Politica de confidențialitate

Această politică explică modul în care d1 group, e-business GmbH („Teamwide” sau „noi”) prelucrează date personale când vizitați teamwide.app, utilizați un cont sau un spațiu de lucru, comunicați cu noi ori interacționați cu Teamwide printr-o tablă, un link partajat sau o invitație.

1. Operator și contact

2. Domeniu și roluri privind protecția datelor

Pentru datele de cont, contract, site, securitate și asistență, stabilim scopurile și mijloacele prelucrării și acționăm ca operator.

Când clientul creează, stochează sau partajează table și colaborează într-un spațiu de lucru, el stabilește de regulă scopul și mijloacele esențiale ale prelucrării. Pentru datele personale din acel conținut acționăm de regulă ca persoană împuternicită sau împuternicită secundară. Condițiile prelucrării datelor în numele clientului sunt prevăzute în acordul nostru DPA. Publicăm separat lista actuală Persoane împuternicite secundare.

Întrebările despre temeiul juridic, originea sau ștergerea conținutului unei table a clientului trebuie adresate de regulă mai întâi clientului ori responsabilului spațiului de lucru.

3. Categorii de date personale

În funcție de utilizare, prelucrăm în special:

• Date de cont și identitate: nume, adresă de e-mail, organizație, apartenența la spații de lucru, rol, setări și limbă;
• Date de autentificare și securitate: hashul parolei, evenimente de recuperare și sesiune, configurarea autentificării multifactor, dacă este cazul, orele conectării, adresa IP, informații despre browser și dispozitiv și evenimente de securitate;
• Date contractuale și de facturare: plan, limite, adresă și e-mail de facturare, date fiscale și ale societății, precum și starea facturilor și plăților, când este convenită facturarea;
• Date de comunicare: conținutul și contextul corespondenței de asistență, vânzări, securitate și de altă natură;
• Date de colaborare și configurare: permisiuni ale tablelor, linkuri partajate, invitații, comentarii, informații de prezență și modificare, integrări, acreditări API și acreditări criptate pentru furnizorii IA;
• Date de utilizare și jurnal: pagini și funcții accesate, cereri API și MCP, apeluri de instrumente, marcaje temporale, stare, erori tehnice, latențe, identificatori de atribuire și evenimente de audit; și
• Date despre table și agenți prelucrate în numele clientului: texte, note, forme, conexiuni, imagini, fișiere, colecții, exporturi, configurații de agenți, instrucțiuni, istoricul conversațiilor, răspunsuri, rezultate ale instrumentelor și metadate de execuție.

Pentru plățile online, Stripe prelucrează și informații complete de plată, precum date de card sau bancare, și informații pentru prevenirea fraudelor. De regulă primim și păstrăm numai referințe de plată și date de stare limitate, nu numere complete de card sau coduri de verificare.

Furnizați categorii speciale de date personale sau secrete numai când sunt necesare scopului și există un temei juridic adecvat. La evaluarea adecvării, luați în considerare în special partajarea publică a tablelor și prelucrarea externă prin IA.

4. Sursele datelor

Primim date direct de la dumneavoastră, de la administratorii sau membrii spațiului de lucru, automat la utilizarea site-ului și serviciului, din aplicații și integrări conectate și de la furnizorii de infrastructură, plăți și IA utilizați pentru furnizarea serviciilor.

5. Scopuri și temeiuri juridice

Prelucrăm date personale pentru:

• încheierea contractelor, administrarea conturilor și furnizarea serviciilor conform articolului 6 alineatul (1) litera (b) GDPR;
• gestionarea contactelor, spațiilor de lucru, rolurilor și permisiunilor conform articolului 6 alineatul (1) literele (b) și (f) GDPR;
• facturare, contabilitate și documentație cerută de legislația fiscală și comercială conform articolului 6 alineatul (1) literele (b) și (c) GDPR;
• asistență, depanare, operarea și îmbunătățirea produsului conform articolului 6 alineatul (1) literele (b) și (f) GDPR;
• autentificare, prevenirea abuzurilor și fraudelor, securitate informatică și stabilitate conform articolului 6 alineatul (1) litera (f) GDPR și obligațiilor legale aplicabile;
• exercitarea și apărarea drepturilor în justiție conform articolului 6 alineatul (1) litera (f) GDPR; și
• comunicare sau prelucrare bazată pe consimțământ conform articolului 6 alineatul (1) litera (a) GDPR, când îl solicităm expres.

Interesele noastre legitime sunt operarea sigură și fiabilă a unei platforme de colaborare, protejarea clienților și utilizatorilor, prevenirea abuzurilor și administrarea trasabilă a relațiilor comerciale.

6. Informații obligatorii

Informațiile obligatorii la înregistrare și încheierea contractului sunt necesare utilizării. Fără datele necesare de cont, contact, securitate sau facturare nu putem oferi un cont ori anumite servicii. Clientul decide ce conținut de tablă, fișiere și instrucțiuni de agent furnizează, în limitele cerințelor tehnice și legale.

