Adatvédelmi tájékoztató

Ez a tájékoztató ismerteti, hogyan kezeli a d1 group, e-business GmbH („Teamwide”, „mi”) a személyes adatokat a teamwide.app látogatásakor, fiók vagy munkaterület használatakor, a velünk folytatott kommunikációban, illetve tábla, megosztási hivatkozás vagy meghívás révén.

1. Adatkezelő és kapcsolat

2. Hatály és adatvédelmi szerepek

A fiók-, szerződéses, weboldali, biztonsági és támogatási adatoknál mi határozzuk meg az adatkezelés céljait és eszközeit, és adatkezelőként járunk el.

Amikor az ügyfél táblát hoz létre, tárol, megoszt vagy munkaterületen együttműködik, általában ő határozza meg az adatkezelés célját és lényeges eszközeit. Az e tartalmakban szereplő személyes adatoknál általában adatfeldolgozóként vagy további adatfeldolgozóként járunk el. Az ügyfél nevében végzett adatfeldolgozás feltételeit a DPA megállapodásunkban találja. Aktuális További adatfeldolgozók listánkat külön tesszük közzé.

Az ügyfél tábláján lévő tartalom jogalapjáról, eredetéről vagy törléséről általában először az ügyfelet vagy a munkaterület felelősét kell kérdezni.

3. Személyes adatok kategóriái

A használattól függően különösen ezeket kezeljük:

• Fiók- és személyazonosító adatok: név, e-mail-cím, szervezet, munkaterületi tagságok, szerepkör, beállítások és nyelv;
• Hitelesítési és biztonsági adatok: jelszó-kivonat, helyreállítási és munkamenet-események, adott esetben többtényezős hitelesítési beállítások, bejelentkezési idők, IP-cím, böngésző- és eszközadatok, biztonsági események;
• Szerződéses és számlázási adatok: csomag, keretek, számlázási cím és e-mail, cég- és adóadatok, valamint számla- és fizetési állapot, ha számlázásban állapodunk meg;
• Kommunikációs adatok: támogatási, értékesítési, biztonsági és más levelezés tartalma és környezete;
• Együttműködési és beállítási adatok: táblajogosultságok, megosztási hivatkozások, meghívások, hozzászólások, jelenléti és változási információk, integrációk, API-hitelesítő adatok és titkosított MI-szolgáltatói hitelesítő adatok;
• Használati és naplóadatok: megnyitott oldalak és funkciók, API- és MCP-kérések, eszközhívások, időbélyegek, állapot, technikai hibák, késleltetések, hozzárendelési azonosítók és auditesemények; valamint
• Az ügyfél nevében feldolgozott tábla- és ügynökadatok: szövegek, jegyzetek, alakzatok, kapcsolatok, képek, fájlok, gyűjtemények, exportok, ügynökbeállítások, utasítások, beszélgetéselőzmények, válaszok, eszközeredmények és futtatási metaadatok.

Online fizetésnél a Stripe teljes fizetési adatokat, például kártya- vagy bankszámlaadatokat, illetve csalásmegelőzési információkat is kezel. Mi általában csak korlátozott fizetési hivatkozásokat és állapotadatokat kapunk és tárolunk, teljes kártyaszámot vagy ellenőrzőkódot nem.

Különleges személyes adatokat vagy titkokat csak szükséges célból és megfelelő jogalappal adjon meg. Az alkalmasság értékelésekor különösen a nyilvános táblamegosztást és a külső MI-feldolgozást vegye figyelembe.

4. Adatforrások

Adatokat közvetlenül Öntől, a munkaterület adminisztrátoraitól vagy tagjaitól, automatikusan a weboldal és szolgáltatás használatakor, csatlakoztatott alkalmazásokból és integrációkból, valamint az igénybe vett infrastruktúra-, fizetési és MI-szolgáltatóktól kapunk.

