Politika zasebnosti

Ta pravilnik o zasebnosti pojasnjuje, kako d1 group, e-business GmbH (»Teamwide«, »mi« ali »nas«) obdeluje osebne podatke, ko obiščete teamwide.app, uporabljate račun ali delovni prostor, komunicirate z nami ali komunicirate s Teamwide prek table, povezave za skupno rabo ali povabila.

1. Upravljavec podatkov in kontakt

2. Obseg in vloge varstva podatkov

Za podatke o računu, pogodbenih podatkih, spletnih mestih, varnostnih in podpornih podatkih določamo namene in sredstva obdelave ter delujemo kot upravljavec.

Ko stranka uporablja Teamwide za ustvarjanje, shranjevanje ali skupno rabo tabel in sodelovanje v delovnem prostoru, stranka na splošno določi namen in bistvena sredstva obdelave. Za osebne podatke v tej vsebini na splošno delujemo kot njihov obdelovalec ali podobdelovalec. Pogoji obdelave osebnih podatkov v imenu stranke so navedeni v naši pogodbi DPA. Naš trenutni Podprocesorji objavljamo ločeno.

Vprašanja o pravni podlagi, izvoru ali izbrisu vsebine na strankini beli tabli je treba na splošno najprej nasloviti na stranko ali osebo, odgovorno za delovni prostor.

3. Kategorije osebnih podatkov

Glede na uporabo obdelamo zlasti:

• Podatki o računu in identiteti: ime, e-poštni naslov, organizacija, članstva v delovnih prostorih, vloga, nastavitve in jezik;
• Podatki o avtentifikaciji in varnosti: zgoščena vrednost gesla, obnovitveni dogodki in dogodki sej, večfaktorska konfiguracija, kjer je primerno, časi prijave, naslov IP, informacije o brskalniku in napravi ter varnostni dogodki;
• Pogodbeni podatki in podatki za zaračunavanje: načrt, omejitve uporabe, naslov za izstavitev računa, e-poštni naslov za izstavitev računa, podrobnosti o podjetju in davkih ter stanje računa in plačila, kjer je dogovorjeno zaračunavanje;
• Komunikacijski podatki: vsebina in kontekst podpore, prodaje, varnosti in druge korespondence;
• Podatki o sodelovanju in konfiguraciji: dovoljenja za tablo, povezave za skupno rabo, povabila, komentarji, informacije o prisotnosti in spremembah, integracije, poverilnice API-ja in šifrirane poverilnice za ponudnike AI;
• Podatki o uporabi in dnevniku: dostopane strani in funkcije, zahteve API in MCP, klici orodij, časovni žigi, stanje, tehnične napake, zakasnitve, identifikatorji dodelitev in revizijski dogodki; in
• Podatki o tabli in agentih, obdelani v imenu stranke: besedilo, opombe, oblike, povezave, slike, datoteke, zbirke, izvozi, konfiguracije agentov, navodila, zgodovine klepetov, odgovori, rezultati orodja in metapodatki o času izvajanja.

Za spletna plačila Stripe obdeluje tudi celotne podatke o plačilu, kot so podatki o kartici ali banki, in informacije o preprečevanju goljufij. Na splošno prejemamo in hranimo le omejene reference plačil in podatke o stanju, ne pa celotnih številk kartic ali kod za preverjanje kartice.

Posebne kategorije osebnih podatkov ali skrivnosti predložite le, če je to potrebno za namen in kjer obstaja ustrezna pravna podlaga. Pri ocenjevanju primernosti upoštevajte zlasti skupno rabo javne table in zunanjo obdelavo AI.

4. Viri podatkov

Podatke prejmemo neposredno od vas, od skrbnikov ali članov vašega delovnega prostora, samodejno ob uporabi spletnega mesta in storitve, iz povezanih aplikacij in integracij ter od ponudnikov infrastrukture, plačil in AI, ki se uporabljajo za zagotavljanje storitev.

