Informativa privacy

Questa informativa privacy spiega come d1 group, e-business GmbH («Teamwide», «noi») tratta i dati personali quando visitate teamwide.app, utilizzate un account o spazio di lavoro, comunicate con noi o interagite con Teamwide tramite una lavagna, un link di condivisione o un invito.

1. Titolare del trattamento e contatti

2. Ambito e ruoli nella protezione dei dati

Per i dati di account, contratto, sito, sicurezza e assistenza determiniamo finalità e mezzi del trattamento e agiamo come titolare.

Quando un cliente usa Teamwide per creare, memorizzare o condividere lavagne e collaborare nello spazio di lavoro, di norma determina finalità e mezzi essenziali del trattamento. Per i dati personali in tali contenuti agiamo generalmente come suo responsabile o sub-responsabile. Le condizioni del trattamento per conto del cliente sono riportate nel nostro DPA. Pubblichiamo separatamente gli attuali Sub-responsabili.

Le domande sulla base giuridica, l’origine o l’eliminazione dei contenuti di una lavagna cliente vanno generalmente rivolte prima al cliente o alla persona responsabile dello spazio di lavoro.

3. Categorie di dati personali

A seconda dell’utilizzo, trattiamo in particolare:

• Dati di account e identità: nome, indirizzo email, organizzazione, appartenenza agli spazi di lavoro, ruolo, impostazioni e lingua;
• Dati di autenticazione e sicurezza: hash della password, eventi di recupero e sessione, eventuale configurazione multifattore, orari di accesso, indirizzo IP, informazioni su browser e dispositivo ed eventi di sicurezza;
• Dati contrattuali e di fatturazione: piano, quote, indirizzo di fatturazione, email di fatturazione, dati aziendali e fiscali e stato delle fatture e dei pagamenti quando la fatturazione è concordata;
• Dati di comunicazione: contenuto e contesto della corrispondenza di assistenza, vendita, sicurezza e altro tipo;
• Dati di collaborazione e configurazione: permessi sulle lavagne, link di condivisione, inviti, commenti, informazioni su presenza e modifiche, integrazioni, credenziali API e credenziali cifrate dei fornitori IA;
• Dati di utilizzo e registro: pagine e funzioni consultate, richieste API e MCP, chiamate agli strumenti, marcature temporali, stati, errori tecnici, latenze, identificativi di assegnazione ed eventi di audit; nonché
• Dati di lavagne e agenti per conto del cliente: testi, note, forme, collegamenti, immagini, file, raccolte, esportazioni, configurazioni degli agenti, istruzioni, cronologie delle chat, risposte, risultati degli strumenti e metadati di esecuzione.

Per i pagamenti online, Stripe tratta anche informazioni di pagamento complete, ad esempio dati di carte o bancari, e informazioni per prevenire frodi. Generalmente riceviamo e conserviamo solo riferimenti di pagamento limitati e dati di stato, non numeri completi delle carte o codici di verifica.

Trasmettete categorie particolari di dati personali o segreti solo se necessario allo scopo e con un’adeguata base giuridica. Nel valutare l’idoneità considerate in particolare le condivisioni pubbliche delle lavagne e il trattamento IA esterno.

4. Fonti dei dati

Riceviamo dati direttamente da voi, dagli amministratori o membri del vostro spazio di lavoro, automaticamente durante l’uso del sito e del servizio, dalle applicazioni e integrazioni collegate e dai fornitori di infrastruttura, pagamento e IA impiegati per le prestazioni.

5. Finalità e basi giuridiche

Trattiamo dati personali per le seguenti finalità:

• conclusione del contratto, gestione degli account e fornitura delle prestazioni ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b GDPR;
• gestione di contatti, spazi di lavoro, ruoli e autorizzazioni ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere b e f GDPR;
• fatturazione, contabilità e documentazione fiscale e commerciale ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere b e c GDPR;
• assistenza, risoluzione dei problemi, funzionamento e miglioramento del prodotto ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere b e f GDPR;
• autenticazione, prevenzione di abusi e frodi, sicurezza informatica e stabilità ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f GDPR e degli obblighi legali applicabili;
• esercizio e difesa di diritti ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f GDPR; nonché
• comunicazione o trattamento basati sul consenso ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a GDPR, quando lo richiediamo espressamente.

I nostri legittimi interessi sono il funzionamento sicuro e affidabile di una piattaforma collaborativa, la protezione di clienti e utenti, la prevenzione di abusi e la gestione tracciabile dei rapporti commerciali.

6. Informazioni necessarie

Le informazioni obbligatorie in fase di registrazione e conclusione del contratto sono necessarie per l’utilizzo. Senza i dati necessari di account, contatto, sicurezza o fatturazione non possiamo fornire un account o determinate prestazioni. Il cliente sceglie quali contenuti delle lavagne, file e istruzioni agli agenti inserire, nel rispetto dei requisiti tecnici e legali.

