Politika privatnosti

Ova pravila o privatnosti objašnjavaju kako d1 group, e-business GmbH ('Teamwide', 'mi' ili 'nas') obrađuje osobne podatke kada posjetite teamwide.app, koristite račun ili radni prostor, komunicirate s nama ili komunicirate s Teamwideom putem ploče, dijeljenja veze ili pozivnice.

1. Voditelj obrade i kontakt

2. Opseg i uloge zaštite podataka

Za račune, ugovorne podatke, podatke o web stranicama, podatke o sigurnosti i podršci, mi određujemo svrhe i sredstva obrade i djelujemo kao voditelj obrade.

Kada korisnik koristi Teamwide za izradu, pohranjivanje ili dijeljenje pametnih ploča i suradnju u radnom prostoru, kupac općenito određuje svrhu i osnovna sredstva obrade. Za osobne podatke u ovom sadržaju općenito djelujemo kao njihov izvršitelj obrade ili podobrađivač. Uvjeti obrade osobnih podataka u ime klijenta nalaze se u našem ugovoru DPA. Naš trenutni Podprocesori objavljujemo zasebno.

Pitanja o pravnoj osnovi, podrijetlu ili brisanju sadržaja na pametnoj ploči korisnika općenito bi se prvo trebala uputiti korisniku ili osobi odgovornoj za radni prostor.

3. Kategorije osobnih podataka

Ovisno o upotrebi, posebno obrađujemo:

• Podaci o računu i identitetu: ime, adresa e-pošte, organizacija, članstva u radnim prostorima, uloga, postavke i jezik;
• Podaci o autentifikaciji i sigurnosti: hash zaporke, događaji oporavka i sesije, konfiguracija s više faktora gdje je primjenjivo, vremena prijave, IP adresa, informacije o pregledniku i uređaju te sigurnosni događaji;
• Ugovorni podaci i podaci o naplati: plan, ograničenja upotrebe, adresa za naplatu, adresa e-pošte za naplatu, podaci o tvrtki i porezu, te faktura i status plaćanja gdje je naplata dogovorena;
• Komunikacijski podaci: sadržaj i kontekst podrške, prodaje, sigurnosti i druge korespondencije;
• Podaci o suradnji i konfiguraciji: dopuštenja za pametnu ploču, veze za dijeljenje, pozivnice, komentari, informacije o prisutnosti i promjenama, integracije, API vjerodajnice i šifrirane vjerodajnice za pružatelje AI usluga;
• Podaci o korištenju i zapisniku: pristupane stranice i funkcije, API i MCP zahtjevi, pozivi alata, vremenske oznake, status, tehničke pogreške, latencije, identifikatori dodjele i revizijski događaji; i
• Podaci o ploči i agentima koji se obrađuju u ime korisnika: tekst, bilješke, oblici, veze, slike, datoteke, zbirke, izvozi, konfiguracije agenta, upute, povijest razgovora, odgovori, rezultati alata i metapodaci vremena izvođenja.

Za online plaćanja, Stripe također obrađuje potpune podatke o plaćanju, kao što su podaci o kartici ili banci, te informacije o sprječavanju prijevara. Općenito primamo i pohranjujemo samo ograničene reference plaćanja i podatke o statusu, ne pune brojeve kartica ili kodove za provjeru kartice.

Posebne kategorije osobnih podataka ili tajni dostavite samo ako je to potrebno za tu svrhu i ako postoji odgovarajuća pravna osnova. Pri procjeni prikladnosti, posebno razmotrite dijeljenje javne ploče i vanjsku AI obradu.

4. Izvori podataka

Podatke primamo izravno od vas, od administratora ili članova vašeg radnog prostora, automatski kada se koriste web mjesto i usluga, od povezanih aplikacija i integracija te od pružatelja infrastrukture, plaćanja i umjetne inteligencije koji se koriste za pružanje usluga.

