Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak d1 group, e-business GmbH (‚Teamwide‘, ‚my‘ nebo ‚nás‘) zpracovává osobní údaje, když navštívíte teamwide.app, používáte účet nebo pracovní prostor, komunikujete s námi nebo komunikujete s Teamwide prostřednictvím tabule, sdílení odkazu nebo pozvánky.

1. Správce údajů a kontakt

2. Rozsah a role ochrany dat

U údajů účtu, smlouvy, webu, zabezpečení a podpory určujeme účely a prostředky zpracování a jednáme jako správce.

Když zákazník používá Teamwide k vytváření, ukládání nebo sdílení tabulí a ke spolupráci v pracovním prostoru, zákazník obecně určuje účel a základní prostředky zpracování. U osobních údajů v tomto obsahu obecně vystupujeme jako jejich zpracovatel nebo dílčí zpracovatel. Podmínky zpracování osobních údajů jménem zákazníka najdete v naší smlouvě DPA. Naše aktuální Dílčí zpracovatelé zveřejňujeme samostatně.

Otázky týkající se právního základu, původu nebo vymazání obsahu na tabuli zákazníka by obecně měly být nejprve směřovány zákazníkovi nebo osobě odpovědné za pracovní prostor.

3. Kategorie osobních údajů

V závislosti na použití zpracováváme zejména:

• Údaje o účtu a totožnosti: jméno, e-mailová adresa, organizace, členství v pracovních prostorech, role, nastavení a jazyk;
• Ověřovací a bezpečnostní údaje: hash hesla, události obnovení a relace, případně vícefaktorová konfigurace, časy přihlášení, adresa IP, informace o prohlížeči a zařízení a události zabezpečení;
• Smluvní a fakturační údaje: tarif, limity využití, fakturační adresa, fakturační e-mailová adresa, firemní a daňové údaje a stav faktur a plateb, pokud je fakturace sjednána;
• Komunikační údaje: obsah a kontext podpory, prodeje, bezpečnosti a další korespondence;
• Údaje o spolupráci a konfiguraci: oprávnění k tabuli, sdílení odkazů, pozvánek, komentářů, informací o přítomnosti a změnách, integrace, přihlašovací údaje API a šifrované přihlašovací údaje pro poskytovatele umělé inteligence;
• Údaje o využití a protokolech: navštívené stránky a funkce, požadavky API a MCP, volání nástrojů, časová razítka, stav, technické chyby, latence, identifikátory přiřazení a události auditu; a
• Údaje tabulí a agentů zpracovávané jménem zákazníka: text, poznámky, tvary, propojení, obrázky, soubory, kolekce, exporty, nastavení agentů, pokyny, historie chatů, odpovědi, výsledky nástrojů a metadata běhu.

U online plateb Stripe také zpracovává úplné platební údaje, jako jsou údaje o kartě nebo bance, a informace o prevenci podvodů. Obecně přijímáme a uchováváme pouze omezené platební reference a údaje o stavu, nikoli úplná čísla karet nebo ověřovací kódy karet.

Zvláštní kategorie osobních údajů nebo tajemství předkládejte pouze tehdy, je-li to nezbytné pro daný účel a existuje-li vhodný právní základ. Při posuzování vhodnosti zvažte zejména sdílení veřejné tabule a externí zpracování AI.

4. Zdroje údajů

Údaje získáváme přímo od vás, od správců nebo členů vašeho pracovního prostoru, automaticky při používání webu a služby, z připojených aplikací a integrací a od poskytovatelů infrastruktury, plateb a AI používaných k poskytování služeb.

5. Účely a právní základy

Osobní údaje zpracováváme pro následující účely:

• uzavírání smluv, správa účtů a poskytování služeb podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR;
• správa kontaktů, pracovních prostorů, rolí a oprávnění podle čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR;
• fakturace, účetnictví a dokumentace vyžadovaná daňovým a obchodním právem podle čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR;
• podpora, odstraňování problémů, provoz a zlepšování produktu podle čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR;
• ověřování, předcházení zneužití a podvodům, bezpečnost a stabilita IT podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR a příslušné zákonné povinnosti;
• vymáhání a obhajoba právních nároků podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; a
• komunikaci nebo zpracování na základě souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, pokud jej výslovně získáme.

Naše oprávněné zájmy spočívají v bezpečném a spolehlivém provozu platformy pro spolupráci, ochraně zákazníků a uživatelů, předcházení zneužití a udržování sledovatelné správy našich obchodních vztahů.

6. Požadované údaje

Pro použití jsou nezbytné povinné údaje při registraci a uzavírání smlouvy. Bez nezbytných údajů o účtu, kontaktních, bezpečnostních nebo fakturačních údajích nemůžeme poskytnout účet nebo určité služby. Zákazník rozhoduje o tom, jaký obsah tabule, soubory a pokyny agenta dodá v rámci technických a právních požadavků.

