, abonnements- en factuurbeheer en fraudepreventie;
• leden en beheerders van de betreffende werkruimte, ontvangers van borddelingen en door de klant gekozen integraties en modelaanbieders;
• belastingadviseurs, advocaten, verzekeraars en andere adviseurs met beroepsgeheim;
• autoriteiten en rechtbanken bij wettelijke plicht, geldig bevel of noodzakelijke juridische verdediging; en
• mogelijke kopers of rechtsopvolgers bij een bedrijfstransactie met passende vertrouwelijkheids- en privacywaarborgen.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en geven deze niet door voor gedragsgerichte reclame.

9. Locaties, AI en internationale doorgiften

App, database en bestandsopslag draaien op onze servers bij Hetzner in Falkenstein, Duitsland. Daar beheren wij ook zelf de Agent Runner en Firecrawl voor webonderzoek. Voor e-mailmeldingen gebruiken wij eigen operationele diensten. De locatie van onze servers betekent niet dat alle verwerking door externe aanbieders uitsluitend in Duitsland of de EU plaatsvindt.

Cloudflare exploiteert een wereldwijd netwerk. Stripe en geactiveerde AI-aanbieders kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken. Afhankelijk van aanbieder en verwerking berusten noodzakelijke doorgiften op een adequaatheidsbesluit, de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en aanvullende waarborgen. Informatie is gelinkt op de pagina Subverwerkers.

AI-functies gebruiken de API-sleutels die u zelf invoert. Er is geen gedeelde Teamwide-standaardsleutel voor modelaanroepen. Afhankelijk van uw configuratie kunnen instructies, chatgeschiedenis en binnen de rechten toegankelijke bordinhoud naar uw gekozen aanbieder worden verzonden. Teamwide geeft uw inhoud niet door voor AI-training. Voor verwerking door uw aanbieder, vooral bewaring en mogelijk trainingsgebruik, gelden uw afspraken met die aanbieder.

Geactiveerde zoek- en ophaaltools verwerken zoekopdrachten en doeladressen. Bij het ophalen van externe inhoud ontstaan verbindingen met de betreffende websites. De klant stuurt het gebruik via agent-, tool- en aanbiederinstellingen.

10. Bewaartermijnen

Accountgegevens, borden, bestanden, gedeelde items en opgeslagen agentchats blijven doorgaans bewaard tijdens de duur van account of werkruimte en het betreffende gebruik. Alleen een abonnementsopzegging verwijdert de werkruimte niet; na de betaalde periode wordt deze alleen-lezen.

Bij verwijdering van inhoud, accounts of werkruimten verwijderen wij de betreffende gegevens via onze technische verwijderprocessen uit actieve systemen, tenzij wettelijke bewaarplichten of juridisch noodzakelijke blokkeringen dit verhinderen. Back-ups kunnen blijven bestaan totdat ze regulier worden overschreven. Factureringsdocumenten worden gedurende de wettelijke handels- en fiscale termijnen bewaard. Veiligheids- en juridische stukken bewaren wij alleen zolang nodig voor onderzoek, bescherming of juridische verdediging.

Reeds geëxporteerde, gekopieerde of via delen opgehaalde gegevens kunnen wij niet uit systemen van ontvangers verwijderen. Verdere opslag bij externe AI-aanbieders hangt af van de gekozen configuratie en hun contractvoorwaarden. Vragen over concrete verwijderingen kunt u richten aan [email protected] .

Bij snelle toegang is het eenmalige e-mailbewijs 15 minuten geldig en duurt de voorlopige bordsessie maximaal één uur. Voor nieuwe niet-geverifieerde accounts sturen wij vanaf de zesde dag één herinnering en verwijderen wij vanaf de zevende dag het account en de lege persoonlijke omgeving bij de eerstvolgende uurlijkse opschoning. Bestaande en geverifieerde accounts zijn uitgezonderd. Technische aanmeldverzoeken worden na acht dagen verwijderd, verlopen voorlopige sessies bij de uurlijkse opschoning en gehashte gegevens voor aanvraagbegrenzing uiterlijk één dag na afloop van hun tijdvenster. Wettelijke bewaarplichten en noodzakelijke beveiligingsbewijzen blijven onverlet.

11. Veiligheid

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij het risico. Daaronder vallen toegangscontroles op basis van account, rol en deelrechten voor borden, beschermde toegangsgegevens, optioneel in te schakelen tweefactorauthenticatie, versleutelde overdracht, versleuteling van opgeslagen AI-API-sleutels, logfiltering, verwijderfuncties en doorlopende gegevensback-ups naar onze eigen servers in het cluster. De details staan in de bijlage met technische en organisatorische maatregelen (TOM) bij de DPA.

Geen overdrachts- of opslagsysteem is volledig risicovrij. Klanten moeten apparaten, toegangsgegevens, API-sleutels, integraties en gedeelde items passend beschermen en vermoedelijk onbevoegde toegang direct melden.

12. Uw rechten

Onder de wettelijke voorwaarden hebt u recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar. Toestemming kunt u op ieder moment voor de toekomst intrekken.

Bij verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen kunt u bezwaar maken om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie. Tegen verwerking voor direct marketing kunt u altijd zonder opgaaf van redenen bezwaar maken.

Schrijf voor de uitoefening van uw rechten naar [email protected] . Wij mogen informatie vragen die nodig is om uw identiteit en bevoegdheid te controleren.

13. Verzoeken over klantborden en werkruimten

Voor persoonsgegevens die een klant in een bord, opmerking of agentchat verwerkt, richt u vragen over herkomst, rechtsgrond, rectificatie of verwijdering eerst aan die klant. Neemt u contact met ons op, dan kunnen wij gegevens vragen om het bord of de werkruimte te identificeren en uw verzoek volgens onze wettelijke verplichtingen doorsturen. Over eigen account- en contractgegevens kunt u ons rechtstreeks benaderen.

14. Geautomatiseerde besluiten

Wij nemen geen besluiten over personen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen hebben of hen anderszins vergelijkbaar aanzienlijk treffen. Automatische veiligheids- en misbruiksignalen kunnen technische beschermingsmaatregelen activeren; ingrijpende accountmaatregelen kunnen op verzoek worden beoordeeld.

15. Klachtrecht

U mag een klacht indienen bij een privacytoezichthouder. Voor ons is met name de Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen bevoegd. U kunt ook terecht bij de toezichthouder van uw gewone verblijfplaats, werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk.

16. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij werken deze verklaring bij als onze verwerking, diensten of wettelijke eisen veranderen. De actuele versie staat op teamwide.app/privacy. Over belangrijke wijzigingen informeren wij ook op passende wijze.