Privatumo politika

Ši privatumo politika paaiškina, kaip d1 group, e-business GmbH („Teamwide“, „mes“) tvarko asmens duomenis lankantis teamwide.app, naudojantis paskyra ar darbo erdve, bendraujant su mumis arba naudojantis Teamwide per lentą, bendrinimo nuorodą ar kvietimą.

1. Valdytojas ir kontaktai

2. Taikymo sritis ir duomenų apsaugos vaidmenys

Paskyros, sutarties, svetainės, saugumo ir pagalbos duomenims nustatome tvarkymo tikslus ir priemones bei veikiame kaip valdytojas.

Kai klientas kuria, saugo ar bendrina lentas ir bendradarbiauja darbo erdvėje, jis paprastai nustato tikslą ir pagrindines tvarkymo priemones. Šio turinio asmens duomenims paprastai veikiame kaip tvarkytojas ar pagalbinis tvarkytojas. Asmens duomenų tvarkymo kliento vardu sąlygas rasite mūsų susitarime DPA. Dabartinis Pagalbiniai tvarkytojai sąrašas skelbiamas atskirai.

Klausimus dėl kliento lentos turinio teisinio pagrindo, kilmės ar ištrynimo paprastai pirmiausia reikėtų teikti klientui arba už darbo erdvę atsakingam asmeniui.

3. Asmens duomenų kategorijos

Priklausomai nuo naudojimo, tvarkome ypač:

• Paskyros ir tapatybės duomenis: vardą, el. pašto adresą, organizaciją, darbo erdvių narystes, vaidmenį, nustatymus ir kalbą;
• Autentifikavimo ir saugumo duomenis: slaptažodžio maišą, atkūrimo ir seanso įvykius, prireikus kelių veiksnių autentifikavimo nustatymus, prisijungimo laiką, IP adresą, naršyklės ir įrenginio informaciją bei saugumo įvykius;
• Sutarties ir atsiskaitymo duomenis: planą, limitus, sąskaitų adresą ir el. paštą, įmonės ir mokesčių duomenis, sąskaitų ir mokėjimo būklę, jei sutarta dėl atsiskaitymo;
• Bendravimo duomenis: pagalbos, pardavimo, saugumo ir kito susirašinėjimo turinį bei kontekstą;
• Bendradarbiavimo ir konfigūracijos duomenis: lentų leidimus, bendrinimo nuorodas, kvietimus, komentarus, buvimo ir pakeitimų informaciją, integracijas, API prisijungimo duomenis ir užšifruotus DI teikėjų prisijungimo duomenis;
• Naudojimo ir žurnalų duomenis: atvertus puslapius ir funkcijas, API ir MCP užklausas, įrankių iškvietimus, laiko žymas, būseną, technines klaidas, delsą, susiejimo identifikatorius ir audito įvykius; ir
• Kliento vardu tvarkomus lentų ir agentų duomenis: tekstus, pastabas, figūras, jungtis, vaizdus, failus, rinkinius, eksportus, agentų nustatymus, nurodymus, pokalbių istoriją, atsakymus, įrankių rezultatus ir vykdymo metaduomenis.

Mokėjimams internetu Stripe papildomai tvarko visą mokėjimo informaciją, pavyzdžiui, kortelės ar banko duomenis, ir sukčiavimo prevencijos informaciją. Paprastai gauname ir saugome tik ribotas mokėjimo nuorodas bei būsenos duomenis, ne visus kortelių numerius ar patikros kodus.

Specialių kategorijų asmens duomenis ar paslaptis pateikite tik kai to reikia tikslui ir yra tinkamas teisinis pagrindas. Vertindami tinkamumą ypač atsižvelkite į viešą lentų bendrinimą ir išorinį DI tvarkymą.

4. Duomenų šaltiniai

Duomenis gauname tiesiogiai iš jūsų, darbo erdvės administratorių ar narių, automatiškai naudojant svetainę ir paslaugą, iš prijungtų programų ir integracijų, taip pat iš paslaugoms naudojamų infrastruktūros, mokėjimo ir DI teikėjų.

