Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité explique comment d1 group, e-business GmbH (« Teamwide », « nous ») traite les données personnelles lorsque vous visitez teamwide.app, utilisez un compte ou un espace de travail, communiquez avec nous ou interagissez avec Teamwide via un tableau, un lien de partage ou une invitation.

1. Responsable du traitement et contact

2. Champ d’application et rôles en matière de protection des données

Pour les données de compte, de contrat, du site, de sécurité et d’assistance, nous déterminons les finalités et les moyens du traitement et agissons en tant que responsable du traitement.

Lorsqu’un client utilise Teamwide pour créer, stocker ou partager des tableaux et collaborer dans un espace de travail, il détermine en principe la finalité et les moyens essentiels du traitement. Pour les données personnelles de ces contenus, nous agissons en principe comme son sous-traitant ou sous-traitant ultérieur. Les conditions du traitement pour le compte du client figurent dans notre DPA. Nous publions séparément nos Sous-traitants actuels.

Les questions relatives à la base juridique, à l’origine ou à la suppression des contenus d’un tableau client doivent en principe être adressées d’abord au client ou à la personne responsable de l’espace de travail.

3. Catégories de données personnelles

Selon l’utilisation, nous traitons notamment :

• Données de compte et d’identité : nom, adresse e-mail, organisation, appartenances aux espaces de travail, rôle, paramètres et langue ;
• Données d’authentification et de sécurité : empreinte du mot de passe, événements de récupération et de session, éventuelle configuration multifacteur, heures de connexion, adresse IP, informations sur le navigateur et l’appareil et événements de sécurité ;
• Données contractuelles et de facturation : formule, quotas, adresse de facturation, adresse électronique de facturation, informations sur l’entreprise et la fiscalité et état des factures et paiements si la facturation est convenue ;
• Données de communication : contenu et contexte des échanges d’assistance, commerciaux, de sécurité et autres ;
• Données de collaboration et de configuration : droits sur les tableaux, liens de partage, invitations, commentaires, informations de présence et de modification, intégrations, identifiants API et identifiants chiffrés des fournisseurs d’IA ;
• Données d’utilisation et journaux : pages et fonctionnalités consultées, requêtes API et MCP, appels d’outils, horodatages, états, erreurs techniques, latences, identifiants d’affectation et événements d’audit ; ainsi que
• Données de tableaux et d’agents traitées pour le client : textes, notes, formes, connexions, images, fichiers, collections, exportations, configurations d’agents, instructions, historiques de conversation, réponses, résultats d’outils et métadonnées d’exécution.

Lors des paiements en ligne, Stripe traite également les informations de paiement complètes, telles que les données de carte ou bancaires, et les informations de prévention de la fraude. Nous ne recevons et ne stockons en principe que des références de paiement limitées et des données d’état, sans numéros complets de carte ni cryptogrammes.

Ne transmettez des catégories particulières de données personnelles ou des secrets que si cela est nécessaire à la finalité et repose sur une base juridique appropriée. Lors de l’évaluation de l’adéquation, tenez notamment compte des partages publics de tableaux et du traitement externe par l’IA.

4. Sources des données

Nous recevons les données directement de vous, des administrateurs ou membres de votre espace de travail, automatiquement lors de l’utilisation du site et du service, des applications et intégrations connectées et des fournisseurs d’infrastructure, de paiement et d’IA utilisés pour fournir les prestations.

5. Finalités et bases juridiques

Nous traitons les données personnelles aux fins suivantes :

• conclusion du contrat, gestion des comptes et fourniture des prestations selon l’article 6, paragraphe 1, point b du RGPD ;
• gestion des contacts, espaces de travail, rôles et autorisations selon l’article 6, paragraphe 1, points b et f du RGPD ;
• facturation, comptabilité et documentation fiscale et commerciale selon l’article 6, paragraphe 1, points b et c du RGPD ;
• assistance, résolution des problèmes, exploitation et amélioration du produit selon l’article 6, paragraphe 1, points b et f du RGPD ;
• authentification, prévention des abus et de la fraude, sécurité informatique et stabilité selon l’article 6, paragraphe 1, point f du RGPD et les obligations légales applicables ;
• exercice et défense de droits en justice selon l’article 6, paragraphe 1, point f du RGPD ; ainsi que
• communication ou traitement fondé sur le consentement selon l’article 6, paragraphe 1, point a du RGPD, lorsque nous le recueillons expressément.

Nos intérêts légitimes résident dans l’exploitation sûre et fiable d’une plateforme de collaboration, la protection des clients et utilisateurs, la prévention des abus et la gestion traçable de nos relations commerciales.

6. Informations nécessaires

Les informations obligatoires à l’inscription et à la conclusion du contrat sont nécessaires à l’utilisation. Sans les données de compte, de contact, de sécurité ou de facturation nécessaires, nous ne pouvons fournir de compte ou certaines prestations. Le client décide des contenus de tableaux, fichiers et instructions d’agents qu’il fournit, dans le respect des exigences techniques et juridiques.

