Политика за поверителност

Тази политика за поверителност обяснява как d1 group, e-business GmbH („Teamwide“, „ние“ или „нас“) обработва лични данни, когато посещавате teamwide.app, използвате акаунт или работно пространство, комуникирате с нас или взаимодействате с Teamwide чрез бяла дъска, връзка за споделяне или покана.

1. Администратор и контакт

2. Обхват и роли за защита на данните

За данни за акаунти, договори, уебсайтове, данни за сигурност и поддръжка ние определяме целите и средствата за обработка и действаме като администратор.

Когато клиент използва Teamwide, за да създава, съхранява или споделя бели дъски и да си сътрудничи в работно пространство, клиентът обикновено определя целта и основните средства за обработка. За лични данни в това съдържание ние обикновено действаме като техен обработващ или подобработващ. Условията за обработване на лични данни от името на клиента ще намерите в нашето DPA. Публикуваме нашия текущ Подпроцесори отделно.

Въпросите относно правното основание, произхода или изтриването на съдържанието на бялата дъска на клиента обикновено първо трябва да бъдат насочени към клиента или лицето, отговорно за работното пространство.

3. Категории лични данни

В зависимост от употребата, ние обработваме по-специално:

• Данни за акаунта и самоличността: име, имейл адрес, организация, членства в работни пространства, роля, настройки и език;
• Данни за удостоверяване и сигурност: хеш парола, събития за възстановяване и сесия, многофакторна конфигурация, където е приложимо, времена за влизане, IP адрес, информация за браузъра и устройството и събития за сигурност;
• Договорни данни и данни за фактуриране: план, ограничения за използване, адрес за фактуриране, имейл адрес за фактуриране, фирмени и данъчни данни, както и фактура и състояние на плащане, където фактурирането е договорено;
• Комуникационни данни: съдържание и контекст на поддръжка, продажби, сигурност и друга кореспонденция;
• Данни за сътрудничество и конфигурация: разрешения на табла, връзки за споделяне, покани, коментари, информация за присъствие и промяна, интеграции, идентификационни данни за API и криптирани идентификационни данни за доставчици на AI;
• Данни за използване и регистрационни данни: достъп до страници и функции, API и MCP заявки, извиквания на инструменти, времеви клейма, състояние, технически грешки, закъснения, идентификатори на присвояване и одитни събития; и
• Данни на табла и агенти, обработвани от името на клиента: текст, бележки, фигури, връзки, изображения, файлове, колекции, експорти, конфигурации на агенти, инструкции, истории на чатове, отговори, резултати от инструменти и метаданни по време на изпълнение.

За онлайн плащания Stripe също обработва пълна информация за плащане, като данни за карта или банкова сметка, както и информация за предотвратяване на измами. Обикновено получаваме и съхраняваме само ограничени справки за плащане и данни за състоянието, а не пълни номера на карти или кодове за потвърждение на карти.

Изпращайте само специални категории лични данни или тайни, когато е необходимо за целта и когато съществува подходящо правно основание. Когато оценявате пригодността, помислете за публично споделяне на бяла дъска и по-специално за външна обработка на AI.

4. Източници на данни

Ние получаваме данни директно от вас, от администратори или членове на вашето работно пространство, автоматично, когато уебсайтът и услугата се използват, от свързани приложения и интеграции и от доставчици на инфраструктура, плащане и AI, използвани за предоставяне на услугите.

5. Цели и правни основания

Ние обработваме лични данни за следните цели:

• сключване на договори, администриране на сметки и предоставяне на услуги съгласно член 6, параграф 1, буква б) от GDPR;
• управление на контакти, работни пространства, роли и разрешения съгласно член 6, параграф 1, букви б) и е) от GDPR;
• фактуриране, счетоводство и документация, изисквани от данъчното и търговското право съгласно член 6, параграф 1, букви b) и (c) от GDPR;
• поддръжка, отстраняване на неизправности, работа и подобряване на продукта съгласно член 6, параграф 1, букви б) и е) от GDPR;
• удостоверяване, злоупотреба и предотвратяване на измами, ИТ сигурност и стабилност съгласно член 6, параграф 1, буква е) от GDPR и приложимите правни задължения;
• налагане и защита на правни искове съгласно член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД; и
• комуникация или обработка въз основа на съгласие съгласно член 6, параграф 1, буква а) от GDPR, когато изрично го получим.

Нашите легитимни интереси са в сигурната и надеждна работа на платформа за сътрудничество, защита на клиенти и потребители, предотвратяване на злоупотреби и поддържане на проследимо управление на нашите бизнес взаимоотношения.

6. Необходима информация

За използване е необходима задължителна информация при регистрация и сключване на договор. Без необходимите данни за акаунт, контакт, сигурност или фактуриране не можем да предоставим акаунт или определени услуги. Клиентът решава кое съдържание на бяла дъска, файлове и инструкции на агента да предостави в рамките на техническите и законови изисквания.

