Política de privacidad

Esta política de privacidad explica cómo d1 group, e-business GmbH («Teamwide», «nosotros») trata datos personales cuando visita teamwide.app, utiliza una cuenta o espacio de trabajo, se comunica con nosotros o interactúa con Teamwide mediante un tablero, enlace de compartición o invitación.

1. Responsable del tratamiento y contacto

2. Ámbito y funciones de protección de datos

En los datos de cuenta, contrato, sitio web, seguridad y asistencia, determinamos los fines y medios del tratamiento y actuamos como responsable.

Cuando un cliente utiliza Teamwide para crear, almacenar o compartir tableros y colaborar en un espacio de trabajo, generalmente determina los fines y medios esenciales del tratamiento. Para los datos personales de esos contenidos actuamos normalmente como su encargado o subencargado. Las condiciones del tratamiento por cuenta del cliente se recogen en nuestro DPA. Publicamos por separado los Subencargados actuales.

Las preguntas sobre la base jurídica, origen o eliminación de contenidos de un tablero de cliente deben dirigirse normalmente primero al cliente o a la persona responsable del espacio de trabajo.

3. Categorías de datos personales

Según el uso, tratamos especialmente:

• Datos de cuenta e identidad: nombre, dirección de correo electrónico, organización, pertenencia a espacios de trabajo, rol, ajustes e idioma;
• Datos de autenticación y seguridad: hash de contraseña, eventos de recuperación y sesión, posible configuración multifactor, horas de inicio de sesión, dirección IP, información de navegador y dispositivo y eventos de seguridad;
• Datos contractuales y de facturación: plan, cuotas, dirección y correo de facturación, datos empresariales y fiscales y estado de facturas y pagos cuando se acuerda facturación;
• Datos de comunicación: contenido y contexto de la correspondencia de asistencia, ventas, seguridad y otros asuntos;
• Datos de colaboración y configuración: permisos de tableros, enlaces compartidos, invitaciones, comentarios, información de presencia y cambios, integraciones, credenciales API y credenciales cifradas de proveedores de IA;
• Datos de uso y registro: páginas y funciones visitadas, solicitudes API y MCP, llamadas a herramientas, marcas temporales, estados, errores técnicos, latencias, identificadores de asignación y eventos de auditoría; y
• Datos de tableros y agentes por cuenta del cliente: textos, notas, formas, conexiones, imágenes, archivos, colecciones, exportaciones, configuraciones de agentes, instrucciones, historiales de chat, respuestas, resultados de herramientas y metadatos de ejecución.

En los pagos en línea, Stripe también trata información de pago completa, como datos de tarjetas o bancarios, e información de prevención del fraude. Generalmente solo recibimos y almacenamos referencias de pago limitadas y datos de estado, no números completos de tarjetas ni códigos de verificación.

Envíe categorías especiales de datos personales o secretos solo si son necesarios para el fin y existe una base jurídica adecuada. Al evaluar la idoneidad, considere especialmente la compartición pública de tableros y el tratamiento externo por IA.

4. Fuentes de datos

Recibimos datos directamente de usted, de administradores o miembros de su espacio de trabajo, automáticamente al utilizar el sitio y el servicio, de aplicaciones e integraciones conectadas y de proveedores de infraestructura, pagos e IA utilizados para prestar los servicios.

5. Fines y bases jurídicas

Tratamos datos personales para los siguientes fines:

• celebración del contrato, gestión de cuentas y prestación del servicio conforme al artículo 6.1.b del RGPD;
• gestión de contactos, espacios de trabajo, roles y permisos conforme al artículo 6.1.b y f del RGPD;
• facturación, contabilidad y documentación fiscal y mercantil conforme al artículo 6.1.b y c del RGPD;
• asistencia, resolución de problemas, funcionamiento y mejora del producto conforme al artículo 6.1.b y f del RGPD;
• autenticación, prevención de abusos y fraudes, seguridad informática y estabilidad conforme al artículo 6.1.f del RGPD y a las obligaciones legales aplicables;
• ejercicio y defensa de reclamaciones conforme al artículo 6.1.f del RGPD; y
• comunicación o tratamiento basado en consentimiento conforme al artículo 6.1.a del RGPD cuando lo recabamos expresamente.

Nuestros intereses legítimos son el funcionamiento seguro y fiable de una plataforma colaborativa, la protección de clientes y usuarios, la prevención de abusos y la administración trazable de nuestras relaciones comerciales.

6. Información necesaria

Los datos obligatorios al registrarse y contratar son necesarios para el uso. Sin los datos necesarios de cuenta, contacto, seguridad o facturación no podemos facilitar una cuenta o ciertas prestaciones. El cliente decide qué contenidos de tableros, archivos e instrucciones a agentes aporta, dentro de los requisitos técnicos y legales.