Accès rapide par les liens de tableaux et les invitations

Lorsque vous soumettez délibérément votre adresse e-mail, un compte personnel gratuit ordinaire est créé pour une nouvelle adresse. Avant la vérification de l’e-mail, seule une session temporaire en lecture seule du tableau public demandé est disponible ; sa protection par mot de passe reste applicable. Les invitations privées et l’accès complet au compte nécessitent une preuve distincte de la maîtrise de l’adresse e-mail. Une vérification réussie révoque les sessions provisoires. Nous traitons ces données de compte, d’envoi et de vérification pour fournir le service conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD et prévenir les abus conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Cela ne vous inscrit à aucune publicité ni newsletter.

Nous enregistrons si un nouveau compte provient d’un lien public ou d’une invitation, l’identifiant du tableau associé ainsi que les dates et heures de création et de vérification. Nous utilisons ces informations pour évaluer le parcours d’inscription sur la base de notre intérêt légitime à améliorer le service, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Les comptes non vérifiés et vérifiés sont évalués séparément. Ces données liées au compte ne sont pas transmises à des traceurs marketing, restent conservées jusqu’à la suppression normale du compte et sont soumises à vos droits légaux d’opposition et d’effacement.

7. Cookies, stockage local et polices

Teamwide utilise des cookies de session et de sélection du compte techniquement nécessaires à la connexion, à l’espace de travail actif, à la protection CSRF et, le cas échéant, à l’accès aux tableaux partagés protégés par mot de passe. Le cookie de session en production est protégé par Secure, HttpOnly et SameSite=Lax. Les paramètres d’apparence et d’outils de dessin peuvent être stockés localement dans le navigateur. Dans la mesure nécessaire à une fonction expressément demandée, cela repose sur le § 25, alinéa 2, point 2 de la loi allemande TDDDG. Lorsque vous choisissez une langue, Teamwide l’enregistre dans un cookie de préférence techniquement nécessaire afin de conserver votre choix lors des visites ultérieures.

Nous n’utilisons aucun cookie publicitaire ni cookie d’analyse non nécessaire. Pour les fonctions de paiement intégrées, Stripe peut traiter des données de connexion techniquement nécessaires et des informations de prévention de la fraude. Cloudflare traite des données techniques de connexion et de sécurité pour protéger et distribuer l’application. Les pages publiques de présentation utilisent Owondo pour les statistiques de pages vues et d’utilisation. Le chargement du script et l’envoi d’événements à in.owondo.com impliquent le traitement de données techniques de connexion. Aucun cookie d’analyse n’est utilisé. Les événements de formulaire, de chiffre d’affaires, de téléchargement, de liens sortants et les événements personnalisés sont désactivés.

Les polices sont distribuées avec le site depuis notre propre infrastructure. Aucune requête n’est envoyée à Google Fonts ou rsms.me pour l’affichage des polices.

8. Destinataires et prestataires

Au sein de notre entreprise, seules les personnes ayant besoin d’un accès pour l’exploitation, l’assistance, la facturation, la sécurité ou des obligations légales y ont accès. Les autres destinataires peuvent être :

• les prestataires d’hébergement, de réseau, de sécurité, de messagerie et, le cas échéant, d’IA décrits dans la liste des Sous-traitants ;
• Stripe pour le traitement des paiements, la gestion des abonnements et factures et la prévention de la fraude ;
• les membres et administrateurs de l’espace de travail concerné, destinataires des partages de tableaux, intégrations et fournisseurs de modèles choisis par le client ;
• les conseillers fiscaux, avocats, assureurs et autres conseillers soumis au secret professionnel ;
• les autorités et tribunaux en cas d’obligation légale, d’ordre valable ou pour la défense juridique nécessaire ; ainsi que
• d’éventuels acquéreurs ou successeurs légaux dans le cadre d’une opération d’entreprise, sous des garanties appropriées de confidentialité et de protection des données.

Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les transmettons pas à des fins de publicité comportementale.

9. Localisation, IA et transferts internationaux

L’application, la base de données et le stockage de fichiers fonctionnent sur nos serveurs chez Hetzner à Falkenstein, en Allemagne. Nous y exploitons également nous-mêmes l’Agent Runner et Firecrawl pour la recherche web. Pour les notifications électroniques, nous utilisons nos propres services opérationnels. La localisation de nos serveurs ne signifie pas que tous les traitements par des prestataires externes ont lieu exclusivement en Allemagne ou dans l’UE.

Cloudflare exploite un réseau mondial. Stripe et les fournisseurs d’IA activés peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen (EEE). Selon le fournisseur et le traitement, les transferts nécessaires reposent sur une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types de la Commission européenne et des garanties complémentaires. Des informations sont accessibles sur la page Sous-traitants.