5. Célok és jogalapok

Személyes adatokat a következő célokra kezelünk:

• szerződéskötés, fiókkezelés és szolgáltatásnyújtás a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja alapján;
• kapcsolatok, munkaterületek, szerepkörök és jogosultságok kezelése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) és f) pontja alapján;
• számlázás, könyvelés, adó- és kereskedelmi jogi dokumentáció a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) és c) pontja alapján;
• támogatás, hibaelhárítás, terméküzemeltetés és fejlesztés a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) és f) pontja alapján;
• hitelesítés, visszaélés- és csalásmegelőzés, IT-biztonság és stabilitás a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja és alkalmazandó jogi kötelezettségek alapján;
• jogi igények érvényesítése és védelme a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján; valamint
• hozzájárulásos kommunikáció vagy adatkezelés a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja alapján, ha kifejezetten hozzájárulást kérünk.

Jogos érdekünk az együttműködési platform biztonságos és megbízható működése, ügyfeleink és felhasználóink védelme, a visszaélések megelőzése és üzleti kapcsolataink nyomon követhető kezelése.

6. Kötelező adatok

A regisztráció és szerződéskötés kötelező adatai szükségesek a használathoz. Szükséges fiók-, kapcsolattartási, biztonsági vagy számlázási adatok nélkül nem biztosíthatunk fiókot vagy bizonyos szolgáltatásokat. Az ügyfél dönt a megadott táblatartalmakról, fájlokról és ügynökutasításokról a technikai és jogi követelmények keretei között.

Gyors hozzáférés táblahivatkozásokon és meghívókon keresztül

Ha tudatosan elküldi e-mail-címét, új cím esetén szokásos ingyenes személyes fiókot hozunk létre. Az e-mail-cím ellenőrzése előtt csak a kért nyilvános táblához tartozó ideiglenes, kizárólag olvasásra jogosító munkamenet érhető el; a tábla jelszavas védelme továbbra is érvényes. A privát meghívókhoz és a teljes fiókhozzáféréshez külön igazolni kell, hogy az e-mail-cím Önhöz tartozik. A sikeres ellenőrzés visszavonja az ideiglenes munkameneteket. Ezeket a fiók-, küldési és ellenőrzési adatokat a szolgáltatás biztosítása céljából a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja, a visszaélések megelőzése céljából pedig a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján kezeljük. Ez nem jelent reklámokra vagy hírlevelekre való feliratkozást.

Rögzítjük, hogy az új fiók nyilvános hivatkozásból vagy meghívóból származik-e, a kapcsolódó tábla azonosítóját, valamint a létrehozás és az ellenőrzés időpontját. Ezeket az adatokat a regisztrációs folyamat értékelésére használjuk, a szolgáltatás fejlesztéséhez fűződő jogos érdekünk alapján, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontjának megfelelően. Az ellenőrizetlen és ellenőrzött fiókokat külön értékeljük. Ezeket a fiókhoz kapcsolódó adatokat nem továbbítjuk marketingcélú követőknek, a fiók rendes törléséig tároljuk őket, és vonatkoznak rájuk az Ön törvényes tiltakozási és törlési jogai.

7. Sütik, helyi tárolás és betűtípusok

A Teamwide technikailag szükséges munkamenet- és fiókválasztási sütiket használ a bejelentkezéshez, aktív munkaterülethez, CSRF-védelemhez és adott esetben jelszóval védett táblamegosztásokhoz. Az éles munkamenetsüti Secure, HttpOnly és SameSite=Lax védelemmel rendelkezik. A megjelenési és rajzeszköz-beállítások a böngészőben helyben tárolhatók. Kifejezetten kért funkcióhoz szükséges esetben ennek alapja a német TDDDG 25. § (2) bekezdés 2. pontja. Nyelvválasztáskor a Teamwide technikailag szükséges beállítási sütiben tárolja a nyelvet, hogy a választás későbbi látogatáskor is megmaradjon.

Nem használunk reklámsütiket vagy nem szükséges analitikai sütiket. A beágyazott fizetési funkcióknál a Stripe technikailag szükséges kapcsolati adatokat és csalásmegelőzési információkat kezelhet. A Cloudflare technikai kapcsolati és biztonsági adatokat kezel az alkalmazás védelméhez és továbbításához. A nyilvános marketingoldalak az Owondo szolgáltatást használják oldalmegtekintési és használati statisztikákhoz. A szkript betöltése és események küldése az in.owondo.com címre technikai kapcsolati adatok kezelésével jár. Analitikai sütiket nem használunk. Az űrlap-, bevételi, letöltési, kimenőhivatkozás- és egyéni események le vannak tiltva.