5. Svrhe i pravni temelji

Osobne podatke obrađujemo u sljedeće svrhe:

• sklapanje ugovora, vođenje računa i pružanje usluga prema članku 6. stavku 1. točki (b) GDPR-a;
• upravljanje kontaktima, radnim prostorima, ulogama i dopuštenjima prema članku 6. stavku 1. točkama (b) i (f) GDPR-a;
• fakturiranje, računovodstvo i dokumentacija koja se zahtijeva poreznim i trgovačkim pravom prema članku 6. stavku 1. točkama (b) i (c) GDPR-a;
• podrška, rješavanje problema, rad i poboljšanje proizvoda prema članku 6. stavku 1. točkama (b) i (f) GDPR-a;
• autentifikacija, zlouporaba i sprječavanje prijevara, IT sigurnost i stabilnost prema članku 6. stavku 1. točki (f) GDPR-a i primjenjivim zakonskim obvezama;
• provedba i obrana pravnih zahtjeva prema članku 6. stavku 1. točki (f) GDPR-a; i
• komunikacija ili obrada na temelju privole u skladu s člankom 6. stavkom 1. točkom (a) GDPR-a ako je izričito dobijemo.

Naši legitimni interesi leže u sigurnom i pouzdanom radu platforme za suradnju, zaštiti kupaca i korisnika, sprječavanju zlouporabe i održavanju sljedive administracije naših poslovnih odnosa.

6. Potrebni podaci

Za korištenje su nužni obvezni podaci pri registraciji i sklapanju ugovora. Bez potrebnih podataka o računu, kontaktu, sigurnosti ili naplati, ne možemo pružiti račun ili određene usluge. Kupac odlučuje koji će sadržaj ploče, datoteke i upute agenta dostaviti u skladu s tehničkim i pravnim zahtjevima.

Brzi pristup putem poveznica ploča i pozivnica

Nakon što svjesno pošaljete adresu e-pošte, za novu adresu izrađuje se uobičajen besplatan osobni račun. Prije provjere e-pošte dostupna je samo privremena sesija za čitanje zatražene javne ploče; njezina zaštita lozinkom i dalje vrijedi. Privatne pozivnice i potpuni pristup računu zahtijevaju zaseban dokaz da adresa e-pošte pripada vama. Uspješna provjera opoziva privremene sesije. Ove podatke o računu, slanju i provjeri obrađujemo radi pružanja usluge prema članku 6. stavku 1. točki (b) GDPR-a i sprječavanja zlouporabe prema članku 6. stavku 1. točki (f) GDPR-a. Time se ne prijavljujete za oglašavanje ni biltene.

Bilježimo je li novi račun nastao putem javne poveznice ili pozivnice, ID povezane ploče te vrijeme izrade i provjere. Te podatke koristimo za procjenu postupka registracije na temelju našeg legitimnog interesa za poboljšanje usluge prema članku 6. stavku 1. točki (f) GDPR-a. Nepotvrđene i potvrđene račune procjenjujemo odvojeno. Ti podaci povezani s računom ne šalju se marketinškim alatima za praćenje, čuvaju se do redovnog brisanja računa i podliježu vašim zakonskim pravima na prigovor i brisanje.

7. Kolačići, lokalna pohrana i fontovi

Teamwide koristi tehnički potrebne kolačiće za sesiju i odabir računa za prijavu, aktivni radni prostor, CSRF zaštitu i, gdje je primjenjivo, pristup dozvolama za dijeljenje ploče zaštićene lozinkom. Kolačić proizvodne sesije zaštićen je s Secure, HttpOnly i SameSite=Lax. Postavke kao što su izgled i alati za crtanje mogu se pohraniti lokalno u pregledniku. Gdje je to potrebno za izričito traženu funkciju, to se temelji na članku 25(2), br. 2 njemačkog TDDDG.

Ne koristimo oglašivačke kolačiće ili nebitne analitičke kolačiće. Za ugrađene funkcije plaćanja, Stripe može obrađivati tehnički potrebne podatke o vezi i informacije o sprječavanju prijevara. Cloudflare obrađuje tehničku vezu i sigurnosne podatke za zaštitu i isporuku aplikacije. Javne marketinške stranice koriste Owondo za statistiku pregleda stranica i korištenja. Učitavanje skripte i slanje događaja na in.owondo.com uključuje obradu tehničkih podataka o vezi. Analitički kolačići se ne koriste. Događaji obrazaca, prihoda, preuzimanja, odlaznih poveznica i prilagođeni događaji su isključeni.