Acces rapid prin linkuri către table și invitații

Atunci când trimiteți în mod conștient adresa de e-mail, se creează un cont personal gratuit obișnuit dacă adresa este nouă. Înainte de verificarea e-mailului, este disponibilă doar o sesiune temporară de citire pentru tabla publică solicitată; protecția sa prin parolă se aplică în continuare. Invitațiile private și accesul complet la cont necesită o dovadă separată a deținerii adresei de e-mail. Verificarea reușită revocă sesiunile provizorii. Prelucrăm aceste date de cont, de expediere și de verificare pentru a furniza serviciul în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (b) din RGPD și pentru a preveni abuzurile în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD. Aceasta nu vă înscrie la publicitate sau buletine informative.

Înregistrăm dacă un cont nou provine dintr-un link public sau dintr-o invitație, ID-ul tablei asociate și momentele creării și verificării. Folosim aceste informații pentru a evalua procesul de înregistrare pe baza interesului nostru legitim de a îmbunătăți serviciul, în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD. Conturile neverificate și cele verificate sunt evaluate separat. Aceste date legate de cont nu sunt transmise instrumentelor de urmărire în scopuri de marketing, sunt păstrate până la ștergerea obișnuită a contului și fac obiectul drepturilor dumneavoastră legale la opoziție și ștergere.

7. Cookie-uri, stocare locală și fonturi

Teamwide utilizează cookie-uri tehnic necesare de sesiune și selectare a contului pentru autentificare, spațiul de lucru activ, protecție CSRF și, dacă este cazul, accesul la table partajate protejate prin parolă. Cookie-ul de sesiune din producție este protejat cu Secure, HttpOnly și SameSite=Lax. Setări precum aspectul și instrumentele de desen pot fi stocate local în browser. Când sunt necesare unei funcții solicitate expres, temeiul este articolul 25 alineatul (2) punctul 2 din legea germană TDDDG. Când alegeți o limbă, Teamwide o păstrează într-un cookie de preferință tehnic necesar, pentru ca alegerea să rămână disponibilă la vizitele viitoare.

Nu folosim cookie-uri publicitare sau cookie-uri analitice neesențiale. Pentru funcțiile de plată încorporate, Stripe poate prelucra date de conexiune tehnic necesare și informații pentru prevenirea fraudelor. Cloudflare prelucrează date tehnice de conexiune și securitate pentru protejarea și furnizarea aplicației. Paginile publice de marketing folosesc Owondo pentru statistici de vizualizare și utilizare. Încărcarea scriptului și trimiterea evenimentelor către in.owondo.com presupun prelucrarea datelor tehnice de conexiune. Nu se folosesc cookie-uri analitice. Evenimentele de formular, venituri, descărcări, linkuri externe și cele personalizate sunt dezactivate.

Fonturile sunt furnizate împreună cu site-ul din infrastructura noastră. Nu sunt trimise cereri către Google Fonts sau rsms.me pentru afișarea fonturilor.

8. Destinatari și prestatori de servicii

În companie, accesul este acordat doar persoanelor care au nevoie de el pentru operare, asistență, facturare, securitate sau obligații legale. Alți destinatari pot include:

• furnizorii de găzduire, rețea, securitate, e-mail și, dacă este cazul, IA descriși în lista Persoane împuternicite secundare;
• Stripe pentru procesarea plăților, gestionarea abonamentelor și facturilor și prevenirea fraudelor;
• membrii și administratorii spațiului de lucru, destinatarii partajărilor și integrările sau furnizorii de modele aleși de client;
• consilieri fiscali, avocați, asigurători și alți consultanți supuși secretului profesional;
• autorități și instanțe, când legea, un ordin valabil sau apărarea drepturilor în justiție o impun; și
• posibili cumpărători sau succesori juridici într-o tranzacție corporativă, cu garanții adecvate de confidențialitate și protecție a datelor.

Nu vindem date personale și nu le divulgăm pentru publicitate comportamentală.

9. Locații, IA și transferuri internaționale

Aplicația, baza de date și fișierele rulează pe serverele noastre Hetzner din Falkenstein, Germania. Operăm acolo și Agent Runner și Firecrawl pentru cercetare web. Pentru notificările prin e-mail folosim propriile servicii operaționale. Locația serverelor noastre nu înseamnă că toată prelucrarea furnizorilor externi are loc exclusiv în Germania sau UE.

Cloudflare operează o rețea mondială. Stripe și furnizorii IA activați pot prelucra date în afara Spațiului Economic European (SEE). În funcție de furnizor și prelucrare, transferurile necesare se bazează pe o decizie de adecvare, clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene și garanții suplimentare. Linkurile informative se găsesc pe pagina Persoane împuternicite secundare.

