Zásady ochrany osobných údajov

Tieto zásady ochrany osobných údajov vysvetľujú, ako d1 group, e-business GmbH („Teamwide“, „my“ alebo „nás“) spracúva osobné údaje, keď navštívite teamwide.app, používate účet alebo pracovný priestor, komunikujete s nami alebo komunikujete s Teamwide prostredníctvom tabule, zdieľania odkazu alebo pozvánky.

1. Prevádzkovateľ údajov a kontakt

2. Rozsah a úlohy ochrany údajov

Pre účet, zmluvné, webové, bezpečnostné a podporné údaje určujeme účely a prostriedky spracovania a konáme ako správca.

Keď zákazník používa Teamwide na vytváranie, ukladanie alebo zdieľanie tabúľ a na spoluprácu v pracovnom priestore, zákazník vo všeobecnosti určuje účel a základné prostriedky spracovania. Pri osobných údajoch v tomto obsahu vo všeobecnosti vystupujeme ako ich spracovateľ alebo subdodávateľ. Podmienky spracúvania osobných údajov v mene zákazníka nájdete v našej zmluve DPA. Naše aktuálne Subspracovatelia uverejňujeme samostatne.

Otázky týkajúce sa právneho základu, pôvodu alebo vymazania obsahu na tabuli zákazníka by mali byť vo všeobecnosti najskôr smerované zákazníkovi alebo osobe zodpovednej za pracovný priestor.

3. Kategórie osobných údajov

V závislosti od použitia spracovávame najmä:

• Údaje o účte a identite: meno, e-mailová adresa, organizácia, členstvá v pracovných priestoroch, rola, nastavenia a jazyk;
• Autentifikačné a bezpečnostné údaje: hash hesla, udalosti obnovenia a relácie, prípadne viacfaktorová konfigurácia, časy prihlásenia, adresa IP, informácie o prehliadači a zariadení a udalosti zabezpečenia;
• Zmluvné a fakturačné údaje: plán, limity používania, fakturačná adresa, fakturačná e-mailová adresa, podrobnosti o spoločnosti a daňové údaje a stav faktúry a platby, ak je fakturácia dohodnutá;
• Komunikačné údaje: obsah a kontext podpory, predaja, bezpečnosti a inej korešpondencie;
• Údaje o spolupráci a konfigurácii: povolenia k tabuliam, zdieľanie odkazov, pozvánok, komentárov, informácií o prítomnosti a zmenách, integrácie, poverenia API a šifrované poverenia pre poskytovateľov AI;
• Údaje o používaní a protokoloch: sprístupnené stránky a funkcie, požiadavky API a MCP, volania nástrojov, časové pečiatky, stav, technické chyby, latencie, identifikátory priradenia a udalosti auditu; a
• Údaje o tabuliach a agentoch spracovávané v mene zákazníka: text, poznámky, tvary, spojenia, obrázky, súbory, kolekcie, exporty, konfigurácie agentov, pokyny, história rozhovorov, odpovede, výsledky nástrojov a metaúdaje za behu.

V prípade online platieb Stripe spracováva aj úplné platobné informácie, ako sú údaje o karte alebo banke a informácie o predchádzaní podvodom. Vo všeobecnosti prijímame a uchovávame iba obmedzené platobné referencie a údaje o stave, nie celé čísla kariet alebo overovacie kódy kariet.

Osobitné kategórie osobných údajov alebo tajomstiev predkladajte len vtedy, ak je to potrebné na daný účel a ak existuje vhodný právny základ. Pri posudzovaní vhodnosti zvážte najmä zdieľanie verejnej tabule a externé spracovanie AI.

4. Zdroje údajov

Údaje získavame priamo od vás, od správcov alebo členov vášho pracovného priestoru, automaticky pri používaní webovej lokality a služby, z pripojených aplikácií a integrácií a od poskytovateľov infraštruktúry, platieb a AI používaných na poskytovanie služieb.