5. Tikslai ir teisiniai pagrindai

Asmens duomenis tvarkome šiais tikslais:

• sutartims sudaryti, paskyroms administruoti ir paslaugoms teikti pagal BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktą;
• kontaktams, darbo erdvėms, vaidmenims ir leidimams valdyti pagal BDAR 6 straipsnio 1 dalies b ir f punktus;
• atsiskaitymui, apskaitai ir mokesčių bei komercinės teisės dokumentams pagal BDAR 6 straipsnio 1 dalies b ir c punktus;
• pagalbai, gedimų šalinimui, produkto veikimui ir tobulinimui pagal BDAR 6 straipsnio 1 dalies b ir f punktus;
• autentifikavimui, piktnaudžiavimo ir sukčiavimo prevencijai, IT saugumui bei stabilumui pagal BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktą ir taikomas teisines pareigas;
• teisiniams reikalavimams pareikšti ir apginti pagal BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktą; ir
• sutikimu pagrįstam bendravimui ar tvarkymui pagal BDAR 6 straipsnio 1 dalies a punktą, kai jo aiškiai prašome.

Mūsų teisėti interesai – saugus ir patikimas bendradarbiavimo platformos veikimas, klientų ir naudotojų apsauga, piktnaudžiavimo prevencija bei atsekamas verslo santykių administravimas.

6. Privaloma informacija

Registruojantis ir sudarant sutartį privaloma informacija būtina naudojimui. Be būtinų paskyros, kontaktų, saugumo ar atsiskaitymo duomenų negalime suteikti paskyros arba tam tikrų paslaugų. Klientas nusprendžia, kokį lentos turinį, failus ir agentų nurodymus pateikti, laikydamasis techninių ir teisinių reikalavimų.

Greita prieiga per lentų nuorodas ir kvietimus

Jums sąmoningai pateikus el. pašto adresą, jei jis naujas, sukuriama įprasta nemokama asmeninė paskyra. Iki el. pašto patvirtinimo galima tik laikina prašomos viešos lentos peržiūros sesija; jos apsauga slaptažodžiu lieka galioti. Privatiems kvietimams ir visai prieigai prie paskyros reikia atskirai patvirtinti, kad el. pašto adresas priklauso Jums. Sėkmingas patvirtinimas panaikina laikinąsias sesijas. Šiuos paskyros, siuntimo ir patvirtinimo duomenis tvarkome paslaugai teikti pagal BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktą ir piktnaudžiavimui užkirsti pagal BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktą. Tai nereiškia reklamos ar naujienlaiškių prenumeratos.

Fiksuojame, ar nauja paskyra sukurta per viešą nuorodą, ar per kvietimą, susijusios lentos ID bei sukūrimo ir patvirtinimo laiką. Šią informaciją naudojame registracijos procesui vertinti, remdamiesi teisėtu interesu gerinti paslaugą pagal BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktą. Nepatvirtintos ir patvirtintos paskyros vertinamos atskirai. Šie paskyros duomenys neperduodami rinkodaros sekimo priemonėms, saugomi iki įprasto paskyros ištrynimo ir jiems taikomos Jūsų įstatyminės teisės nesutikti su tvarkymu ir prašyti ištrinti duomenis.

7. Slapukai, vietinė saugykla ir šriftai

Teamwide naudoja techniškai būtinus seanso ir paskyros pasirinkimo slapukus prisijungimui, aktyviai darbo erdvei, CSRF apsaugai ir prireikus prieigai prie slaptažodžiu apsaugotų bendrinamų lentų. Produkcinis seanso slapukas apsaugotas atributais Secure, HttpOnly ir SameSite=Lax. Išvaizdos ir piešimo įrankių nustatymai gali būti saugomi naršyklėje. Kai tai būtina aiškiai prašomai funkcijai, pagrindas – Vokietijos TDDDG 25 straipsnio 2 dalies 2 punktas. Pasirinkus kalbą, Teamwide išsaugo ją techniškai būtiname nuostatų slapuke, kad pasirinkimas išliktų kitų apsilankymų metu.

Nenaudojame reklaminių ar nebūtinų analitinių slapukų. Įterptoms mokėjimo funkcijoms Stripe gali tvarkyti techniškai būtinus ryšio duomenis ir sukčiavimo prevencijos informaciją. Cloudflare tvarko techninius ryšio ir saugumo duomenis programai apsaugoti ir pateikti. Viešuose rinkodaros puslapiuose Owondo naudojamas puslapių peržiūrų ir naudojimo statistikai. Įkeliant scenarijų ir siunčiant įvykius į in.owondo.com tvarkomi techniniai ryšio duomenys. Analitiniai slapukai nenaudojami. Formų, pajamų, atsisiuntimų, išeinančių nuorodų ir pasirinktiniai įvykiai išjungti.