Funcțiile IA folosesc cheile API furnizate de dumneavoastră. Nu există o cheie implicită Teamwide comună pentru apelurile de modele. În funcție de configurare, instrucțiunile, istoricul conversațiilor și conținutul tablelor accesibil în limitele permisiunilor pot fi transferate furnizorului ales. Teamwide nu transmite conținutul dumneavoastră pentru antrenarea IA. Acordurile cu furnizorul reglementează prelucrarea sa, în special păstrarea și eventuala utilizare pentru antrenare.

Instrumentele activate de căutare și preluare prelucrează interogări și adrese de destinație. Preluarea conținutului extern stabilește conexiuni cu site-urile respective. Clientul controlează utilizarea prin setările agenților, instrumentelor și furnizorilor.

10. Perioade de păstrare

Datele contului, tablele, fișierele, partajările și conversațiile salvate ale agenților sunt păstrate, de regulă, pe durata contului sau spațiului și a utilizării respective. Anularea abonamentului nu șterge singură spațiul de lucru; după perioada plătită, acesta devine doar pentru citire.

La ștergerea conținutului, conturilor sau spațiilor, eliminăm datele aferente din sistemele active prin procese tehnice, dacă obligațiile legale de păstrare sau măsurile legale de conservare nu împiedică aceasta. Copiile de siguranță pot rămâne până la suprascrierea periodică. Documentele de facturare sunt păstrate pe perioadele cerute de legislația comercială și fiscală. Păstrăm evidențele de securitate și juridice numai cât este necesar investigației, protecției sau apărării juridice.

Nu putem șterge din sistemele destinatarilor date deja exportate, copiate sau obținute prin partajare. Păstrarea ulterioară de către furnizorii IA externi depinde de configurația aleasă și de condițiile lor contractuale. Pentru întrebări despre ștergeri concrete, contactați [email protected] .

Pentru accesul rapid, dovada de e-mail de unică folosință este valabilă 15 minute, iar sesiunea provizorie a tablei durează cel mult o oră. Pentru conturile noi neverificate trimitem un singur memento începând din a șasea zi și ștergem contul împreună cu spațiul personal gol începând din a șaptea zi, la următoarea curățare efectuată din oră în oră. Conturile existente și cele verificate sunt exceptate. Solicitările tehnice de înregistrare sunt eliminate după opt zile, sesiunile provizorii expirate la curățarea orară, iar datele de limitare a solicitărilor stocate sub formă de hash cel târziu la o zi după expirarea ferestrei lor temporale. Obligațiile legale de păstrare și dovezile necesare pentru securitate rămân neafectate.

11. Securitate

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului. Acestea includ verificări ale accesului în funcție de cont, rol și permisiunile de partajare a tablei, date de autentificare protejate, autentificare cu doi factori care poate fi activată opțional, transmisie criptată, criptarea cheilor API stocate pentru inteligența artificială, filtrarea jurnalelor, funcții de ștergere și realizarea recurentă a copiilor de siguranță ale datelor pe propriile noastre servere din cluster. Detaliile sunt descrise în anexa privind măsurile tehnice și organizatorice (TOM) a acordului DPA.

Niciun sistem de transmitere sau stocare nu este complet lipsit de risc. Clienții trebuie să protejeze dispozitivele, acreditările, cheile API, integrările și partajările și să raporteze imediat suspiciunile de acces neautorizat.

12. Drepturile dumneavoastră

În condițiile legii, aveți dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării, portabilitate și opoziție. Vă puteți retrage consimțământul oricând, cu efect pentru viitor.

Dacă prelucrarea se bazează pe interese legitime, vă puteți opune din motive legate de situația particulară. Vă puteți opune oricând marketingului direct fără a indica motive.

Pentru exercitarea drepturilor, scrieți la [email protected] . Putem solicita informațiile necesare verificării identității și calității dumneavoastră.

13. Cereri privind tablele și spațiile clienților

Pentru datele personale prelucrate de un client într-o tablă, un comentariu sau o conversație cu un agent, contactați mai întâi clientul pentru întrebări despre origine, temei juridic, rectificare sau ștergere. Dacă ne contactați, putem cere informații pentru identificarea tablei ori spațiului și transmite cererea conform obligațiilor legale. Pentru propriile date de cont și contract ne puteți contacta direct.

14. Decizii automatizate

Nu luăm decizii privind persoane exclusiv prin prelucrare automată care produc efecte juridice sau le afectează similar în mod semnificativ. Semnalele automate de securitate și abuz pot declanșa măsuri tehnice de protecție; măsurile importante asupra contului pot fi revizuite la cerere.

15. Dreptul de a depune o plângere

Aveți dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere a protecției datelor. Pentru noi este competent în special Comisarul pentru protecția datelor și libertatea informației din Renania de Nord-Westfalia. Puteți contacta și autoritatea de la reședința obișnuită, locul de muncă sau locul presupusei încălcări.

16. Modificarea politicii

Actualizăm politica atunci când se schimbă prelucrarea, serviciile sau cerințele legale. Versiunea curentă este disponibilă la teamwide.app/privacy. Notificăm corespunzător și modificările importante.