Rychlý přístup přes odkazy na tabule a pozvánky

Po vědomém odeslání e-mailové adresy vytvoříme pro novou adresu běžný bezplatný osobní účet. Před ověřením e-mailu je dostupná pouze dočasná relace pro čtení požadované veřejné tabule; její ochrana heslem platí nadále. Soukromé pozvánky a plný přístup k účtu vyžadují samostatné prokázání vlastnictví e-mailové adresy. Úspěšné ověření zruší prozatímní relace. Tyto údaje o účtu, doručování a ověřování zpracováváme za účelem poskytování služby podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a ochrany před zneužitím podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Nejde o přihlášení k reklamě ani newsletterům.

Zaznamenáváme, zda nový účet vznikl z veřejného odkazu nebo pozvánky, ID příslušné tabule a časy vytvoření a ověření. Tyto údaje používáme k vyhodnocování procesu registrace na základě našeho oprávněného zájmu na zlepšování služby podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Neověřené a ověřené účty vyhodnocujeme odděleně. Tyto údaje spojené s účtem nepředáváme marketingovým sledovacím nástrojům, uchováváme je do běžného smazání účtu a vztahují se na ně vaše zákonná práva vznést námitku a požadovat výmaz.

7. Soubory cookie, místní úložiště a písma

Teamwide používá technicky nezbytné soubory cookie pro relace a výběr účtu pro přihlášení, aktivní pracovní prostor, ochranu CSRF a případně přístup ke sdíleným tabulím chráněným heslem. Soubor cookie produkční relace je chráněn pomocí Secure, HttpOnly a SameSite=Lax. Nastavení, jako je vzhled a nástroje pro kreslení, mohou být uložena lokálně v prohlížeči. Je-li to nutné pro výslovně požadovanou funkci, vychází se z § 25 odst. 2 č. 2 německého TDDDG. Když si vyberete jazyk, Teamwide jej uloží do technicky nezbytného preferenčního cookie, takže váš výběr zůstane dostupný i při budoucích návštěvách.

Nepoužíváme reklamní soubory cookie ani nepodstatné analytické soubory cookie. Pro vestavěné platební funkce může Stripe zpracovávat technicky nezbytná data připojení a informace o prevenci podvodů. Cloudflare zpracovává technické údaje o připojení a zabezpečení k ochraně a poskytování aplikace. Veřejné marketingové stránky používají Owondo pro statistiky zobrazení stránek a používání. Načítání skriptu a odesílání událostí na in.owondo.com zahrnuje zpracování technických údajů o připojení. Analytické soubory cookie se nepoužívají. Události formulářů, tržeb, stahování, odchozích odkazů a vlastní události jsou vypnuté.

Fonty jsou dodávány společně s webem z naší vlastní infrastruktury. Do Google Fonts nebo rsms.me nejsou odesílány žádné požadavky na zobrazení písem.

8. Příjemci a poskytovatelé služeb

V rámci naší společnosti jej dostávají pouze lidé, kteří potřebují přístup pro provoz, podporu, fakturaci, zabezpečení nebo zákonné povinnosti. Mezi další příjemce mohou patřit:

• poskytovatelé hostingu, sítě, zabezpečení, e-mailu a případně poskytovatelé služeb AI popsané v seznamu Dílčí zpracovatelé;
• Stripe pro zpracování plateb, správu předplatného a faktur a prevenci podvodů;
• členové a správci příslušného pracovního prostoru, příjemci sdílení tabulek a poskytovatelé integrací a modelů vybraní zákazníkem;
• daňoví poradci, právníci, pojistitelé a další poradci podléhající povinnosti mlčenlivosti;
• orgány a soudy, pokud to vyžaduje zákon, platný příkaz nebo je-li to nezbytné k obhajobě právních nároků; a
• potenciálním kupujícím nebo právním nástupcům v rámci podnikové transakce, podléhající příslušným zárukám důvěrnosti a ochrany údajů.

Osobní údaje neprodáváme ani je nezveřejňujeme za účelem behaviorální reklamy.

9. Lokality, AI a mezinárodní převody

Aplikace, databáze a úložiště souborů běží na našich serverech v Hetzner ve Falkensteinu v Německu. Sami tam také provozujeme Agent Runner a Firecrawl pro webový výzkum. Pro emailová upozornění využíváme vlastní provozní služby. Umístění našich serverů neznamená, že veškeré zpracování externími poskytovateli probíhá výhradně v Německu nebo EU.

Cloudflare provozuje celosvětovou síť. Stripe a aktivovaní poskytovatelé AI mohou zpracovávat data mimo Evropský hospodářský prostor (EHP). V závislosti na poskytovateli a zpracování se nezbytná předání opírají o rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky Evropské komise a doplňková ochranná opatření. Odkazy na informace jsou na stránce Dílčí zpracovatelé.

Funkce umělé inteligence používají klíče API, které si sami dodáte. Neexistuje žádný sdílený výchozí klíč Teamwide pro modelová volání. V závislosti na vaší konfiguraci mohou být pokyny, historie chatů a obsah tabule přístupný v rámci oprávnění přeneseny na vámi zvoleného poskytovatele. Teamwide nepředává váš obsah k trénování AI. Jejich zpracování, zejména uchovávání a případné použití pro trénování, se řídí vašimi smlouvami s vaším poskytovatelem.