Les fonctions d’IA utilisent les clés API que vous fournissez vous-même. Il n’existe aucune clé standard Teamwide partagée pour les appels de modèles. Selon votre configuration, les instructions, historiques de conversation et contenus de tableaux accessibles dans le cadre des autorisations peuvent être transmis au fournisseur choisi. Teamwide ne transmet pas vos contenus pour l’entraînement de l’IA. Vos accords avec votre fournisseur régissent son traitement, notamment la conservation et une éventuelle utilisation pour l’entraînement.

Les outils de recherche et de récupération activés traitent les requêtes et adresses cibles. La récupération de contenus externes établit des connexions aux sites concernés. Le client contrôle l’utilisation via les paramètres d’agents, d’outils et de fournisseurs.

10. Durée de conservation

Les données de compte, tableaux, fichiers, partages et conversations enregistrées avec les agents sont en principe conservés pendant la durée du compte ou de l’espace de travail et de l’utilisation correspondante. La seule résiliation de l’abonnement ne supprime pas l’espace de travail ; il devient accessible en lecture seule à la fin de la période payée.

Lors de la suppression de contenus, comptes ou espaces de travail, nous retirons les données concernées des systèmes actifs par nos processus techniques de suppression, sauf obligations légales de conservation ou blocages légalement nécessaires contraires. Les sauvegardes peuvent subsister jusqu’à leur écrasement habituel. Les documents de facturation sont conservés pendant les durées légales commerciales et fiscales. Nous ne conservons les documents de sécurité et juridiques que le temps nécessaire à l’enquête, à la protection ou à la défense juridique.

Nous ne pouvons supprimer des systèmes des destinataires les données déjà exportées, copiées ou obtenues via des partages. La conservation ultérieure par les fournisseurs d’IA externes dépend de la configuration choisie et de leurs conditions contractuelles. Pour toute question sur une suppression précise, contactez [email protected] .

Pour l’accès rapide, la preuve par e-mail à usage unique est valable 15 minutes et la session provisoire du tableau une heure au maximum. Pour les nouveaux comptes non vérifiés, nous envoyons un rappel unique à partir du sixième jour et supprimons le compte ainsi que son espace personnel vide à partir du septième jour, lors du prochain nettoyage horaire. Les comptes existants et vérifiés sont exclus. Les demandes techniques d’inscription sont supprimées après huit jours, les sessions provisoires expirées lors du nettoyage horaire et les données de limitation de débit hachées au plus tard un jour après l’expiration de leur fenêtre temporelle. Les obligations légales de conservation et les preuves de sécurité nécessaires demeurent inchangées.

11. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque. Elles comprennent des contrôles d’accès selon le compte, le rôle et les autorisations de partage du tableau, des identifiants protégés, une authentification à deux facteurs activable en option, la transmission chiffrée, le chiffrement des clés API d’IA enregistrées, le filtrage des journaux, des fonctions de suppression et des sauvegardes de données récurrentes sur nos propres serveurs du cluster. Les détails figurent dans l’annexe relative aux mesures techniques et organisationnelles (TOM) du DPA.

Aucun système de transmission ou de stockage n’est totalement sans risque. Les clients doivent protéger convenablement appareils, identifiants, clés API, intégrations et partages et signaler sans délai tout accès non autorisé présumé.

12. Vos droits

Sous les conditions légales, vous disposez de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d’opposition. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment avec effet pour l’avenir.

En cas de traitement fondé sur des intérêts légitimes, vous pouvez vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière. Vous pouvez vous opposer à tout moment, sans motif, au traitement à des fins de prospection directe.

Pour exercer vos droits, écrivez à [email protected] . Nous pouvons demander les informations nécessaires pour vérifier votre identité et votre qualité à agir.

13. Demandes relatives aux tableaux et espaces de travail des clients

Pour les données personnelles traitées par un client dans un tableau, un commentaire ou une conversation avec un agent, adressez d’abord à ce client vos questions sur l’origine, la base juridique, la rectification ou la suppression. Si vous nous contactez, nous pouvons demander des informations pour identifier le tableau ou l’espace de travail et transmettre votre demande conformément à nos obligations légales. Vous pouvez nous contacter directement concernant vos propres données de compte et de contrat.

14. Décisions automatisées

Nous ne prenons aucune décision concernant des personnes reposant exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets juridiques ou les affectant de manière similaire significative. Les signaux automatiques de sécurité et d’abus peuvent déclencher des protections techniques ; les mesures importantes concernant un compte peuvent être examinées sur demande.

15. Droit de réclamation

Vous avez le droit de saisir une autorité de contrôle de la protection des données. L’autorité notamment compétente pour nous est la commissaire à la protection des données et à la liberté d’information de Rhénanie-du-Nord-Westphalie. Vous pouvez également saisir l’autorité de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l’infraction présumée.

16. Modifications de cette politique de confidentialité

Nous actualisons cette politique en cas de modification de nos traitements, prestations ou exigences légales. La version actuelle est disponible sur teamwide.app/privacy. Nous informons également de façon appropriée des modifications importantes.