Acceso rápido mediante enlaces a tableros e invitaciones

Al enviar deliberadamente su dirección de correo electrónico, se crea una cuenta personal gratuita normal para una dirección nueva. Antes de verificar el correo, solo se permite una sesión temporal de lectura del tablero público solicitado; su protección mediante contraseña sigue vigente. Las invitaciones privadas y el acceso completo a la cuenta requieren una prueba independiente de la titularidad del correo electrónico. La verificación correcta revoca las sesiones provisionales. Tratamos estos datos de cuenta, envío y verificación para prestar el servicio conforme al artículo 6, apartado 1, letra b), del RGPD y prevenir abusos conforme al artículo 6, apartado 1, letra f), del RGPD. Esto no le suscribe a publicidad ni a boletines.

Registramos si una nueva cuenta procede de un enlace público o de una invitación, el ID del tablero asociado y las fechas y horas de creación y verificación. Utilizamos estos datos para evaluar el proceso de registro basándonos en nuestro interés legítimo en mejorar el servicio conforme al artículo 6, apartado 1, letra f), del RGPD. Las cuentas no verificadas y las verificadas se evalúan por separado. Estos datos vinculados a la cuenta no se envían a rastreadores de marketing, se conservan hasta la eliminación ordinaria de la cuenta y están sujetos a sus derechos legales de oposición y supresión.

7. Cookies, almacenamiento local y fuentes

Teamwide utiliza cookies de sesión y selección de cuenta técnicamente necesarias para iniciar sesión, el espacio activo, la protección CSRF y, cuando corresponda, acceder a tableros compartidos protegidos con contraseña. La cookie de sesión de producción está protegida con Secure, HttpOnly y SameSite=Lax. Los ajustes de apariencia y herramientas de dibujo pueden guardarse localmente en el navegador. Cuando sea necesario para una función expresamente solicitada, se basa en el § 25.2, número 2 de la ley alemana TDDDG. Cuando elige un idioma, Teamwide lo guarda en una cookie de preferencias técnicamente necesaria para conservar su selección en futuras visitas.

No utilizamos cookies publicitarias ni de análisis innecesarias. En funciones de pago integradas, Stripe puede tratar datos de conexión técnicamente necesarios e información de prevención del fraude. Cloudflare trata datos técnicos de conexión y seguridad para proteger y distribuir la aplicación. Las páginas públicas de presentación utilizan Owondo para estadísticas de visitas y uso. Cargar el script y enviar eventos a in.owondo.com implica tratar datos técnicos de conexión. No se utilizan cookies de análisis. Están desactivados los eventos de formularios, ingresos, descargas, enlaces salientes y eventos personalizados.

Las fuentes se distribuyen junto con el sitio desde nuestra infraestructura. No se envían solicitudes a Google Fonts ni rsms.me para mostrarlas.

8. Destinatarios y proveedores

Dentro de nuestra empresa solo acceden las personas que lo necesitan para operaciones, asistencia, facturación, seguridad u obligaciones legales. Otros destinatarios pueden ser:

• los proveedores de alojamiento, red, seguridad, correo y, en su caso, IA descritos en la lista de Subencargados;
• Stripe para procesar pagos, gestionar suscripciones y facturas y prevenir fraudes;
• miembros y administradores del espacio de trabajo correspondiente, destinatarios de tableros compartidos e integraciones y proveedores de modelos elegidos por el cliente;
• asesores fiscales, abogados, aseguradoras y otros asesores sujetos a secreto profesional;
• autoridades y tribunales por obligación legal, orden válida o defensa jurídica necesaria; y
• posibles compradores o sucesores legales en una operación empresarial con salvaguardas adecuadas de confidencialidad y protección de datos.

No vendemos datos personales ni los comunicamos para publicidad conductual.

9. Ubicaciones, IA y transferencias internacionales

La aplicación, base de datos y almacenamiento de archivos funcionan en nuestros servidores de Hetzner en Falkenstein, Alemania. También operamos allí directamente Agent Runner y Firecrawl para investigación web. Para notificaciones por correo usamos nuestros propios servicios operativos. La ubicación de los servidores no significa que todo tratamiento de proveedores externos se realice exclusivamente en Alemania o la UE.

Cloudflare opera una red mundial. Stripe y los proveedores de IA activados pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). Según proveedor y tratamiento, las transferencias necesarias se basan en una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea y garantías complementarias. Hay información enlazada en Subencargados.