Accesso rapido tramite link alle lavagne e inviti

Quando invia consapevolmente il Suo indirizzo email, se l’indirizzo è nuovo viene creato un normale account personale gratuito. Prima della verifica dell’email è disponibile soltanto una sessione temporanea di sola lettura per la lavagna pubblica richiesta; l’eventuale protezione con password resta valida. Gli inviti privati e l’accesso completo all’account richiedono una verifica separata della titolarità dell’email. Una verifica riuscita revoca le sessioni provvisorie. Trattiamo questi dati relativi all’account, all’invio e alla verifica per fornire il servizio ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b, del GDPR e prevenire gli abusi ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f, del GDPR. Questo non comporta l’iscrizione a pubblicità o newsletter.

Registriamo se un nuovo account proviene da un link pubblico o da un invito, l’ID della lavagna associata e le date e gli orari di creazione e verifica. Utilizziamo queste informazioni per valutare il processo di registrazione sulla base del nostro legittimo interesse a migliorare il servizio, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f, del GDPR. Gli account non verificati e quelli verificati vengono analizzati separatamente. Questi dati relativi all’account non vengono trasmessi a sistemi di tracciamento per il marketing, restano memorizzati fino alla normale cancellazione dell’account e sono soggetti ai diritti di opposizione e cancellazione previsti dalla legge.

7. Cookie, archiviazione locale e caratteri

Teamwide utilizza cookie di sessione e selezione dell’account tecnicamente necessari per l’accesso, lo spazio di lavoro attivo, la protezione CSRF ed eventualmente l’accesso a condivisioni protette da password. Il cookie di sessione in produzione è protetto con Secure, HttpOnly e SameSite=Lax. Impostazioni quali aspetto e strumenti di disegno possono essere memorizzate localmente nel browser. Quando necessario per una funzione espressamente richiesta, ciò avviene sulla base del § 25, comma 2, n. 2 della legge tedesca TDDDG. Quando scegliete una lingua, Teamwide la salva in un cookie di preferenza tecnicamente necessario per mantenere la scelta nelle visite successive.

Non utilizziamo cookie pubblicitari o di analisi non necessari. Nelle funzioni di pagamento incorporate, Stripe può trattare dati di connessione tecnicamente necessari e informazioni per prevenire frodi. Cloudflare tratta dati tecnici di connessione e sicurezza per proteggere e distribuire l’applicazione. Le pagine pubbliche di presentazione utilizzano Owondo per statistiche sulle visualizzazioni e sull’utilizzo. Il caricamento dello script e l’invio di eventi a in.owondo.com comportano il trattamento di dati tecnici di connessione. Non vengono utilizzati cookie di analisi. Gli eventi relativi a moduli, ricavi, download, link in uscita ed eventi personalizzati sono disattivati.

I caratteri sono distribuiti insieme al sito dalla nostra infrastruttura. Per visualizzarli non vengono inviate richieste a Google Fonts o rsms.me.

8. Destinatari e fornitori

All’interno dell’azienda accedono ai dati solo le persone che ne hanno bisogno per operatività, assistenza, fatturazione, sicurezza o obblighi legali. Altri destinatari possono essere:

• i fornitori di hosting, rete, sicurezza, email ed eventualmente IA descritti nell’elenco dei Sub-responsabili;
• Stripe per elaborazione dei pagamenti, gestione di abbonamenti e fatture e prevenzione delle frodi;
• membri e amministratori dello spazio di lavoro interessato, destinatari delle condivisioni, integrazioni e fornitori di modelli scelti dal cliente;
• consulenti fiscali, avvocati, assicuratori e altri consulenti soggetti al segreto professionale;
• autorità e tribunali in presenza di obblighi legali, ordini validi o necessità di difesa legale; nonché
• potenziali acquirenti o successori nell’ambito di operazioni societarie, con adeguate garanzie di riservatezza e protezione dei dati.

Non vendiamo dati personali né li comunichiamo per pubblicità comportamentale.

9. Ubicazioni, IA e trasferimenti internazionali

Applicazione, database e archivio file funzionano sui nostri server presso Hetzner a Falkenstein, Germania. Qui gestiamo direttamente anche l’Agent Runner e Firecrawl per le ricerche web. Per le notifiche email utilizziamo nostri servizi operativi. L’ubicazione dei server non significa che tutti i trattamenti di fornitori esterni avvengano esclusivamente in Germania o nell’UE.

Cloudflare gestisce una rete mondiale. Stripe e i fornitori IA attivati possono trattare dati fuori dallo Spazio economico europeo (SEE). Secondo il fornitore e il trattamento, i trasferimenti necessari si basano su una decisione di adeguatezza, le clausole contrattuali tipo della Commissione europea e garanzie supplementari. Le informazioni sono collegate nella pagina Sub-responsabili.

Le funzioni IA utilizzano le chiavi API che inserite personalmente. Non esiste una chiave standard Teamwide condivisa per le chiamate ai modelli. Secondo la configurazione, istruzioni, cronologie delle chat e contenuti delle lavagne accessibili con le autorizzazioni possono essere trasmessi al fornitore scelto. Teamwide non trasmette i vostri contenuti per l’addestramento IA. Il trattamento del fornitore, in particolare conservazione ed eventuale utilizzo per addestramento, è disciplinato dai vostri accordi con lui.