5. Nameni in pravne podlage

Osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:

• sklepanje pogodb, vodenje računov in opravljanje storitev po členu 6(1)(b) GDPR;
• upravljanje stikov, delovnih prostorov, vlog in dovoljenj v skladu s členom 6(1)(b) in (f) GDPR;
• obračunavanje, računovodstvo in dokumentacija, ki jo zahteva davčno in gospodarsko pravo v skladu s členom 6(1)(b) in (c) GDPR;
• podpora, odpravljanje težav, delovanje in izboljšave izdelka v skladu s členom 6(1)(b) in (f) GDPR;
• avtentikacija, zloraba in preprečevanje goljufij, varnost in stabilnost IT v skladu s členom 6(1)(f) GDPR in veljavnimi pravnimi obveznostmi;
• uveljavljanje in obramba pravnih zahtevkov v skladu s členom 6(1)(f) GDPR; in
• sporočila ali obdelave na podlagi privolitve v skladu s členom 6(1)(a) GDPR, kjer jo izrecno pridobimo.

Naši zakoniti interesi so varno in zanesljivo delovanje platforme za sodelovanje, ščitimo stranke in uporabnike, preprečujemo zlorabo in vzdržujemo sledljivo upravljanje naših poslovnih odnosov.

6. Zahtevane informacije

Za uporabo so potrebni obvezni podatki ob registraciji in sklenitvi pogodbe. Brez potrebnih podatkov o računu, stikih, varnosti ali obračunavanju ne moremo zagotoviti računa ali določenih storitev. Stranka se odloči, katero vsebino table, datoteke in navodila agenta bo dobavila v okviru tehničnih in pravnih zahtev.

Hiter dostop prek povezav do tabel in povabil

Ko zavestno oddate svoj e-poštni naslov, se za nov naslov ustvari običajen brezplačen osebni račun. Pred potrditvijo e-pošte je na voljo le začasna seja za branje zahtevane javne table; njena zaščita z geslom ostane veljavna. Zasebna povabila in polni dostop do računa zahtevajo ločeno dokazilo, da je e-poštni naslov vaš. Uspešna potrditev prekliče začasne seje. Te podatke o računu, pošiljanju in potrditvi obdelujemo za zagotavljanje storitve na podlagi člena 6(1)(b) GDPR in za preprečevanje zlorab na podlagi člena 6(1)(f) GDPR. To ne pomeni prijave na oglaševanje ali e-novice.

Zabeležimo, ali je nov račun nastal prek javne povezave ali povabila, ID povezane table ter čas nastanka in potrditve. Te podatke uporabljamo za ocenjevanje postopka registracije na podlagi našega zakonitega interesa za izboljšanje storitve po členu 6(1)(f) GDPR. Nepotrjene in potrjene račune ocenjujemo ločeno. Ti podatki o računu se ne posredujejo trženjskim sledilnikom, hranijo se do običajnega izbrisa računa in zanje veljajo vaše zakonske pravice do ugovora in izbrisa.

7. Piškotki, lokalna shramba in pisave

Teamwide uporablja tehnično potrebne piškotke za sejo in izbiro računa za prijavo, aktivni delovni prostor, zaščito CSRF in, kjer je primerno, dostop do dovoljenj za skupno rabo table, zaščitenih z geslom. Piškotek produkcijske seje je zaščiten z Secure, HttpOnly in SameSite=Lax. Nastavitve, kot so videz in orodja za risanje, so lahko shranjene lokalno v brskalniku. Kadar je to potrebno za izrecno zahtevano funkcijo, to temelji na členu 25(2), št. 2 nemškega TDDDG.

Ne uporabljamo oglaševalskih ali nebistvenih analitičnih piškotkov. Za vgrajene plačilne funkcije lahko Stripe obdeluje tehnično potrebne podatke o povezavi in informacije o preprečevanju goljufij. Cloudflare obdeluje tehnične povezave in varnostne podatke za zaščito in dostavo aplikacije. Javne marketinške strani uporabljajo Owondo za statistiko ogledov strani in uporabe. Nalaganje skripta in pošiljanje dogodkov na in.owondo.com vključuje obdelavo tehničnih podatkov o povezavi. Analitični piškotki se ne uporabljajo. Dogodki obrazcev, prihodkov, prenosov, izhodnih povezav in dogodki po meri so izklopljeni.

Pisave dostavljamo skupaj s spletno stranjo iz lastne infrastrukture. Google Fonts ali rsms.me se ne pošlje nobenih zahtev za prikaz pisav.