Las funciones de IA utilizan las claves API que usted proporciona. No existe una clave predeterminada compartida de Teamwide para llamadas a modelos. Según su configuración, pueden transmitirse instrucciones, historiales de chat y contenidos de tableros accesibles según los permisos al proveedor elegido. Teamwide no transmite sus contenidos para entrenar IA. Sus acuerdos con el proveedor regulan su tratamiento, especialmente conservación y posible uso para entrenamiento.

Las herramientas activadas de búsqueda y recuperación tratan consultas y direcciones de destino. Recuperar contenidos externos crea conexiones con los sitios correspondientes. El cliente controla el uso mediante los ajustes de agentes, herramientas y proveedores.

10. Plazos de conservación

Los datos de cuenta, tableros, archivos, elementos compartidos y chats guardados de agentes se conservan generalmente durante la duración de la cuenta o espacio y del uso correspondiente. Cancelar una suscripción por sí solo no elimina el espacio de trabajo; queda en solo lectura al finalizar el período pagado.

Cuando se eliminan contenidos, cuentas o espacios de trabajo, retiramos los datos afectados de sistemas activos mediante nuestros procesos técnicos de eliminación, salvo obligaciones legales de conservación o bloqueos jurídicamente necesarios. Las copias de seguridad pueden permanecer hasta su sobrescritura habitual. Los documentos de facturación se conservan durante los plazos legales mercantiles y fiscales. Conservamos documentos de seguridad y jurídicos solo mientras sea necesario para investigación, protección o defensa legal.

No podemos eliminar de los sistemas de los destinatarios datos ya exportados, copiados o recuperados mediante compartición. La conservación posterior por proveedores externos de IA depende de la configuración elegida y sus condiciones contractuales. Para consultas sobre eliminaciones concretas, contacte con [email protected] .

En el acceso rápido, la prueba por correo electrónico de un solo uso es válida durante 15 minutos y la sesión provisional del tablero durante un máximo de una hora. Para las nuevas cuentas no verificadas, enviamos un recordatorio a partir del sexto día y eliminamos la cuenta y su espacio personal vacío a partir del séptimo día, en la siguiente limpieza que se realiza cada hora. Las cuentas existentes y verificadas quedan excluidas. Las solicitudes técnicas de registro se eliminan después de ocho días, las sesiones provisionales caducadas en la limpieza de cada hora y los datos de limitación de frecuencia almacenados mediante hash, como máximo, un día después de que venza su intervalo temporal. Las obligaciones legales de conservación y las pruebas necesarias de seguridad no se ven afectadas.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo. Estas incluyen controles de acceso según la cuenta, el rol y los permisos de uso compartido del tablero, credenciales protegidas, inicio de sesión de dos factores que puede activarse de forma opcional, transmisión cifrada, cifrado de las claves API de IA almacenadas, filtrado de registros, funciones de eliminación y realización continuada de copias de seguridad de los datos en nuestros propios servidores del clúster. Los detalles se describen en el anexo de medidas técnicas y organizativas (TOM) del DPA.

Ningún sistema de transmisión o almacenamiento está completamente libre de riesgos. Los clientes deben proteger debidamente dispositivos, credenciales, claves API, integraciones y elementos compartidos y comunicar inmediatamente sospechas de acceso no autorizado.

12. Sus derechos

En las condiciones legales, tiene derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento con efecto futuro.

Cuando el tratamiento se basa en intereses legítimos, puede oponerse por motivos relacionados con su situación particular. Puede oponerse en cualquier momento y sin justificación al tratamiento para mercadotecnia directa.

Para ejercer sus derechos, escriba a [email protected] . Podemos solicitar información necesaria para verificar su identidad y legitimación.

13. Solicitudes sobre tableros y espacios de clientes

Para datos personales tratados por un cliente en un tablero, comentario o chat de agente, dirija primero a ese cliente sus preguntas sobre origen, base jurídica, rectificación o eliminación. Si nos contacta, podemos pedir datos para identificar el tablero o espacio y trasladar su solicitud conforme a nuestras obligaciones legales. Puede contactarnos directamente respecto a sus propios datos de cuenta y contrato.

14. Decisiones automatizadas

No tomamos decisiones sobre personas basadas exclusivamente en tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o les afecten significativamente de forma similar. Las señales automáticas de seguridad y abuso pueden activar medidas técnicas de protección; las medidas importantes sobre cuentas pueden revisarse a petición.

15. Derecho a reclamar

Tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos. Es competente para nosotros, en particular, la Comisionada de Protección de Datos y Libertad de Información de Renania del Norte-Westfalia. También puede dirigirse a la autoridad de su residencia habitual, lugar de trabajo o lugar de la presunta infracción.

16. Cambios de esta política de privacidad

Actualizamos esta política cuando cambian nuestros tratamientos, prestaciones o requisitos legales. La versión vigente está en teamwide.app/privacy. También informamos adecuadamente de los cambios sustanciales.