5. Účely a právne základy

Osobné údaje spracúvame na nasledujúce účely:

• uzatváranie zmlúv, správa účtov a poskytovanie služieb podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR;
• správa kontaktov, pracovných priestorov, rolí a povolení podľa článku 6 ods. 1 písm. b) a f) GDPR;
• fakturácia, účtovníctvo a dokumentácia vyžadovaná daňovým a obchodným právom podľa článku 6 ods. 1 písm. b) a c) GDPR;
• podpora, riešenie problémov, prevádzka a zlepšovanie produktu podľa článku 6 ods. 1 písm. b) a f) GDPR;
• autentifikáciu, zneužitie a predchádzanie podvodom, IT bezpečnosť a stabilitu podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR a príslušné zákonné povinnosti;
• presadzovanie a obhajoba právnych nárokov podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR; a
• komunikáciu alebo spracovanie na základe súhlasu podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR, ak ho výslovne získame.

Naše oprávnené záujmy spočívajú v bezpečnom a spoľahlivom fungovaní platformy na spoluprácu, ochrane zákazníkov a používateľov, predchádzaní zneužitiu a udržiavaní sledovateľnej správy našich obchodných vzťahov.

6. Požadované údaje

Na používanie sú potrebné povinné údaje pri registrácii a uzatváraní zmluvy. Bez potrebných účtovných, kontaktných, bezpečnostných alebo fakturačných údajov nemôžeme poskytnúť účet alebo určité služby. Zákazník rozhoduje o tom, ktorý obsah tabule, súbory a pokyny agenta dodá v rámci technických a právnych požiadaviek.

Rýchly prístup cez odkazy na tabule a pozvánky

Po vedomom odoslaní e-mailovej adresy sa pre novú adresu vytvorí bežný bezplatný osobný účet. Pred overením e-mailu je dostupná iba dočasná relácia na čítanie požadovanej verejnej tabule; jej ochrana heslom zostáva v platnosti. Súkromné pozvánky a úplný prístup k účtu vyžadujú samostatné preukázanie vlastníctva e-mailovej adresy. Úspešné overenie zruší predbežné relácie. Tieto údaje o účte, odosielaní a overovaní spracúvame na poskytovanie služby podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR a na ochranu pred zneužitím podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Neznamená to prihlásenie na odber reklamy ani noviniek.

Zaznamenávame, či nový účet vznikol cez verejný odkaz alebo pozvánku, ID príslušnej tabule a časy vytvorenia a overenia. Tieto informácie používame na vyhodnocovanie registračného procesu na základe nášho oprávneného záujmu zlepšovať službu podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Neoverené a overené účty vyhodnocujeme oddelene. Tieto údaje súvisiace s účtom sa neposielajú marketingovým sledovacím nástrojom, uchovávajú sa do bežného vymazania účtu a podliehajú vašim zákonným právam namietať a žiadať vymazanie.

7. Súbory cookie, lokálne úložisko a písma

Teamwide používa technicky nevyhnutné súbory cookie na výber relácie a účtu na prihlásenie, aktívny pracovný priestor, ochranu CSRF a prípadne prístup k povoleniam na zdieľanie tabule chránených heslom. Súbor cookie produkčnej relácie je chránený pomocou Secure, HttpOnly a SameSite=Lax. Nastavenia, ako napríklad vzhľad a nástroje na kreslenie, môžu byť uložené lokálne v prehliadači. Ak je to potrebné pre výslovne požadovanú funkciu, vychádza to z § 25 ods. 2 č. 2 nemeckého TDDDG.

Nepoužívame reklamné cookies ani nepodstatné analytické cookies. Pre vstavané platobné funkcie môže Stripe spracovávať technicky potrebné údaje o pripojení a informácie o predchádzaní podvodom. Cloudflare spracováva technické údaje o pripojení a zabezpečení na ochranu a poskytovanie aplikácie. Verejné marketingové stránky používajú Owondo na štatistiky zobrazení stránok a používania. Načítanie skriptu a odosielanie udalostí na in.owondo.com zahŕňa spracúvanie technických údajov o pripojení. Analytické súbory cookie sa nepoužívajú. Udalosti formulárov, tržieb, sťahovaní, odchádzajúcich odkazov a vlastné udalosti sú vypnuté.