Šriftai pateikiami kartu su svetaine iš mūsų infrastruktūros. Jiems rodyti nesiunčiamos užklausos Google Fonts ar rsms.me.

8. Gavėjai ir paslaugų teikėjai

Įmonėje prieigą gauna tik tie, kuriems jos reikia veiklai, pagalbai, atsiskaitymui, saugumui ar teisinėms pareigoms. Kiti gavėjai gali būti:

• Pagalbiniai tvarkytojai sąraše aprašyti prieglobos, tinklo, saugumo, el. pašto ir prireikus DI paslaugų teikėjai;
• Stripe mokėjimams apdoroti, prenumeratoms ir sąskaitoms valdyti bei sukčiavimui užkirsti;
• atitinkamos darbo erdvės nariai ir administratoriai, lentų bendrinimo gavėjai, kliento pasirinktos integracijos ir modelių teikėjai;
• mokesčių konsultantai, advokatai, draudikai ir kiti profesinės paslapties saistomi konsultantai;
• institucijos ir teismai, jei to reikalauja įstatymas, galiojantis nurodymas ar teisinių reikalavimų gynyba; ir
• galimi pirkėjai ar teisių perėmėjai įmonės sandorio metu, laikantis tinkamų konfidencialumo ir duomenų apsaugos priemonių.

Asmens duomenų neparduodame ir neatskleidžiame elgesiu pagrįstai reklamai.

9. Vietos, DI ir tarptautiniai perdavimai

Programa, duomenų bazė ir failų saugykla veikia mūsų Hetzner serveriuose Falkenšteine, Vokietijoje. Ten pat patys valdome Agent Runner ir interneto tyrimų Firecrawl. El. pašto pranešimams naudojame savo veiklos paslaugas. Serverių vieta nereiškia, kad visi išoriniai teikėjai duomenis tvarko tik Vokietijoje ar ES.

Cloudflare valdo pasaulinį tinklą. Stripe ir įjungti DI teikėjai gali tvarkyti duomenis už Europos ekonominės erdvės (EEE) ribų. Priklausomai nuo teikėjo ir tvarkymo, reikalingi perdavimai grindžiami sprendimu dėl tinkamumo, Europos Komisijos standartinėmis sutarčių sąlygomis ir papildomomis apsaugomis. Informacijos nuorodos pateiktos puslapyje Pagalbiniai tvarkytojai.

DI funkcijos naudoja jūsų pateiktus API raktus. Modelių iškvietimams nėra bendro numatytojo Teamwide rakto. Pagal konfigūraciją nurodymai, pokalbių istorija ir pagal leidimus pasiekiamas lentų turinys gali būti perduoti pasirinktam teikėjui. Teamwide neperduoda jūsų turinio DI mokyti. Teikėjo tvarkymą, ypač saugojimą ir galimą naudojimą mokymui, reglamentuoja jūsų susitarimai su juo.

Įjungti paieškos ir gavimo įrankiai tvarko paieškos užklausas ir paskirties adresus. Gaunant išorinį turinį užmezgamas ryšys su atitinkamomis svetainėmis. Naudojimą klientas valdo agentų, įrankių ir teikėjų nustatymais.

10. Saugojimo terminai

Paskyros duomenys, lentos, failai, bendrinimai ir išsaugoti agentų pokalbiai paprastai saugomi paskyros ar darbo erdvės gyvavimo ir atitinkamo naudojimo laikotarpiu. Vien atšaukus prenumeratą darbo erdvė neištrinama; pasibaigus apmokėtam laikui ji tampa tik skaitoma.

Ištrynus turinį, paskyras ar darbo erdves, techniniais šalinimo procesais pašaliname atitinkamus duomenis iš aktyvių sistemų, jei tam netrukdo įstatyminės saugojimo ar teisinės išsaugojimo pareigos. Atsarginės kopijos gali išlikti iki įprasto perrašymo. Atsiskaitymo dokumentai saugomi komercinės ir mokesčių teisės terminais. Saugumo ir teisinius įrašus saugome tik tyrimui, apsaugai ar teisinei gynybai būtiną laiką.