Povolené nástroje pro vyhledávání a načítání zpracovávají vyhledávací dotazy a cílové adresy. Načtení externího obsahu vytvoří spojení s příslušnými webovými stránkami. Zákazník řídí používání prostřednictvím nastavení agenta, nástroje a poskytovatele.

10. Doby uchovávání

Údaje o účtu, tabule, soubory, sdílené položky a uložené chaty agentů jsou obecně uloženy po dobu trvání účtu nebo pracovního prostoru a příslušného použití. Samotné zrušení předplatného neodstraní pracovní prostor; po skončení placeného období se stane pouze pro čtení.

Když dojde k odstranění obsahu, účtů nebo pracovních prostorů, odstraníme příslušná data z aktivních systémů prostřednictvím našich procesů technického mazání, pokud tomu nebrání zákonné povinnosti uchovávání nebo zákonem požadované blokace. Záložní kopie mohou zůstat, dokud nebudou pravidelně přepsány. Účetní záznamy jsou uchovávány po zákonná období podle obchodního a daňového práva. Bezpečnostní a právní záznamy uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro vyšetřování, ochranu nebo právní obranu.

Nemůžeme smazat data již exportovaná, zkopírovaná nebo získaná prostřednictvím sdílení ze systémů příjemců. Další ukládání externími poskytovateli AI závisí na zvolené konfiguraci a jejich smluvních podmínkách. Máte-li dotazy ohledně konkrétních smazání, kontaktujte [email protected] .

Při rychlém přístupu platí jednorázové e-mailové ověření 15 minut a prozatímní relace tabule nejvýše jednu hodinu. U nových neověřených účtů posíláme od šestého dne jednu připomínku a od sedmého dne účet i jeho prázdný osobní prostor smažeme při nejbližším hodinovém úklidu. Stávajících a ověřených účtů se to netýká. Technické požadavky na registraci odstraňujeme po osmi dnech, vypršené prozatímní relace při hodinovém úklidu a hashované údaje pro omezení četnosti požadavků nejpozději jeden den po skončení příslušného časového okna. Zákonné povinnosti uchovávání a nezbytné bezpečnostní důkazy zůstávají nedotčeny.

11. Bezpečnost

Zavádíme technická a organizační opatření přiměřená riziku. Patří mezi ně kontroly přístupu podle účtu, role a oprávnění ke sdílení tabule, chráněné přihlašovací údaje, volitelně zapínatelné dvoufaktorové přihlašování, šifrovaný přenos, šifrování uložených API klíčů pro AI, filtrování protokolů, funkce mazání a průběžné zálohování dat na naše vlastní servery v clusteru. Podrobnosti popisuje příloha TOM ke smlouvě DPA.

Žádný přenosový ani skladovací systém není zcela bez rizika. Zákazníci musí náležitě chránit zařízení, přihlašovací údaje, klíče API, integrace a sdílené položky a okamžitě nahlásit podezření na neoprávněný přístup.

12. Vaše práva

Za zákonných podmínek máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů a námitku. Souhlas můžete kdykoli odvolat s budoucí účinností.

Pokud je zpracování založeno na oprávněných zájmech, můžete vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. Proti zpracování pro účely přímého marketingu můžete kdykoli vznést námitku bez udání důvodů.

Chcete-li uplatnit svá práva, napište na [email protected] . Můžeme požadovat informace nezbytné k ověření vaší identity a oprávnění.

13. Žádosti týkající se zákaznických tabulí a pracovních prostorů

V případě osobních údajů zpracovávaných zákazníkem na tabuli, v komentáři nebo v chatu agenta se nejprve obraťte na tohoto zákazníka s dotazy ohledně původu, právního základu, opravy nebo vymazání. Pokud nás kontaktujete, můžeme požadovat informace k identifikaci tabule nebo pracovního prostoru a předat vaši žádost v souladu s našimi zákonnými povinnostmi. Můžete nás kontaktovat přímo ohledně svého vlastního účtu a smluvních údajů.

14. Automatizované rozhodování

Nepřijímáme rozhodnutí o jednotlivcích založená výhradně na automatizovaném zpracování, která mají právní účinky nebo je obdobně významně ovlivňují. Automatické bezpečnostní signály a signály zneužití mohou spustit technická ochranná opatření; významná opatření týkající se účtů lze na žádost přezkoumat.

15. Právo podat stížnost

Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů. Příslušným orgánem je pro nás zejména Státní komisař pro ochranu údajů a svobodu informací Severního Porýní-Vestfálska. Můžete se také obrátit na dozorový úřad pro své obvyklé bydliště, pracoviště nebo místo údajného porušení.

16. Změny těchto zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady aktualizujeme, když se změní naše zpracování, služby nebo právní požadavky. Aktuální verze je k dispozici na adrese teamwide.app/privacy. Poskytujeme také příslušné upozornění na podstatné změny.