Fonty sú dodávané spolu s webovou stránkou z našej vlastnej infraštruktúry. Do Google Fonts alebo rsms.me sa neodosielajú žiadne požiadavky na zobrazenie fontov.

8. Príjemcovia a poskytovatelia služieb

V rámci našej spoločnosti ho dostávajú len ľudia, ktorí potrebujú prístup na prevádzku, podporu, fakturáciu, bezpečnosť alebo zákonné povinnosti. Ďalšími príjemcami môžu byť:

• poskytovateľov hostingu, siete, zabezpečenia, e-mailu a prípadne poskytovateľov služieb AI opísaných v zozname Subspracovatelia;
• Stripe na spracovanie platieb, správu predplatného a faktúr a prevenciu podvodov;
• členovia a správcovia príslušného pracovného priestoru, príjemcovia povolení na zdieľanie tabule a poskytovatelia integrácií a modelov vybraných zákazníkom;
• daňoví poradcovia, právnici, poisťovatelia a iní poradcovia podliehajúci povinnosti mlčanlivosti;
• orgány a súdy, ak to vyžaduje zákon, platný príkaz alebo ak je to potrebné na obranu právnych nárokov; a
• potenciálnych kupujúcich alebo právnych nástupcov ako súčasť podnikovej transakcie, pričom sa musia dodržiavať príslušné záruky dôvernosti a ochrany údajov.

Osobné údaje nepredávame ani ich nezverejňujeme na účely behaviorálnej reklamy.

9. Miesta, AI a medzinárodné prevody

Aplikácia, databáza a úložisko súborov beží na našich serveroch v Hetzner vo Falkensteine v Nemecku. Sami tam tiež prevádzkujeme Agent Runner a Firecrawl na webový prieskum. Na emailové notifikácie využívame vlastné prevádzkové služby. Umiestnenie našich serverov neznamená, že všetko spracovanie externými poskytovateľmi prebieha výlučne v Nemecku alebo EÚ.

Cloudflare prevádzkuje celosvetovú sieť. Poskytovatelia Stripe a povolenej AI môžu spracovávať údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP). V závislosti od poskytovateľa a spracovania sa potrebné prevody opierajú o rozhodnutie o primeranosti, štandardné zmluvné doložky Európskej komisie a dodatočné záruky. Informácie sú prepojené na stránke Subspracovatelia.

Funkcie AI používajú kľúče API, ktoré si sami dodáte. Neexistuje žiadny zdieľaný predvolený kľúč Teamwide pre volania modelov. V závislosti od vašej konfigurácie môžu byť pokyny, história rozhovorov a obsah tabule prístupný v rámci oprávnení prenesené na vami zvoleného poskytovateľa. Teamwide neposiela váš obsah ďalej na trénovanie AI. Ich spracovanie, najmä uchovávanie a možné použitie na trénovanie, sa riadia vašimi zmluvami s vaším poskytovateľom.

Povolené nástroje vyhľadávania a získavania spracovávajú vyhľadávacie dotazy a cieľové adresy. Načítanie externého obsahu vytvorí spojenie s príslušnými webovými stránkami. Zákazník ovláda používanie prostredníctvom nastavení agenta, nástroja a poskytovateľa.

10. Doby uchovávania

Údaje o účte, tabule, súbory, povolenia na zdieľanie a uložené chaty agentov sa vo všeobecnosti uchovávajú počas trvania účtu alebo pracovného priestoru a príslušného použitia. Samotné zrušenie predplatného neodstráni pracovný priestor; po skončení plateného obdobia sa stane len na čítanie.

Keď sa odstráni obsah, účty alebo pracovné priestory, odstránime príslušné údaje z aktívnych systémov prostredníctvom našich procesov technického vymazania, pokiaľ tomu nebránia zákonné povinnosti uchovávania alebo zákonom požadované pozdržania. Záložné kópie môžu zostať až do pravidelného prepisovania. Fakturačné záznamy sa uchovávajú počas zákonných lehôt podľa obchodného a daňového práva. Bezpečnostné a právne záznamy uchovávame len dovtedy, kým je to potrebné na vyšetrovanie, ochranu alebo právnu obranu.