Negalime iš gavėjų sistemų pašalinti jau eksportuotų, nukopijuotų ar per bendrinimą gautų duomenų. Išorinių DI teikėjų tolesnis saugojimas priklauso nuo pasirinktos konfigūracijos ir jų sutartinių sąlygų. Dėl konkretaus ištrynimo kreipkitės [email protected] .

Naudojantis greita prieiga, vienkartinis el. pašto patvirtinimas galioja 15 minučių, o laikinoji lentos sesija – ne ilgiau kaip vieną valandą. Naujoms nepatvirtintoms paskyroms nuo šeštos dienos siunčiame vieną priminimą, o nuo septintos dienos per kitą kasvalandinį valymą ištriname paskyrą kartu su tuščia asmenine erdve. Esamoms ir patvirtintoms paskyroms tai netaikoma. Techninės registracijos užklausos pašalinamos po aštuonių dienų, pasibaigusios laikinosios sesijos – per kasvalandinį valymą, o maišos pavidalu saugomi užklausų dažnio ribojimo duomenys – ne vėliau kaip praėjus vienai dienai po jų laiko intervalo pabaigos. Įstatyminės saugojimo pareigos ir būtini saugumo įrodymai lieka nepaveikti.

11. Saugumas

Taikome riziką atitinkančias technines ir organizacines priemones. Jos apima prieigos tikrinimą pagal paskyrą, vaidmenį ir lentos bendrinimo leidimus, apsaugotus prisijungimo duomenis, pasirinktinai įjungiamą dviejų veiksnių autentifikavimą prisijungiant, šifruotą perdavimą, išsaugotų dirbtinio intelekto API raktų šifravimą, žurnalų filtravimą, ištrynimo funkcijas ir nuolatinį duomenų atsarginių kopijų kūrimą mūsų nuosavuose serveriuose klasteryje. Išsamesnė informacija pateikiama susitarimo DPA techninių ir organizacinių priemonių priede (TOM).

Jokia perdavimo ar saugojimo sistema nėra visiškai be rizikos. Klientai privalo tinkamai saugoti įrenginius, prisijungimo duomenis, API raktus, integracijas ir bendrinimus bei nedelsiant pranešti apie įtariamą neleistiną prieigą.

12. Jūsų teisės

Įstatymų nustatytomis sąlygomis turite teisę susipažinti, ištaisyti, ištrinti, apriboti tvarkymą, perkelti duomenis ir nesutikti. Sutikimą galite bet kada atšaukti ateičiai.

Kai tvarkymas pagrįstas teisėtais interesais, galite nesutikti dėl savo konkrečios situacijos. Tiesioginės rinkodaros tvarkymui galite bet kada prieštarauti be priežasčių.

Norėdami pasinaudoti teisėmis, rašykite [email protected] . Galime prašyti informacijos, būtinos tapatybei ir teisei patikrinti.

13. Prašymai dėl klientų lentų ir darbo erdvių

Dėl kliento lentoje, komentare ar agento pokalbyje tvarkomų asmens duomenų kilmės, teisinio pagrindo, taisymo ar ištrynimo pirmiausia kreipkitės į tą klientą. Jei kreipsitės į mus, galime paprašyti lentą ar darbo erdvę nustatančios informacijos ir perduoti prašymą pagal teisines pareigas. Dėl savo paskyros ir sutarties duomenų galite kreiptis tiesiogiai.

14. Automatizuoti sprendimai

Nepriimame vien automatiniu tvarkymu grindžiamų sprendimų dėl asmenų, sukeliančių teisines ar panašiai reikšmingas pasekmes. Automatiniai saugumo ir piktnaudžiavimo signalai gali suaktyvinti technines apsaugas; svarbios paskyros priemonės prašymu gali būti peržiūrėtos.

15. Teisė skųstis

Turite teisę skųstis duomenų apsaugos priežiūros institucijai. Mums visų pirma kompetentingas Šiaurės Reino-Vestfalijos žemės duomenų apsaugos ir informacijos laisvės įgaliotinis. Galite kreiptis ir į įprastos gyvenamosios vietos, darbo vietos ar tariamo pažeidimo vietos instituciją.

16. Privatumo politikos pakeitimai

Politiką atnaujiname pasikeitus tvarkymui, paslaugoms ar teisiniams reikalavimams. Dabartinė versija pateikiama teamwide.app/privacy. Apie esminius pakeitimus papildomai tinkamai informuojame.