Бърз достъп чрез връзки към дъски и покани

Когато съзнателно изпратите имейл адреса си, за нов адрес се създава обикновен безплатен личен акаунт. Преди проверката на имейла е налична само временна сесия за четене на заявената публична дъска; защитата ѝ с парола продължава да се прилага. Частните покани и пълният достъп до акаунта изискват отделно доказване, че имейл адресът е ваш. Успешното потвърждаване отменя временните сесии. Обработваме тези данни за акаунта, изпращането и потвърждаването за предоставяне на услугата съгласно член 6, параграф 1, буква „б“ от ОРЗД и за предотвратяване на злоупотреби съгласно член 6, параграф 1, буква „е“ от ОРЗД. Това не ви абонира за реклама или бюлетини.

Записваме дали новият акаунт произхожда от публична връзка или покана, идентификатора на съответната дъска и времето на създаване и потвърждаване. Използваме тези данни за оценка на процеса на регистрация въз основа на легитимния ни интерес да подобряваме услугата съгласно член 6, параграф 1, буква „е“ от ОРЗД. Непотвърдените и потвърдените акаунти се оценяват отделно. Тези свързани с акаунта данни не се изпращат на маркетингови проследяващи системи, съхраняват се до обичайното изтриване на акаунта и подлежат на законовите ви права на възражение и изтриване.

7. Бисквитки, локално съхранение и шрифтове

Teamwide използва технически необходими бисквитки за сесия и избор на акаунт за влизане, активно работно пространство, CSRF защита и, където е приложимо, достъп до защитени с парола разрешения за споделяне на бяла дъска. Бисквитката на производствената сесия е защитена с Secure, HttpOnly и SameSite=Lax. Настройки като външен вид и инструменти за рисуване може да се съхраняват локално в браузъра. Когато е необходимо за изрично поискана функция, това се основава на раздел 25 (2), №. 2 от немския TDDDG.

Ние не използваме рекламни бисквитки или несъществени бисквитки за анализ. За вградени функции за плащане Stripe може да обработва технически необходими данни за връзка и информация за предотвратяване на измами. Cloudflare обработва данни за техническа връзка и сигурност, за да защити и достави приложението. Публичните маркетингови страници използват Owondo за статистика на посещенията и използването. Зареждането на скрипта и изпращането на събития към in.owondo.com включва обработване на технически данни за връзката. Не се използват аналитични бисквитки. Събития за формуляри, приходи, изтегляния, изходящи връзки и персонализирани събития са изключени.

Шрифтовете се доставят заедно с уебсайта от нашата собствена инфраструктура. Не се изпращат заявки до Google Fonts или rsms.me за показване на шрифтове.

8. Получатели и доставчици на услуги

В нашата компания само хора, които се нуждаят от достъп за операции, поддръжка, фактуриране, сигурност или правни задължения, го получават. Други получатели може да включват:

• доставчиците на услуги за хостинг, мрежа, сигурност, имейл и, където е приложимо, AI, описани в списъка Подпроцесори;
• Stripe за обработка на плащания, управление на абонаменти и фактури и предотвратяване на измами;
• членове и администратори на съответното работно пространство, получатели на разрешения за споделяне на бяла дъска и доставчици на интеграции и модели, избрани от клиента;
• данъчни съветници, адвокати, застрахователи и други съветници, които са предмет на задължения за професионална поверителност;
• органи и съдилища, когато се изисква от закона, по валидна заповед или ако е необходимо за защита на правни претенции; и
• потенциални купувачи или правоприемници като част от корпоративна транзакция, при спазване на подходящи гаранции за поверителност и защита на данните.

Ние не продаваме лични данни и не ги разкриваме за поведенческа реклама.

9. Локации, AI и международни трансфери

Приложението, базата данни и хранилището на файлове работят на нашите сървъри в Hetzner във Falkenstein, Германия. Ние също управляваме Agent Runner и Firecrawl за уеб проучвания там сами. Използваме собствени оперативни услуги за известия по имейл. Местоположението на нашите сървъри не означава, че цялата обработка от външни доставчици се извършва изключително в Германия или ЕС.

Cloudflare управлява световна мрежа. Доставчиците на Stripe и активиран AI могат да обработват данни извън Европейското икономическо пространство (ЕИП). В зависимост от доставчика и обработката, необходимите трансфери разчитат на решение за адекватност, стандартните договорни клаузи на Европейската комисия и допълнителни предпазни мерки. Информацията е свързана на страницата Подпроцесори.

AI функциите използват API ключовете, които предоставяте сами. Няма споделен ключ по подразбиране на Teamwide за моделни повиквания. В зависимост от вашата конфигурация, инструкциите, историята на чатовете и съдържанието на бялата дъска, достъпно в рамките на разрешенията, може да бъдат прехвърлени към избрания от вас доставчик. Teamwide не предава вашето съдържание за обучение на ИИ. Вашите споразумения с вашия доставчик уреждат тяхната обработка, по-специално задържането и възможното използване за обучение.