Nemôžeme vymazať údaje, ktoré už boli exportované, skopírované alebo získané zdieľaním zo systémov príjemcov. Ďalšie ukladanie externými poskytovateľmi AI závisí od zvolenej konfigurácie a ich zmluvných podmienok. Ak máte otázky týkajúce sa konkrétnych odstránení, kontaktujte [email protected] .

Pri rýchlom prístupe platí jednorazový doklad o vlastníctve e-mailovej adresy 15 minút a predbežná relácia tabule najviac jednu hodinu. Novým neovereným účtom posielame od šiesteho dňa jednu pripomienku a od siedmeho dňa účet spolu s prázdnym osobným priestorom vymažeme pri najbližšom čistení, ktoré prebieha každú hodinu. Existujúce a overené účty sú z toho vylúčené. Technické registračné požiadavky sa odstránia po ôsmich dňoch, predbežné relácie po skončení platnosti pri hodinovom čistení a hašované údaje na obmedzenie počtu požiadaviek najneskôr jeden deň po skončení ich časového okna. Zákonné povinnosti uchovávania a potrebné bezpečnostné dôkazy zostávajú nedotknuté.

11. Bezpečnosť

Prijímame technické a organizačné opatrenia primerané riziku. Patria medzi ne kontroly prístupu podľa účtu, roly a oprávnení na zdieľanie tabule, chránené prihlasovacie údaje, voliteľne zapínateľné dvojfaktorové prihlasovanie, šifrovaný prenos, šifrovanie uložených API kľúčov pre AI, filtrovanie protokolov, funkcie vymazávania a priebežné zálohovanie dát na naše vlastné servery v klastri. Podrobnosti sú opísané v prílohe o technických a organizačných opatreniach (TOM) k zmluve DPA.

Žiadny prenosový ani skladovací systém nie je úplne bez rizika. Zákazníci musia náležite chrániť zariadenia, poverenia, kľúče API, integrácie a povolenia na zdieľanie a okamžite nahlásiť podozrenie na neoprávnený prístup.

12. Vaše práva

Pri dodržaní zákonných podmienok máte právo na prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie spracovania, prenosnosť údajov a námietku. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať s účinnosťou v budúcnosti.

Ak je spracovanie založené na legitímnych záujmoch, môžete namietať z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie. Proti spracovaniu na účely priameho marketingu môžete kedykoľvek namietať bez uvedenia dôvodov.

Ak chcete uplatniť svoje práva, napíšte na [email protected] . Môžeme požadovať informácie potrebné na overenie vašej identity a oprávnenia.

13. Požiadavky týkajúce sa zákazníckych tabúľ a pracovných priestorov

V prípade osobných údajov, ktoré zákazník spracúva na tabuli, komentári alebo chate agenta, najprv kontaktujte tohto zákazníka s otázkami o pôvode, právnom základe, oprave alebo vymazaní. Ak nás kontaktujete, môžeme požiadať o informácie na identifikáciu tabule alebo pracovného priestoru a postúpiť vašu žiadosť v súlade s našimi zákonnými povinnosťami. Môžete nás priamo kontaktovať ohľadom svojho vlastného účtu a zmluvných údajov.

14. Automatizované rozhodnutia

Nerozhodujeme o jednotlivcoch výlučne na základe automatizovaného spracovania, ktoré má právne účinky alebo sa ich podobne významne dotýka. Automatické bezpečnostné signály a signály zneužitia môžu spustiť technické ochranné opatrenia; významné opatrenia týkajúce sa používateľských účtov možno na požiadanie preskúmať.

15. Právo sťažovať sa

Máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu na ochranu údajov. Kompetentným orgánom je pre nás najmä Štátny komisár pre ochranu údajov a slobodu informácií Severného Porýnia-Vestfálska. Môžete sa tiež obrátiť na dozorný orgán pre váš obvyklý pobyt, pracovisko alebo miesto údajného porušenia.

16. Zmeny týchto zásad ochrany osobných údajov

Tieto zásady aktualizujeme, keď sa zmení naše spracovanie, služby alebo právne požiadavky. Aktuálna verzia je dostupná na teamwide.app/privacy. Poskytujeme tiež príslušné upozornenia na významné zmeny.