Fontovi se isporučuju zajedno s web stranicom iz vlastite infrastrukture. Ne šalju se zahtjevi Google Fonts ili rsms.me za prikaz fontova.

8. Primatelji i pružatelji usluga

Unutar naše tvrtke pristup dobivaju samo osobe kojima je potreban pristup za rad, podršku, naplatu, sigurnost ili pravne obveze. Ostali primatelji mogu uključivati:

• pružatelji usluga hostinga, mreže, sigurnosti, e-pošte i, gdje je primjenjivo, AI opisani na popisu Podprocesori;
• Stripe za obradu plaćanja, upravljanje pretplatama i fakturama te sprječavanje prijevara;
• članovi i administratori relevantnog radnog prostora, primatelji dopuštenja za dijeljenje ploče te pružatelji integracija i modela koje je odabrao korisnik;
• porezni savjetnici, odvjetnici, osiguravatelji i drugi savjetnici koji podliježu obvezama čuvanja poslovne tajne;
• vlasti i sudovi kada to zahtijeva zakon, prema valjanom nalogu ili ako je potrebno za obranu pravnih zahtjeva; i
• potencijalnim kupcima ili pravnim sljednicima kao dio korporativne transakcije, uz odgovarajuću zaštitu povjerljivosti i zaštite podataka.

Ne prodajemo osobne podatke niti ih otkrivamo za bihevioralno oglašavanje.

9. Lokacije, AI i međunarodni transferi

Aplikacija, baza podataka i pohrana datoteka rade na našim poslužiteljima u Hetzneru u Falkensteinu, Njemačka. Također tamo sami upravljamo Agent Runner i Firecrawl za web istraživanje. Za e-mail obavijesti koristimo vlastite operativne usluge. Lokacija naših poslužitelja ne znači da se sva obrada od strane vanjskih pružatelja odvija isključivo u Njemačkoj ili EU.

Cloudflare upravlja svjetskom mrežom. Pružatelji usluga Stripe i omogućene umjetne inteligencije mogu obrađivati podatke izvan Europskog gospodarskog prostora (EEA). Ovisno o pružatelju usluga i obradi, potrebni prijenosi ovise o odluci o primjerenosti, standardnim ugovornim klauzulama Europske komisije i dodatnim zaštitnim mjerama. Informacije su povezane na stranici Podprocesori.

AI funkcije koriste API ključeve koje sami nabavite. Ne postoji zajednički zadani ključ Teamwide za pozive modela. Ovisno o vašoj konfiguraciji, upute, povijest razgovora i sadržaj ploče dostupan unutar dopuštenja mogu se prenijeti vašem odabranom pružatelju usluga. Teamwide ne prosljeđuje vaš sadržaj za treniranje AI-ja. Vaši ugovori s vašim pružateljem uređuju njihovu obradu, posebno zadržavanje i moguću upotrebu za obuku.

Omogućeni alati za pretraživanje i dohvaćanje obrađuju upite za pretraživanje i odredišne adrese. Dohvaćanje vanjskog sadržaja uspostavlja veze s relevantnim web stranicama. Korisnik kontrolira korištenje putem postavki agenta, alata i pružatelja usluga.

10. Razdoblja čuvanja

Podaci o računu, ploče, datoteke, dopuštenja za dijeljenje i spremljeni razgovori agenata općenito se pohranjuju tijekom trajanja računa ili radnog prostora i relevantne upotrebe. Samo otkazivanje pretplate ne briše radni prostor; postaje samo za čitanje nakon završetka plaćenog razdoblja.

Kada se izbrišu sadržaj, računi ili radni prostori, uklanjamo relevantne podatke iz aktivnih sustava putem naših tehničkih procesa brisanja, osim ako zakonske obveze zadržavanja ili zakonski propisana zadržavanja to sprječavaju. Sigurnosne kopije mogu ostati dok se redovito ne prepišu. Evidencija naplate čuva se za zakonska razdoblja prema trgovačkom i poreznom zakonu. Sigurnosne i pravne zapise čuvamo samo onoliko koliko je potrebno za istragu, zaštitu ili pravnu obranu.