A betűtípusokat a weboldallal együtt saját infrastruktúránkról szolgáltatjuk. Megjelenítésükhöz nem küldünk kérést a Google Fonts vagy rsms.me részére.

8. Címzettek és szolgáltatók

Cégünkön belül csak az kap hozzáférést, akinek működéshez, támogatáshoz, számlázáshoz, biztonsághoz vagy jogi kötelezettséghez szükséges. További címzettek lehetnek:

• a További adatfeldolgozók listában ismertetett tárhely-, hálózati, biztonsági, e-mail- és adott esetben MI-szolgáltatók;
• a Stripe fizetésfeldolgozáshoz, előfizetés- és számlakezeléshez, illetve csalásmegelőzéshez;
• az érintett munkaterület tagjai és adminisztrátorai, táblamegosztások címzettjei és az ügyfél választotta integrációk, modellszolgáltatók;
• adótanácsadók, ügyvédek, biztosítók és más szakmai titoktartásra köteles tanácsadók;
• hatóságok és bíróságok törvényi előírás, érvényes rendelkezés vagy jogi igények védelme esetén; valamint
• lehetséges vevők vagy jogutódok vállalati tranzakció során, megfelelő titoktartási és adatvédelmi biztosítékok mellett.

Személyes adatokat nem értékesítünk és viselkedésalapú reklámhoz nem adunk át.

9. Helyszínek, MI és nemzetközi adattovábbítás

Az alkalmazás, adatbázis és fájltárolás saját Hetzner-szervereinken működik a németországi Falkensteinben. Az Agent Runnert és a webes kutatáshoz használt Firecrawlt is ott üzemeltetjük. E-mail-értesítéshez saját üzemi szolgáltatásainkat használjuk. Szervereink helye nem jelenti, hogy minden külső szolgáltatói adatkezelés kizárólag Németországban vagy az EU-ban történik.

A Cloudflare világszintű hálózatot működtet. A Stripe és az engedélyezett MI-szolgáltatók az Európai Gazdasági Térségen (EGT) kívül is kezelhetnek adatokat. A szolgáltatótól és adatkezeléstől függően a szükséges továbbítás megfelelőségi határozaton, az Európai Bizottság általános szerződési feltételein és kiegészítő biztosítékokon alapul. További információk a További adatfeldolgozók oldalon érhetők el.

Az MI-funkciók az Ön saját API-kulcsait használják. A modellhívásokhoz nincs közös Teamwide-alapkulcs. Beállítástól függően utasítások, beszélgetéselőzmények és jogosultsággal hozzáférhető táblatartalmak kerülhetnek a kiválasztott szolgáltatóhoz. A Teamwide nem adja tovább tartalmait MI-tanításhoz. A szolgáltató adatkezelését, különösen a megőrzést és lehetséges tanítási felhasználást az Ön vele kötött megállapodásai szabályozzák.

Az engedélyezett kereső- és lekérőeszközök kereséseket és célcímeket kezelnek. Külső tartalom lekérése kapcsolatot létesít az adott weboldallal. Az ügyfél az ügynök-, eszköz- és szolgáltatóbeállításokkal szabályozza a használatot.

10. Megőrzési idő

A fiókadatokat, táblákat, fájlokat, megosztásokat és mentett ügynökbeszélgetéseket általában a fiók vagy munkaterület fennállásáig és az érintett használat idejére tároljuk. Az előfizetés lemondása önmagában nem törli a munkaterületet; a fizetett időszak után csak olvashatóvá válik.

Tartalom, fiók vagy munkaterület törlésekor technikai folyamatainkkal eltávolítjuk az adatokat az aktív rendszerekből, ha jogszabályi megőrzési vagy jogi visszatartási kötelezettség nem akadályozza. A mentések rendszeres felülírásig megmaradhatnak. A számlázási iratokat a kereskedelmi és adójogi határidőkig őrizzük. Biztonsági és jogi adatokat csak a vizsgálathoz, védelemhez vagy jogi védekezéshez szükséges ideig tárolunk.