8. Prejemniki in ponudniki storitev

Znotraj našega podjetja ga prejmejo samo osebe, ki potrebujejo dostop za delovanje, podporo, zaračunavanje, varnost ali pravne obveznosti. Drugi prejemniki lahko vključujejo:

• ponudniki storitev gostovanja, omrežja, varnosti, e-pošte in po potrebi umetne inteligence, opisani na seznamu Podprocesorji;
• Stripe za obdelavo plačil, upravljanje naročnin in računov ter preprečevanje goljufij;
• člani in skrbniki ustreznega delovnega prostora, prejemniki dovoljenj za skupno rabo table ter ponudniki integracij in modelov, ki jih izbere stranka;
• davčni svetovalci, odvetniki, zavarovalnice in drugi svetovalci, za katere veljajo obveznosti glede poklicne zaupnosti;
• organi in sodišča, kjer to zahteva zakon, na podlagi veljavne odredbe ali kot je potrebno za obrambo pravnih zahtevkov; in
• morebitnim kupcem ali pravnim naslednikom kot del poslovne transakcije, ob upoštevanju ustreznih varoval za zaupnost in varstvo podatkov.

Osebnih podatkov ne prodajamo in jih ne razkrivamo za vedenjsko oglaševanje.

9. Lokacije, AI in mednarodni prenosi

Aplikacija, baza podatkov in shramba datotek delujejo na naših strežnikih v Hetznerju v Falkensteinu v Nemčiji. Tam tudi sami upravljamo Agent Runner in Firecrawl za spletne raziskave. Za obveščanje po elektronski pošti uporabljamo lastne operativne storitve. Lokacija naših strežnikov ne pomeni, da vsa obdelava s strani zunanjih ponudnikov poteka izključno v Nemčiji ali EU.

Cloudflare upravlja svetovno omrežje. Ponudniki Stripe in omogočene AI lahko obdelujejo podatke zunaj Evropskega gospodarskega prostora (EGP). Odvisno od ponudnika in obdelave so potrebni prenosi odvisni od odločitve o ustreznosti, standardnih pogodbenih klavzul Evropske komisije in dodatnih zaščitnih ukrepov. Informacije so povezane na strani Podprocesorji.

Funkcije AI uporabljajo ključe API, ki jih zagotovite sami. Za klice modelov ni skupnega privzetega ključa Teamwide. Odvisno od vaše konfiguracije se lahko navodila, zgodovine klepetov in vsebina table, ki je dostopna znotraj dovoljenj, prenesejo k vašemu izbranemu ponudniku. Teamwide ne posreduje vaše vsebine za učenje UI. Vaše pogodbe z vašim ponudnikom urejajo njihovo obdelavo, zlasti hrambo in morebitno uporabo za usposabljanje.

Omogočena orodja za iskanje in iskanje obdelujejo iskalne poizvedbe in ciljne naslove. Pridobivanje zunanje vsebine vzpostavi povezave z ustreznimi spletnimi mesti. Stranka nadzira uporabo prek nastavitev posrednika, orodja in ponudnika.

10. Obdobja hrambe

Podatki o računu, table, datoteke, dovoljenja za skupno rabo in shranjeni klepeti agentov se običajno shranjujejo za čas trajanja računa ali delovnega prostora in ustrezne uporabe. Samo preklic naročnine ne izbriše delovnega prostora; po koncu plačanega obdobja postane samo za branje.

Ko so vsebina, računi ali delovni prostori izbrisani, odstranimo ustrezne podatke iz aktivnih sistemov z našimi tehničnimi postopki brisanja, razen če zakonske obveznosti hrambe ali zakonsko zahtevana zadržanja tega preprečujejo. Varnostne kopije lahko ostanejo, dokler jih redno ne prepišete. Evidence zaračunavanja se hranijo za zakonsko določena obdobja v skladu z gospodarsko in davčno zakonodajo. Varnostne in pravne evidence hranimo le toliko časa, kot je potrebno za preiskavo, zaščito ali pravno obrambo.

