Privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan d1 group, e-business GmbH (»Teamwide«, »vi« eller »os«) behandler personoplysninger, når du besøger teamwide.app, bruger en konto eller et arbejdsområde, kommunikerer med os eller interagerer med Teamwide via en tavle, et delingslink eller en invitation.

1. Dataansvarlig og kontakt

2. Omfang og databeskyttelsesroller

For konto-, aftale-, hjemmeside-, sikkerheds- og supportdata bestemmer vi formål og hjælpemidler for behandlingen og handler som dataansvarlig.

Når en kunde bruger Teamwide til at oprette, lagre eller dele tavler og samarbejde i arbejdsområdet, bestemmer kunden som udgangspunkt formålet og de væsentlige hjælpemidler. For personoplysninger i dette indhold handler vi som udgangspunkt som kundens databehandler eller underdatabehandler. Vilkårene for databehandling på kundens vegne fremgår af vores DPA. Vi offentliggør de aktuelle Underdatabehandlere særskilt.

Spørgsmål om retsgrundlag, oprindelse eller sletning af indhold på en kundes tavle bør som udgangspunkt først rettes til kunden eller den ansvarlige for arbejdsområdet.

3. Kategorier af personoplysninger

Afhængigt af brugen behandler vi navnlig:

• Konto- og identitetsoplysninger: navn, e-mailadresse, organisation, medlemskaber af arbejdsområder, rolle, indstillinger og sprog;
• Autentificerings- og sikkerhedsdata: adgangskodehash, gendannelses- og sessionshændelser, eventuel multifaktorkonfiguration, logintidspunkter, IP-adresse, browser- og enhedsoplysninger samt sikkerhedshændelser;
• Aftale- og faktureringsdata: plan, kvoter, faktureringsadresse og -email, virksomheds- og skatteoplysninger samt faktura- og betalingsstatus ved aftalt fakturering;
• Kommunikationsdata: indhold og sammenhæng i support-, salgs-, sikkerheds- og anden korrespondance;
• Samarbejds- og konfigurationsdata: tavlerettigheder, delingslinks, invitationer, kommentarer, tilstedeværelses- og ændringsoplysninger, integrationer, API-adgangsoplysninger og krypterede adgangsoplysninger til AI-udbydere;
• Brugs- og logdata: besøgte sider og funktioner, API- og MCP-anmodninger, værktøjskald, tidsstempler, status, tekniske fejl, latenser, tilknytningsidentifikatorer og kontrolhændelser; samt
• Tavle- og agentdata på kundens vegne: tekster, noter, former, forbindelser, billeder, filer, samlinger, eksporter, agentkonfigurationer, instruktioner, chathistorik, svar, værktøjsresultater og kørselsmetadata.

Ved onlinebetalinger behandler Stripe også fuldstændige betalingsoplysninger såsom kort- eller bankdata og oplysninger til forebyggelse af svindel. Vi modtager og lagrer som udgangspunkt kun begrænsede betalingsreferencer og statusdata, ikke fulde kortnumre eller kontrolcifre.

Overfør kun særlige kategorier af personoplysninger eller hemmeligheder, hvis formålet kræver det, og der findes et passende retsgrundlag. Ved egnethedsvurderingen bør du især tage højde for offentlige tavledelinger og ekstern AI-behandling.

4. Datakilder

Vi modtager data direkte fra dig, fra administratorer eller medlemmer af dit arbejdsområde, automatisk ved brug af hjemmeside og tjeneste, fra tilknyttede applikationer og integrationer og fra infrastruktur-, betalings- og AI-udbydere, der anvendes til ydelserne.

5. Formål og retsgrundlag

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

• aftaleindgåelse, kontoadministration og levering af ydelser efter artikel 6, stk. 1, litra b GDPR;
• administration af kontakter, arbejdsområder, roller og rettigheder efter artikel 6, stk. 1, litra b og f GDPR;
• fakturering, bogføring og skatte- og handelsretlig dokumentation efter artikel 6, stk. 1, litra b og c GDPR;
• support, fejlafhjælpning, produktdrift og forbedring efter artikel 6, stk. 1, litra b og f GDPR;
• autentificering, forebyggelse af misbrug og svindel, IT-sikkerhed og stabilitet efter artikel 6, stk. 1, litra f GDPR samt gældende lovpligter;
• håndhævelse og forsvar af retskrav efter artikel 6, stk. 1, litra f GDPR; samt
• kommunikation eller behandling på grundlag af samtykke efter artikel 6, stk. 1, litra a GDPR, når vi udtrykkeligt indhenter det.

Vores legitime interesser er sikker og pålidelig drift af en samarbejdsplatform, beskyttelse af kunder og brugere, forebyggelse af misbrug og sporbar administration af forretningsforhold.

6. Nødvendige oplysninger

Obligatoriske oplysninger ved registrering og aftaleindgåelse er nødvendige for brugen. Uden nødvendige konto-, kontakt-, sikkerheds- eller faktureringsdata kan vi ikke stille en konto eller visse ydelser til rådighed. Kunden bestemmer inden for tekniske og juridiske krav, hvilket tavleindhold, filer og agentinstruktioner der indføres.