Активираните инструменти за търсене и извличане обработват заявки за търсене и целеви адреси. Извличането на външно съдържание установява връзки към съответните уебсайтове. Клиентските контроли се използват чрез настройки на агент, инструмент и доставчик.

10. Срокове на съхранение

Данните за акаунта, белите дъски, файловете, разрешенията за споделяне и запазените чатове на агенти обикновено се съхраняват за продължителността на акаунта или работното пространство и съответната употреба. Самото анулиране на абонамент не изтрива работното пространство; става само за четене след края на платения период.

Когато съдържанието, акаунтите или работните пространства бъдат изтрити, ние премахваме съответните данни от активните системи чрез нашите технически процеси за изтриване, освен ако законовите задължения за задържане или законово изискваните задържания не възпрепятстват това. Резервните копия могат да останат, докато не бъдат редовно презаписани. Записите за фактуриране се съхраняват за законоустановените периоди съгласно търговското и данъчното законодателство. Ние съхраняваме сигурност и правни записи само толкова дълго, колкото е необходимо за разследване, защита или правна защита.

Не можем да изтрием данни, които вече са експортирани, копирани или извлечени чрез споделяне от системите на получателите. По-нататъшното съхранение от външни доставчици на AI зависи от избраната конфигурация и техните договорни условия. За въпроси относно конкретни изтривания се свържете с [email protected] .

При бързия достъп еднократното потвърждение по имейл е валидно 15 минути, а временната сесия за дъската — най-много един час. За новите непотвърдени акаунти изпращаме едно напомняне от шестия ден и изтриваме акаунта заедно с празното му лично пространство от седмия ден при следващото ежечасно почистване. Това не се отнася за съществуващи и потвърдени акаунти. Техническите заявки за регистрация се премахват след осем дни, изтеклите временни сесии — при ежечасното почистване, а хешираните данни за ограничаване на честотата — най-късно един ден след края на съответния времеви прозорец. Законовите задължения за съхранение и необходимите доказателства за сигурност остават незасегнати.

11. Сигурност

Прилагаме технически и организационни мерки, съобразени с риска. Те включват проверки на достъпа според акаунта, ролята и разрешенията за споделяне на дъската, защитени данни за достъп, двуфакторно влизане, което може да се активира по желание, криптирано предаване, криптиране на съхранените API ключове за изкуствен интелект, филтриране на журналите, функции за изтриване и текущо създаване на резервни копия на данните на наши собствени сървъри в клъстера. Подробностите са описани в приложението за техническите и организационните мерки (TOM) към DPA.

Нито една система за предаване или съхранение не е напълно безрискова. Клиентите трябва да защитят по подходящ начин устройства, идентификационни данни, API ключове, интеграции и разрешения за споделяне и незабавно да докладват за предполагаем неоторизиран достъп.

12. Вашите права

При спазване на законовите условия имате права на достъп, коригиране, изтриване, ограничаване на обработката, преносимост на данните и възражение. Можете да оттеглите съгласието си по всяко време с бъдещо действие.

Когато обработването се основава на законни интереси, можете да възразите на основания, свързани с вашата конкретна ситуация. Можете да възразите срещу обработката за директен маркетинг по всяко време, без да посочвате причини.

За да упражните правата си, пишете на [email protected] . Може да поискаме информация, необходима за потвърждаване на вашата самоличност и право.

13. Заявки относно електронни дъски и работни пространства на клиенти

За лични данни, обработвани от клиент в бяла дъска, коментар или чат на агент, първо се свържете с този клиент с въпроси относно произхода, правното основание, коригирането или изтриването. Ако се свържете с нас, може да поискаме информация за идентифициране на бялата дъска или работното пространство и да препратим вашата заявка в съответствие с нашите законови задължения. Можете да се свържете директно с нас относно вашия собствен акаунт и договорни данни.

14. Автоматизирани решения

Ние не вземаме решения относно лица, базирани единствено на автоматизирана обработка, която поражда правни последици или по подобен начин значително ги засяга. Автоматичните сигнали за сигурност и злоупотреба могат да задействат технически защитни мерки; значителни мерки относно потребителските акаунти могат да бъдат преразгледани при поискване.

15. Право на оплакване

Имате право да подадете жалба до надзорен орган за защита на данните. Компетентният орган за нас е по-специално Държавният комисар по защита на данните и свободата на информацията на Северен Рейн-Вестфалия. Можете също така да се свържете с надзорния орган за вашето обичайно местопребиваване, работно място или мястото на предполагаемото нарушение.

16. Промени в тази политика за поверителност

Ние актуализираме тази политика, когато нашата обработка, услуги или законови изисквания се променят. Текущата версия е достъпна на адрес teamwide.app/privacy. Ние също така предоставяме подходящо известие за значителни промени.