A már exportált, másolt vagy megosztás révén lekért adatokat nem tudjuk törölni a címzett rendszereiből. A külső MI-szolgáltatók további tárolása a választott beállítástól és szerződésüktől függ. Konkrét törlési kérdéssel forduljon a [email protected] címhez.

Gyors hozzáférésnél az egyszer használatos e-mailes igazolás 15 percig, az ideiglenes táblamunkamenet legfeljebb egy óráig érvényes. Új, ellenőrizetlen fiókoknál a hatodik naptól egy emlékeztetőt küldünk, a hetedik naptól pedig a következő óránkénti tisztításkor töröljük a fiókot és annak üres személyes területét. A meglévő és ellenőrzött fiókokra ez nem vonatkozik. A technikai regisztrációs kéréseket nyolc nap után, a lejárt ideiglenes munkameneteket az óránkénti tisztításkor, a hashértékként tárolt kérésszám-korlátozási adatokat pedig legkésőbb az időablakuk lejárta után egy nappal eltávolítjuk. A törvényes megőrzési kötelezettségek és a szükséges biztonsági bizonyítékok változatlanul fennmaradnak.

11. Biztonság

A kockázatnak megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk. Ezek közé tartozik a fiók, a szerepkör és a tábla megosztási jogosultságai alapján ellenőrzött hozzáférés, a védett bejelentkezési adatok, a választhatóan bekapcsolható kétfaktoros bejelentkezés, a titkosított adatátvitel, az eltárolt, mesterséges intelligenciához használt API-kulcsok titkosítása, a naplószűrés, a törlési funkciók és az adatok üzemszerű biztonsági mentése a klaszterben lévő saját szervereinkre. A részleteket a DPA technikai és szervezési intézkedésekről szóló melléklete (TOM) ismerteti.

Egyetlen átviteli vagy tárolási rendszer sem teljesen kockázatmentes. Az ügyfeleknek védeniük kell eszközeiket, hitelesítő adataikat, API-kulcsaikat, integrációikat és megosztásaikat, és azonnal jelenteniük kell a jogosulatlan hozzáférés gyanúját.

12. Az Ön jogai

A törvényi feltételek mellett hozzáférési, helyesbítési, törlési, korlátozási, adathordozhatósági és tiltakozási joga van. A hozzájárulás bármikor, a jövőre nézve visszavonható.

Jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen saját helyzetével kapcsolatos okból tiltakozhat. Közvetlen üzletszerzés ellen bármikor, indokolás nélkül tiltakozhat.

Jogai gyakorlásához írjon a [email protected] címre. Személyazonossága és jogosultsága ellenőrzéséhez szükséges információkat kérhetünk.

13. Ügyféltáblákkal és munkaterületekkel kapcsolatos kérelmek

Az ügyfél táblájában, hozzászólásában vagy ügynökbeszélgetésében kezelt személyes adatok eredetéről, jogalapjáról, helyesbítéséről vagy törléséről először az ügyfelet kérdezze. Ha hozzánk fordul, a tábla vagy munkaterület azonosításához adatokat kérhetünk, és jogi kötelezettségeink szerint továbbíthatjuk kérelmét. Saját fiók- és szerződéses adatairól közvetlenül tőlünk kérhet tájékoztatást.

14. Automatizált döntések

Nem hozunk személyekről kizárólag automatizált kezelésen alapuló, joghatással vagy hasonlóan jelentős hatással járó döntéseket. Automatikus biztonsági és visszaélési jelzések technikai védelmet indíthatnak; a jelentős fiókintézkedések kérésre felülvizsgálhatók.

15. Panaszjog

Panaszt tehet adatvédelmi felügyeleti hatóságnál. Esetünkben különösen Észak-Rajna–Vesztfália adatvédelmi és információszabadság-biztosa illetékes. Szokásos tartózkodási helye, munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helyének hatóságához is fordulhat.

16. A tájékoztató módosítása

A tájékoztatót adatkezelésünk, szolgáltatásaink vagy jogi követelményeink változásakor frissítjük. Az aktuális változat a teamwide.app/privacy oldalon érhető el. A lényeges változásokról megfelelő külön értesítést is adunk.