Hurtig adgang via tavlelinks og invitationer

Når du bevidst indsender din e-mailadresse, oprettes en almindelig gratis personlig konto for en ny adresse. Før e-mailen er bekræftet, er der kun adgang til en midlertidig session med læseadgang til den ønskede offentlige tavle; dens adgangskodebeskyttelse gælder stadig. Private invitationer og fuld kontoadgang kræver særskilt bevis for ejerskab af e-mailadressen. En vellykket bekræftelse tilbagekalder de midlertidige sessioner. Vi behandler disse konto-, leverings- og bekræftelsesoplysninger for at levere tjenesten efter artikel 6, stk. 1, litra b, i GDPR og forhindre misbrug efter artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR. Dette tilmelder dig ikke reklamer eller nyhedsbreve.

Vi registrerer, om en ny konto stammer fra et offentligt link eller en invitation, den tilknyttede tavles ID samt tidspunkter for oprettelse og bekræftelse. Vi bruger oplysningerne til at evaluere tilmeldingsforløbet på grundlag af vores legitime interesse i at forbedre tjenesten efter artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR. Ubekræftede og bekræftede konti evalueres hver for sig. Disse kontorelaterede oplysninger sendes ikke til marketingsporingsværktøjer, opbevares indtil den normale sletning af kontoen og er omfattet af dine lovbestemte rettigheder til indsigelse og sletning.

7. Cookies, lokal lagring og skrifttyper

Teamwide anvender teknisk nødvendige sessions- og kontovalgscookies til login, aktivt arbejdsområde, CSRF-beskyttelse og eventuelt adgang til adgangskodebeskyttede tavledelinger. Produktionsmiljøets sessionscookie er beskyttet med Secure, HttpOnly og SameSite=Lax. Indstillinger såsom udseende og tegneværktøjer kan lagres lokalt i browseren. Når det er nødvendigt for en udtrykkeligt ønsket funktion, sker det efter § 25, stk. 2, nr. 2 i den tyske TDDDG. Når du vælger et sprog, gemmer Teamwide det i en teknisk nødvendig præferencecookie, så valget bevares ved senere besøg.

Vi bruger ikke reklamecookies eller unødvendige analysecookies. Ved indlejrede betalingsfunktioner kan Stripe behandle teknisk nødvendige forbindelsesdata og oplysninger til svindelforebyggelse. Cloudflare behandler tekniske forbindelses- og sikkerhedsdata for at beskytte og levere applikationen. Offentlige marketingsider bruger Owondo til sidevisnings- og brugsstatistik. Indlæsning af scriptet og afsendelse af hændelser til in.owondo.com indebærer behandling af tekniske forbindelsesdata. Der bruges ingen analysecookies. Formular-, omsætnings-, download-, udgående link- og brugerdefinerede hændelser er deaktiveret.

Skrifttyper leveres sammen med hjemmesiden fra vores egen infrastruktur. Der sendes ingen anmodninger til Google Fonts eller rsms.me for at vise skrifttyper.

8. Modtagere og tjenesteydere

I vores virksomhed får kun personer med behov for drift, support, fakturering, sikkerhed eller lovpligter adgang. Andre modtagere kan være:

• hosting-, netværks-, sikkerheds-, email- og eventuelle AI-tjenesteydere beskrevet på listen over Underdatabehandlere;
• Stripe til betalingsbehandling, abonnements- og fakturaadministration samt svindelforebyggelse;
• medlemmer og administratorer i det pågældende arbejdsområde, modtagere af tavledelinger samt kundens valgte integrationer og modeludbydere;
• skatterådgivere, advokater, forsikringsselskaber og andre rådgivere med professionel tavshedspligt;
• myndigheder og domstole ved lovpligt, gyldigt pålæg eller nødvendigt retligt forsvar; samt
• mulige købere eller retlige efterfølgere ved en virksomhedstransaktion under passende fortroligheds- og databeskyttelsesforanstaltninger.

Vi sælger ikke personoplysninger og videregiver dem ikke til adfærdsbaseret reklame.

9. Placeringer, AI og internationale overførsler

App, database og fillager kører på vores servere hos Hetzner i Falkenstein, Tyskland. Her driver vi også selv Agent Runner og Firecrawl til websøgning. Til emailnotifikationer bruger vi egne driftstjenester. Servernes placering betyder ikke, at al ekstern behandling udelukkende sker i Tyskland eller EU.

Cloudflare driver et globalt netværk. Stripe og aktiverede AI-udbydere kan behandle data uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS). Afhængigt af udbyder og behandling bygger nødvendige overførsler på en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser og supplerende sikkerhedsforanstaltninger. Der er links til information på siden Underdatabehandlere.