Gli strumenti di ricerca e recupero attivati trattano query e indirizzi di destinazione. Il recupero di contenuti esterni crea connessioni ai rispettivi siti. Il cliente controlla l’uso tramite le impostazioni di agenti, strumenti e fornitori.

10. Durata della conservazione

Dati di account, lavagne, file, condivisioni e chat salvate degli agenti sono generalmente conservati per la durata dell’account o spazio di lavoro e del relativo utilizzo. La sola disdetta non elimina lo spazio di lavoro, che diventa di sola lettura alla fine del periodo pagato.

Quando vengono eliminati contenuti, account o spazi di lavoro, rimuoviamo i dati interessati dai sistemi attivi attraverso i nostri processi tecnici di eliminazione, salvo obblighi legali di conservazione o blocchi giuridicamente necessari. Le copie di backup possono restare fino alla normale sovrascrittura. I documenti di fatturazione sono conservati per i termini legali commerciali e fiscali. Conserviamo documenti di sicurezza e legali solo per il tempo necessario a indagini, protezione o difesa legale.

Non possiamo eliminare dai sistemi dei destinatari dati già esportati, copiati o recuperati tramite condivisioni. L’ulteriore conservazione presso fornitori IA esterni dipende dalla configurazione scelta e dalle loro condizioni contrattuali. Per domande su eliminazioni specifiche contattate [email protected] .

Per l’accesso rapido, il codice monouso di verifica dell’email è valido per 15 minuti e la sessione provvisoria della lavagna dura al massimo un’ora. Per i nuovi account non verificati inviamo un solo promemoria a partire dal sesto giorno ed eliminiamo l’account e la sua area personale vuota a partire dal settimo giorno, durante la successiva pulizia oraria. Gli account esistenti e quelli verificati sono esclusi. Le richieste tecniche di registrazione vengono eliminate dopo otto giorni, le sessioni provvisorie scadute durante la pulizia oraria e i dati di limitazione delle richieste memorizzati tramite hash entro un giorno dalla scadenza della relativa finestra temporale. Restano fermi gli obblighi legali di conservazione e le prove necessarie per la sicurezza.

11. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio. Tra queste rientrano controlli degli accessi basati su account, ruolo e autorizzazioni di condivisione della lavagna, credenziali protette, autenticazione a due fattori attivabile facoltativamente, trasmissione cifrata, cifratura delle chiavi API per l’IA memorizzate, filtraggio dei log, funzioni di eliminazione e backup dei dati effettuati con continuità sui nostri server nel cluster. I dettagli sono descritti nell’allegato sulle misure tecniche e organizzative (TOM) del DPA.

Nessun sistema di trasmissione o archiviazione è totalmente privo di rischi. I clienti devono proteggere adeguatamente dispositivi, credenziali, chiavi API, integrazioni e condivisioni e segnalare immediatamente sospetti accessi non autorizzati.

12. I vostri diritti

Alle condizioni previste dalla legge avete diritto ad accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e opposizione. Potete revocare il consenso in qualsiasi momento con effetto futuro.

Per trattamenti basati su legittimi interessi potete opporvi per motivi connessi alla vostra situazione particolare. Potete opporvi in qualsiasi momento e senza motivazione al trattamento per marketing diretto.

Per esercitare i diritti scrivete a [email protected] . Possiamo richiedere informazioni necessarie a verificare identità e legittimazione.

13. Richieste su lavagne e spazi di lavoro dei clienti

Per dati personali trattati da un cliente in una lavagna, commento o chat di agente, rivolgete prima a quel cliente le domande su origine, base giuridica, rettifica o eliminazione. Se ci contattate, possiamo chiedere informazioni per individuare la lavagna o lo spazio di lavoro e inoltrare la richiesta secondo i nostri obblighi legali. Per i vostri dati di account e contratto potete contattarci direttamente.

14. Decisioni automatizzate

Non prendiamo decisioni sulle persone basate esclusivamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o le incidano in modo analogamente significativo. Segnali automatici di sicurezza e abuso possono attivare protezioni tecniche; le misure rilevanti sugli account possono essere riesaminate su richiesta.

15. Diritto di reclamo

Avete diritto di presentare reclamo a un’autorità di controllo per la protezione dei dati. È per noi competente in particolare l’autorità per la protezione dei dati e la libertà d’informazione della Renania Settentrionale-Vestfalia. Potete anche rivolgervi all’autorità del luogo di residenza abituale, di lavoro o della presunta violazione.

16. Modifiche dell’informativa privacy

Aggiorniamo questa informativa quando cambiano trattamenti, prestazioni o requisiti legali. La versione corrente è disponibile su teamwide.app/privacy. Comunichiamo inoltre in modo appropriato le modifiche sostanziali.