Podatkov, ki so že izvoženi, kopirani ali pridobljeni prek skupne rabe iz sistemov prejemnikov, ne moremo izbrisati. Nadaljnje shranjevanje pri zunanjih ponudnikih AI je odvisno od izbrane konfiguracije in njihovih pogodbenih pogojev. Za vprašanja o določenih izbrisih se obrnite na [email protected] .

Pri hitrem dostopu enkratno e-poštno dokazilo velja 15 minut, začasna seja table pa največ eno uro. Za nove nepotrjene račune od šestega dne pošljemo en opomnik, od sedmega dne pa račun skupaj s praznim osebnim prostorom izbrišemo ob naslednjem čiščenju, ki se izvaja vsako uro. Obstoječi in potrjeni računi so iz tega izvzeti. Tehnične zahteve za registracijo se odstranijo po osmih dneh, potekle začasne seje ob urnem čiščenju, zgoščeni podatki za omejevanje pogostosti zahtev pa najpozneje en dan po izteku njihovega časovnega okna. Zakonske obveznosti hrambe in potrebna varnostna dokazila ostanejo nespremenjena.

11. Varnost

Izvajamo tehnične in organizacijske ukrepe, primerne tveganju. Ti vključujejo preverjanje dostopa glede na račun, vlogo in dovoljenja za skupno rabo table, zaščitene podatke za prijavo, prijavo z dvofaktorskim preverjanjem pristnosti, ki jo je mogoče vključiti po izbiri, šifriran prenos, šifriranje shranjenih ključev API za umetno inteligenco, filtriranje dnevnikov, funkcije brisanja in sprotno varnostno kopiranje podatkov na naše lastne strežnike v gruči. Podrobnosti so opisane v prilogi s tehničnimi in organizacijskimi ukrepi (TOM) k pogodbi DPA.

Noben sistem za prenos ali shranjevanje ni popolnoma brez tveganja. Stranke morajo ustrezno zaščititi naprave, poverilnice, ključe API, integracije in dovoljenja za skupno rabo ter nemudoma prijaviti sum nepooblaščenega dostopa.

12. Vaše pravice

V skladu z zakonskimi pogoji imate pravico do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, prenosljivosti podatkov in ugovora. Soglasje lahko kadar koli prekličete z veljavnostjo za prihodnost.

Kadar obdelava temelji na zakonitih interesih, lahko ugovarjate na podlagi razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem. Obdelavi za neposredno trženje lahko kadar koli ugovarjate brez navedbe razlogov.

Za uveljavljanje svojih pravic pišite na [email protected] . Morda bomo zahtevali podatke, potrebne za preverjanje vaše identitete in upravičenosti.

13. Zahteve v zvezi s tablami in delovnimi prostori strank

Za osebne podatke, ki jih stranka obdeluje na tabli, komentarjih ali posredniškem klepetu, se najprej obrnite na to stranko z vprašanji o izvoru, pravni podlagi, popravku ali izbrisu. Če stopite v stik z nami, lahko zahtevamo informacije za identifikacijo table ali delovnega prostora in posredujemo vašo zahtevo v skladu z našimi pravnimi obveznostmi. Glede lastnega računa in pogodbenih podatkov se lahko obrnete neposredno na nas.

14. Avtomatizirane odločitve

O posameznikih ne sprejemamo odločitev zgolj na podlagi avtomatizirane obdelave, ki ima pravne učinke ali nanje podobno pomembno vpliva. Samodejni varnostni signali in signali zlorabe lahko sprožijo tehnične zaščitne ukrepe; pomembni ukrepi v zvezi z uporabniškimi računi se lahko pregledajo na zahtevo.

15. Pravica do pritožbe

Imate pravico do pritožbe pri nadzornem organu za varstvo podatkov. Pristojni organ za nas je zlasti državni komisar za varstvo podatkov in svobodo informacij Severnega Porenja-Vestfalije. Obrnete se lahko tudi na nadzorni organ vašega običajnega prebivališča, delovnega mesta ali kraja domnevne kršitve.

16. Spremembe tega pravilnika o zasebnosti

Ta pravilnik posodobimo, ko se spremenijo naše obdelave, storitve ali pravne zahteve. Trenutna različica je na voljo na teamwide.app/privacy. O pomembnih spremembah tudi ustrezno obveščamo.