AI-funktioner bruger de API-nøgler, du selv indtaster. Der er ingen fælles Teamwide-standardnøgle til modelkald. Afhængigt af din konfiguration kan instruktioner, chathistorik og tavleindhold tilgængeligt inden for tilladelserne overføres til den valgte udbyder. Teamwide videregiver ikke dit indhold til AI-træning. Udbyderens behandling, især opbevaring og mulig træningsbrug, reguleres af dine aftaler med udbyderen.

Aktiverede søge- og henteværktøjer behandler søgeforespørgsler og destinationsadresser. Hentning af eksternt indhold skaber forbindelser til de pågældende hjemmesider. Kunden styrer brugen via agent-, værktøjs- og udbyderindstillinger.

10. Opbevaringsperiode

Kontodata, tavler, filer, delinger og gemte agentchats opbevares som udgangspunkt, så længe kontoen eller arbejdsområdet og den relevante brug varer. Opsigelse af abonnementet alene sletter ikke arbejdsområdet; det bliver læsbart efter den betalte periode.

Ved sletning af indhold, konti eller arbejdsområder fjerner vi de berørte data fra aktive systemer gennem vores tekniske sletteprocesser, medmindre lovpligtig opbevaring eller retligt nødvendige spærringer hindrer det. Sikkerhedskopier kan bestå til normal overskrivning. Faktureringsbilag opbevares i de lovpligtige handels- og skatteretlige perioder. Sikkerheds- og juridiske dokumenter gemmer vi kun så længe nødvendigt for undersøgelse, beskyttelse eller retsforsvar.

Vi kan ikke slette allerede eksporterede, kopierede eller via deling hentede data fra modtagernes systemer. Yderligere opbevaring hos eksterne AI-udbydere afhænger af konfigurationen og deres aftalevilkår. Kontakt [email protected] ved spørgsmål om konkrete sletninger.

Ved hurtig adgang er engangsbekræftelsen via e-mail gyldig i 15 minutter og den midlertidige tavlesession i højst én time. For nye ubekræftede konti sender vi én påmindelse fra den sjette dag og sletter kontoen med dens tomme personlige område fra den syvende dag ved den næste oprydning, som sker hver time. Eksisterende og bekræftede konti er undtaget. Tekniske tilmeldingsanmodninger fjernes efter otte dage, udløbne midlertidige sessioner ved den timevise oprydning og hashede data til hastighedsbegrænsning senest én dag efter deres tidsvindues udløb. Lovbestemte opbevaringspligter og nødvendig sikkerhedsdokumentation berøres ikke.

11. Sikkerhed

Vi anvender tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der passer til risikoen. Disse omfatter adgangskontrol efter konto, rolle og tavlens delingstilladelser, beskyttede adgangsoplysninger, mulighed for at aktivere tofaktorlogin, krypteret overførsel, kryptering af gemte API-nøgler til AI, filtrering af logdata, slettefunktioner og løbende sikkerhedskopiering af data til vores egne servere i klyngen. Detaljer fremgår af TOM-bilaget til DPA.

Intet overførsels- eller lagringssystem er helt risikofrit. Kunder skal beskytte enheder, adgangsoplysninger, API-nøgler, integrationer og delinger passende og straks melde mistænkt uautoriseret adgang.

12. Dine rettigheder

Under lovens betingelser har du ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling, dataportabilitet og indsigelse. Du kan til enhver tid tilbagekalde samtykke med fremtidig virkning.

Ved behandling baseret på legitime interesser kan du gøre indsigelse af grunde, der vedrører din særlige situation. Du kan altid gøre indsigelse mod behandling til direkte markedsføring uden begrundelse.

Skriv til [email protected] for at udøve dine rettigheder. Vi kan kræve oplysninger nødvendige for at kontrollere identitet og bemyndigelse.

13. Anmodninger om kundetavler og arbejdsområder

Ved personoplysninger, som en kunde behandler på en tavle, i en kommentar eller agentchat, bedes spørgsmål om oprindelse, retsgrundlag, berigtigelse eller sletning først rettet til kunden. Kontakter du os, kan vi bede om oplysninger til at identificere tavlen eller arbejdsområdet og videresende anmodningen efter vores lovpligter. Du kan kontakte os direkte om egne konto- og aftaledata.

14. Automatiske afgørelser

Vi træffer ikke afgørelser om personer, som udelukkende bygger på automatisk behandling og har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig påvirkning. Automatiske sikkerheds- og misbrugssignaler kan udløse teknisk beskyttelse; væsentlige kontoforanstaltninger kan vurderes efter anmodning.

15. Klageret

Du har ret til at klage til en datatilsynsmyndighed. For os er især delstatskommissæren for databeskyttelse og informationsfrihed i Nordrhein-Westfalen kompetent. Du kan også henvende dig til tilsynet på dit sædvanlige opholdssted, arbejdssted eller stedet for den formodede overtrædelse.

16. Ændringer af privatlivspolitikken

Vi opdaterer politikken ved ændringer i vores behandling, ydelser eller lovkrav. Den aktuelle version findes på teamwide.app/privacy. Vi informerer også passende om væsentlige ændringer.