Ne možemo izbrisati podatke koji su već izvezeni, kopirani ili dohvaćeni dijeljenjem iz sustava primatelja. Daljnja pohrana kod vanjskih AI pružatelja ovisi o odabranoj konfiguraciji i njihovim ugovornim uvjetima. Za pitanja o određenim brisanjima kontaktirajte [email protected] .

Pri brzom pristupu jednokratna potvrda e-poštom vrijedi 15 minuta, a privremena sesija ploče najviše jedan sat. Za nove nepotvrđene račune šaljemo jedan podsjetnik od šestog dana, a račun i njegov prazan osobni prostor brišemo od sedmog dana pri sljedećem čišćenju koje se provodi svaki sat. Postojeći i potvrđeni računi izuzeti su od toga. Tehnički zahtjevi za registraciju uklanjaju se nakon osam dana, istekle privremene sesije pri čišćenju svakog sata, a podaci za ograničavanje učestalosti zahtjeva pohranjeni kao hash-vrijednosti najkasnije jedan dan nakon isteka njihova vremenskog prozora. Zakonske obveze čuvanja i potrebni sigurnosni dokazi ostaju nepromijenjeni.

11. Sigurnost

Provodimo tehničke i organizacijske mjere primjerene riziku. One uključuju provjere pristupa prema računu, ulozi i dozvolama za dijeljenje ploče, zaštićene pristupne podatke, dvofaktorsku prijavu koja se može uključiti po izboru, šifrirani prijenos, šifriranje pohranjenih API ključeva za AI, filtriranje zapisnika, funkcije brisanja i tekuće sigurnosno kopiranje podataka na naše vlastite poslužitelje u klasteru. Pojedinosti su opisane u prilogu s tehničkim i organizacijskim mjerama (TOM) ugovora DPA.

Nijedan sustav prijenosa ili skladištenja nije potpuno bez rizika. Korisnici moraju na odgovarajući način zaštititi uređaje, vjerodajnice, API ključeve, integracije i dopuštenja za dijeljenje te odmah prijaviti sumnju na neovlašteni pristup.

12. Vaša prava

U skladu sa zakonskim uvjetima, imate pravo na pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost podataka i prigovor. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku s budućim učinkom.

Ako se obrada temelji na legitimnim interesima, možete uložiti prigovor na temelju vaše posebne situacije. U bilo kojem trenutku možete prigovoriti obradi za izravni marketing bez navođenja razloga.

Za ostvarivanje svojih prava pišite na [email protected] . Možemo zatražiti podatke potrebne za provjeru vašeg identiteta i prava.

13. Zahtjevi u vezi s bijelim pločama i radnim prostorima korisnika

Za osobne podatke koje kupac obrađuje na ploči, komentaru ili agentskom chatu, prvo kontaktirajte tog kupca s pitanjima o podrijetlu, pravnoj osnovi, ispravljanju ili brisanju. Ako nas kontaktirate, možemo zatražiti informacije za identifikaciju ploče ili radnog prostora i proslijediti vaš zahtjev u skladu s našim zakonskim obvezama. Možete nas izravno kontaktirati u vezi s vlastitim računom i ugovornim podacima.

14. Automatizirane odluke

Ne donosimo odluke o pojedincima isključivo na temelju automatizirane obrade koja proizvodi pravne učinke ili na sličan način značajno utječe na njih. Automatski sigurnosni signali i signali zlouporabe mogu pokrenuti tehničke zaštitne mjere; značajne mjere koje se tiču korisničkih računa mogu se pregledati na zahtjev.

15. Pravo na žalbu

Imate pravo žalbe nadzornom tijelu za zaštitu podataka. Nadležno tijelo za nas je, posebice, državni povjerenik za zaštitu podataka i slobodu informacija Sjeverne Rajne-Vestfalije. Također se možete obratiti nadzornom tijelu vašeg uobičajenog boravišta, radnog mjesta ili mjesta navodnog prekršaja.

16. Promjene ove politike privatnosti

Ovu politiku ažuriramo kada se naša obrada, usluge ili pravni zahtjevi promijene. Trenutna verzija dostupna je na teamwide.app/privacy. Također pružamo odgovarajuću obavijest o značajnim promjenama.